Build 3631 - Preview
Über diesen Build
Dieser Build bringt zahlreiche Verbesserungen und einige Fehlerkorrekturen.
Fakturierung
Zusammenführen von PDF Dokumenten
Rechnungen bestehen oft aus mehreren Dokumenten: ein Deckblatt, eine Detailansicht und möglicherweise noch ein Formular mit QR Einzahlungsschein. Während dies für den Druck meist so gewollt ist (z.B. weil die Dokumente aus unterschiedlichen Schächten im Drucker gezogen werden sollen), ist dies beim Rechnungsversand per Email eher ein Nachteil. Ab dieser Version können Sie in den Ausgabeoptionen Ihrer Vorlagen deshalb festlegen, ob bei der Ausgabe die entstehenden PDF Dokumente zu einem einzigen PDF Dokument zusammengeführt werden sollen oder nicht. Wenn Sie eine automatische Konsolidierung der PDF Dokumente zu einer einzigen PDF Rechnung wünschen, dann wählen Sie in Ihren (Teil-)vorlagen im neuen Menu PDF Zusammenführung die Option Automatisch:
Kosmetik in den Rechnungsvorlagen
In Rechnungsvorlagen wird meist der Ausdruck INV_INSERT("transaction",...) verwendet, um die verbuchten Zahlungen für eine Rechnung anzuzeigen. Bisher funktionierte der Ausdruck so, dass bei Vorhandensein von Zahlungen, selbige aufgelistet wurden. War jedoch keine Zahlung vorhanden, so wurde eine Zeile "Verbucht 0.00" angezeigt. Mit der neuen Option "autohide" kann dies unterdrückt werden: gibt es Zahlungen, so werden diese nach wie vor aufgelistet, gibt es aber keine Zahlungen, so wird gar nichts mehr zurückgegeben. Die neue Option ist der zweite Parameter des Befehls, also: INV_INSERT("transactions";"autohide").
Buchhaltung
Neue Ausgabeoptionen für die ABACUS Buchhaltung
Für die in der Schweiz bei Finanzdienstleistern stark verbreitete Software ABACUS verfügt timeSensor LEGAL seit einigen Jahren die ABACONNECT 2012 Schnittstelle. tSL stellt die Buchungssätze gemäss der ABACUS Schnittstellenbeschreibung als XML Datei zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Leider können ABACUS Buchhaltungen im Hinblick auf das Setup von Kontenplan und Kostenstellen sehr unterschiedlich konfiguriert werden, was sich wiederum darauf auswirkt, was die ABACONNECT Schnittstelle an Daten akzeptiert. So kann das ABACUS Programm beim Import logische Fehler melden, auch wenn die formale Übergabe der Daten im korrekten Format erfolgt. Da in timeSensor LEGAL sehr frei gebucht werden darf, kollidieren die übergebenen Buchungen gelegentlich mit den logischen Regeln, welche innerhalb der ABACUS Software für Konten und Kostenstellen definiert wurden.
Mit dieser Version können vor der Übergabe an ABACUS die Buchungssätze vorbereitet werden, indem gewisse in timeSensor LEGAL enthaltene Informationen unterdrückt oder angereichert werden:
- Mit der Option Kostenstellen - Auf Bilanzkonten unterdrücken werden etwaige in tSL vorhandene Kostenstellen für die Bebuchung von Bilanzkonten unterdrückt
- Mit der Option Kostenstellen - Standard bei Erfolgsrechnungskonten wird beim Bebuchen von Erfolgsrechnungskonten sichergestellt, dass selbst dann eine (Standard-) Kostenstelle übergeben wird, wenn in timeSensor LEGAL keine Kostenstelle gebucht wurde.
Für die ABACONNECT Schnittstelle gilt: es Bedarf im Einzelfall einer Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten (Finanzdienstleister, Kanzlei, ABACUS Support, timeSensor Support), damit die Schnittstelle erfolgreich konfiguriert werden kann. Die Herausforderung ist dabei nicht das Format der Schnittstellendaten, sondern die Aufbereitung der timeSensor LEGAL Daten entsprechend der logischen Anforderungen des Setups der betreffenden ABACUS Buchhaltung.
DMS
Verbesserter Import Dialog
Schiebt man per Drag & Drop ein Dokument vom Desktop in das Archiv von timeSensor LEGAL, so erscheint ein Import Dialog. Dieser zeigt nun auch den Dokumentnamen an, so dass dieser bei Bedarf im gleichen Arbeitsgang angepasst werden kann.
Verschieben von Dokumenten
Neu kann man eines oder mehrere ausgewählte Dokumente direkt in ein anderes Mandat verschieben. Hierzu verwenden Sie im Archiv (Mandatsmappe oder Dossier) das Aktionsmenu oder führen einen Rechtsklick auf das oder die ausgewählte(n) Dokument(e) durch. Wählen Sie im Menu den Befehl Selektion verschieben. Im nun erscheinenden Dialog können Sie bequem das gewünschte Zielmandat auswählen und die Verschiebung mit wenigen Klicks durchführen. Verfügt das Zielmandat über die gleiche Archivstruktur wie das Quellmandat, so werden die Dokumente auch wieder an gleicher Stelle eingeordnet.
Kopieren von Dokumenten
Neu kann man eines oder mehrere Dokumente direkt in eines oder mehrere andere Mandate kopieren. Hierzu verwenden Sie im Archiv (Mandatsmappe oder Dossier) das Aktionsmenu oder führen einen Rechtsklick auf das oder die ausgewählte(n) Dokument(e) durch. Wählen Sie im Menu den Befehl Selektion kopieren -> zu anderen Mandaten. Im nun erscheinenden Dialog können Sie bequem das oder die gewünschte(n) Zielmandat(e) auswählen und den Kopiervorgang mit wenigen Klicks durchführen. Verfügt das Zielmandat über die gleiche Archivstruktur wie das Quellmandat, so werden die Dokumente auch wieder an gleicher Stelle eingeordnet.
Automatisches Schliessen von Word und Excel Dokumenten vor dem Einchecken
Hat man ein Word oder Excel Dokument aus timeSensor LEGAL ausgecheckt und verändert so ist es wichtig, dass zuerst das Dokument gesichert wird und erst danach das Dokument in timeSensor LEGAL wieder eingecheckt wird. Grund: timeSensor LEGAL holt sich das Dokument von der Festplatte und in dieser Datei sind die vorgenommenen Änderungen nur enthalten, wenn Sie das Dokument zuvor gesichert haben. Den meisten Benutzern geht dieser Mechanismus schnell in Fleisch und Blut über, aber Neueinsteiger tun sich zuweilen schwer, diese Reihenfolge eisern einzuhalten.
Ab dieser Version können Sie einstellen, dass timeSensor LEGAL vor dem Einchecken das betreffende Word- oder Excel Dokument automatisch sichert und schliesst. Hierzu muss timeSensor LEGAL Ihrer Instanz von Microsoft Office Anweisungen erteilen, was in Abhängigkeit von Ihrer Infrastruktur erlaubt oder nicht erlaubt sein kann. Aus diesem Grund können zwei Einstellungen getätigt werden: a) eine systemweite Einstellung, welche standardmässig für alle Arbeitsplätze gilt, und eine Einstellung pro User, welche vor der systemweiten Einstellung den Vorrang hat.
Wir empfehlen folgendes Vorgehen:
- Automatisches Schliessen systemweit ausschalten
- Automatisches Schliessen bei einem Test-User einschalten
- Prüfen, ob das automatische Schliessen funktioniert
- Im Erfolgsfall das automatische Schliessen systemweit einschalten
- Wenn es einzelne User gibt, in deren Umgebung die Automatik nicht funktioniert, dann dort das automatische Schliessen wieder ausschalten
Die systemweite Einstellung können Sie, sofern Sie Administratorenrechte haben, im Bereich Einstellungen -> Menu Admin -> Spezial -> System vornehmen:
Die Einstellung für den User können Sie, wenn Sie Administratorenrechte haben, im Bereich Einstellungen -> Parameter -> System vornehmen. Hier steht das Menu standardmässig auf Systemstandard: Ein oder Systemstandard: Aus. Dies bedeutet, dass sich für den betreffenden User das automatische Schliessen am Systemstandard orientiert. Um den Systemstandard für den betreffenden User zu übersteuern, kann das Menu auf Dieser Arbeitsplatz: Aus oder Dieser Arbeitsplatz: Ein umgestellt werden.
Modul Kommunikator
Verantwortlichkeit für neue Nachrichten festlegen
Wird ein Postfach im Kommunikator arbeitsteilig genutzt, so kann es praktisch sein, bei eingehenden Emails direkt die hauptverantwortliche Person zuzuweisen. Diese primär verantwortliche Person können Sie einstellen, indem Sie im Kommunikator Fenster das Menu Werkzeuge -> Konten verwalten wählen. Sie finden die neue Einstellung in diesem Dialog:
Prüfung auf Email Dubletten
Im letzten Maintenance Build wurde die Neuerung eingeführt, dass timeSensor LEGAL automatisch den mehrfachen Import desselben Emails vermeidet. In diesem Build wird die Funktionalität insofern verfeinert, als dass das System nun eine Abfrage zeigt und Ihnen die Entscheidung überlässt, ob Sie die Email noch ein weiteres Mail in Ihrem DMS wünschen:
Verwendung des Kommunikators im Kontext verschiedener Entitäten
Der Administrator kann ab diesem Build entscheiden, ob die Postfächer im Kommunikator entitätsübergreifend angezeigt werden oder nicht. Standardmässig werden nur immer die Postfächer angezeigt, welche sich in der betreffenden Entität befinden. Die neue Einstellung finden Sie unter Einstellungen -> Menu Admin -> Spezial -> Entitäten -> Reichweite:
Bug Fixes
Verschiedene kleine Verbesserungen und Bug Fixes runden dieses Maintenance Update ab.
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