Wie funktioniert die Archiveinteilung in timeSensor LEGAL?

Wie funktioniert die Archiveinteilung in timeSensor LEGAL?

Welche Varianten der Archiveinteilung gibt es?

 In timeSensor LEGAL stehen Ihnen mehrere Archiveinteilungen, welche wiederum Archivbereiche enthalten, zur Verfügung. Sie können diese einsehen und auf speziell auf die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei anpassen.
Sie gelangen zur (allgemeinen) Archiveinteilung via Einstellungen → Parameter → Finanzen → Mandatseröffnung → Regler Archiveinteilung.

Die Checkbox "Administrativ" sorgt dafür, dass administrative Dokumente (z. B. Rechnungen) automatisch vom System in den dafür vorgesehenen Bereich einsortiert werden.


Notes
Dabei existieren zwei verschiedene Arten von Archiveinteilungen. Die allgemeine Archiveinteilung und die mandatsgebundene (custom) Archiveinteilung.

Allgemeine Archiveinteilung

Die allgemeine Archiveinteilung ist nicht mandatsgebunden. 

In der Regel werden mehrere Archiveinteilungen für verschiedene Rechtsgebiete oder verschiedene Präferenzen der Partner:innen erstellt. Diese sind, sofern sie in einem Mandat ausgewählt sind übergreifend. Dies bedeutet, dass eine Anpassung der Archivbereiche einer spezifischen Archiveinteilung im Schemeneditor sich auf alle Mandate, in welchen die Archiveinteilung angewendet wurde, auswirkt. 

Custom Archiveinteilung

Neben den allgemein anwendbaren Archiveinteilungen können auch mandatsspezifische Archiveinteilungen angelegt werden. Diese werden dann unter dem Namen "custom+Mandatsnummer" erstellt und sind nur mit dem jeweiligen, geänderten Mandat verknüpft. So ermöglicht timeSensor LEGAL, mit einer automatischen Basis zu arbeiten und diese bei Bedarf für einen konkreten Fall oder ein Mandat anzupassen. Auf diese Weise können die Archiveinteilung und die darin enthaltenen einzelnen Archivbereiche an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Falles angepasst werden.

Archiveinteilungen und Vorlagenmandate / Vorlagendossiers (Vorlagemandanten)

In timeSensor LEGAL können Mandate oder ganze Dossiers als Vorlage genutzt werden. Wie dies bewerkstelligt werden kann, erfahren Sie hier: https://support.timesensor.com/portal/de/kb/articles/wie-kann-ich-das-anlegen-von-mandaten-beschleunigen

Sofern ein Vorlagenmandat eine Custom Archiveinteilung beinhaltet, wird diese Custom Archiveinteilung auf das neu angelegte Mandat vererbt. Die Zuordnung der Archiveinteilung bleibt weiterhin am Vorlagenmandat hängen. Das bedeutet, die Archiveinteilung bleibt eine Custom Archiveinteilung, also mandatsgebunden. Wenn die mandatsgebundene (Custom) Archiveinteilung angepasst wird, werden dadurch alle Mandate verändert, die dieselbe Custom Archiveinteilung verwenden. Soll nur ein Mandat angepasst werden, ist für dieses Mandat eine neue Custom Archiveinteilung anzulegen; die bestehende Custom Archiveinteilung darf nicht direkt verändert werden.

Anpassung der Archiveinteilung

Via Einstellungen (allgemeine Archiveinteilung)

Die allgemeine Archiveinteilung ist auf zwei verschiedene Weisen zugänglich. Zum einen über:
Einstellungen → Parameter → Finanzen → Mandatseröffnung → Regler Archiveinteilung.


Im unteren Teil des ausgeklappten Reglers befindet sich die Option "Archiveinteilungen". Durch Auswahl dieser Option gelangen Sie in den Schema-Editor der allgemeinen Archiveinteilungen und können diese dort anpassen.
Warning
Die Anpassungen werden unmittelbar auf alle Mandate ausgerollt, die die modifizierte Archiveinteilung verwenden.

Via Reiter "Zusatz" auf Mandatsebene (allgemeine Archiveinteilung)

Öffnen Sie die Mandatsebene (Doppelklick auf das Mandat im Dossier) und navigieren Sie in den Reiter Zusatz.

Via der Schaltfläche Archiveinteilungenlangen Sie zu den Einstellungen, welche die allgemeinen Archiveinteilungen beinhalten. 




Via Tab Archiv in der Mandatsmappe (allgemeine und custom Archiveinteilung)

Gehen Sie vor wie, wie beigefügten Printscreen zu sehen: 


Es erfolgt die Abfrage, ob die Archiveinteilung nur für dieses Mandat oder alle Mandate angepasst werden soll: 
Je nach Auswahl gelangen Sie in den Schemeneditor der Custom Archiveinteilung oder der allgemeinen Archiveinteilung.

Bei Auswahl der Schaltfläche nur dieses Mandat gelangen Sie in den Schemeneditor der mandatsgebundenen Custom-Archiveinteilung:

Anpassung der allgemeinen Archiveinteilung

Sie gelangen zur allgemeinen Archiveinteilung via Einstellungen → Parameter → Finanzen → Mandatseröffnung → Regler Archiveinteilung.
Warning
Anpassungen, die hier vollzogen werden wirken sich dabei auf alle Mandate welche die modifizierte Archiveinteilung verwenden aus. 


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