Verbesserungen in den Mandatsmappen

Team Management

In grösseren Kanzleien werden Mandate oft durch ganze Teams bearbeitet. Mit timeSensor LEGAL können Sie in der Mandatsmappe nun jederzeit feststellen, wer für das Mandat zuständig ist. Der neue Tab "Team" zeigt die Hauptverantwortlichen Mitarbeiter (Mandatsführer, Ausführend und Akquisiteur), sowie alle mit dem Mandat verbundenen Mitarbeiter übersichtlich an. Nutzen Sie die verschiedenen Features in der Mandatsmappe, um einen Chat mit einem Team-Mitglied zu starten, eine Person anzurufen oder eine eMail zu schreiben.

Rechner aufrufen (Deutschland)

Haben Sie die Mandatsmappe geöffnet und möchten schnell eine Kostenberechnung oder eine Zinsberechnung durchführen? Kein Problem! Wählen Sie im Menu "Werkzeuge" unter dem neuen Menu "Rechner" den "RVG-Rechner" oder den "Zinsrechner".

Entwürfe

Bei den Entwürfen wird nun neu auch der Autor der letzten Änderung angezeigt. Somit sehen Sie auf einen Blick, wer wann eine Änderung am Entwurf vorgenommen hat.

Verbesserungen beim Mandatsmanagement

Suche verbundener Mandate

Die Funktion "Suche nach verbundenen Mandaten" war bisher nicht für Mandanten-Adressen einsetzbar, da die Mandate, welche sich im Dossier befinden, von der Suche nicht erfasst wurden. Neu werden auch die Mandate von Mandanten erfasst und das Suchergebnis ist somit vollständiger.

Automatische Ertragsverteilung (Modul)

Wir haben das Modul "Automatische Ertragsverteilung" ausgebaut. Die automatische Ertragsverteilung sorgt dafür, dass Erträge nach bestimmten Regeln auf die Partner und Sachbearbeiter aufgeteilt werden, so dass jeder den ihm zustehenden Anteil bekommt. Hierzu werden die verschiedenen Zahlungen auf die entsprechenden Ertragskonten verbucht. Folgende Verbesserungen wurden vorgenommen:

• Im Menu "Zu Gunsten" erscheinen neu auch die Sachbearbeitergruppen. Damit kann eine Begünstigung davon abhängig gemacht werden, ob eine Person Mitglied einer spezifischen Sachbearbeitergruppe ist (z.B. Partner).
• Zu jeder Gutschrift kann ein Stichwort hinterlegt werden, welches bei der Verbuchung angezeigt wird (z.B. "Partneranteil"). Dies hilft bei der Identifikation von Buchungen in der Buchhaltung.
• Basis der Berechnung kann jeweils der gesamte Honorarumsatz sein, oder nur der eigene Honorarumsatz.
• Die Gültigkeit einer Regel kann nun eingeschränkt werden. Zum Beispiel ist ein Akquiseanteil nur während zweier Jahre geschuldet.
• Bei Vorschussrechnungen wird die Ertragsverteilung nicht angewendet. Hingegen wird neu bei der Anrechnung einer Vorschussrechnung:
  • der Betrag auf dem allgemeinen Ertragskonto storniert
  • der stornierte Betrag nach den Regeln der Ertragsverteilung frisch verteilt

Verbesserungen bei der Fakturierung

Vergleich RVG und Stundenhonorar (Deutschland)

Gelegentlich wäre es wünschenswert, rasch einen Vergleich zwischen Zeithonorar und RVG Honorar vornehmen zu können. Mit der neuen Version von timeSensor LEGAL können Sie dies sehr komfortabel und mit wenig Aufwand tun. Und so gehen Sie vor:

• erfassen Sie das Zeithonorar wie gewohnt im Timesheet; die Leistungen erscheinen im Dossier blau hinterlegt
• erfassen Sie darunter die RVG Leistungen; diese erscheinen weiss hinterlegt

Um nun den gewünschten Vergleich ausgeben zu können, erstellen Sie im Bereich "Finanzen", in der Liste "Mandate" eine Vorlage. Sie können unter Verwendung passender INV_INSERT Ausdrücke sowohl die Stundenleistungen, also auch die RVG Leistungen separat ausgeben und totalisieren lassen.

Damit Sie diese Vorlage nicht selbst erstellen müssen, haben wir für Sie eine Mustervorlage erstellt. Gehen Sie wie folgt vor, um die Mustervorlage zu Ihren Vorlagen hinzuzufügen (sie benötigen entsprechende Zugriffsrechte):

• Klicken Sie hier, um die Mustervorlage herunterzuladen.
• Entzippen Sie die Datei (sofern diese beim Download nocht bereits automatisch entzippt wurde)
• Öffnen Sie im Bereich "Finanzen", die Liste "Mandate" und Klicken Sie auf das Drucker-Icon, um das Vorlagenfenster anzuzeigen
• Schieben Sie die Datei "Stundenhonorar vs. RVG.tst" per Drag & Drop in das Vorlagenfenster
• Die Mustervorlage kann nun verwendet werden

Stundenstatistik und Pauschalhonorare

Nicht immer können die im Dossier aufgelaufenen Stundenleistungen abgerechnet werden. Es gibt zwei Fälle:

1. Leistungen sind nicht verrechenbar und müssen abgeschrieben werden, zum Beispiel weil der Sachbearbeiter nicht effizient genug gearbeitet hat und man die Leistung dem Mandanten so nicht auf die Rechnung setzen mag.
2. Die Abgeltung der Stundenleistungen erfolgt anderweitig, zum Beispiel durch eine Honorarpauschale oder durch die Abrechnung über RVG.

Die beiden Fälle unterscheiden sich insofern voneinander, als dass im ersten Fall echte "non-billable" Stunden entstehen, die in der Statistik des Mitarbeiters auch so auftauchen sollen, wohingegen im zweiten Fall die Stunden nicht wirklich als "non-billable" angesehen werden, da sie ja anderweitig abgerechnet wurden.

Diese beiden Fälle wurden bisher von timeSensor LEGAL nicht unterschieden. Dies ist neu möglich. Beim Löschen von Leistungen im Dossier, erfolgt neu die folgende Abfrage:

Wählt man für den oben beschriebenen zweiten Fall die Option "Leistungen anderweitig fakturiert", so bleiben die Leistungen im Timesheet als normale, verrechenbare Stunden erhalten, wohingegen der Betrag der Leistungen auf Null gesetzt wird. Dadurch wird die Stundenstatistik des Mitarbeiters nicht verfälscht. Im Timesheet des Mitarbeiters werden solche "anderweitig fakturierte" Leistungen mit einem speziellen roten Haken markiert.

Anpassung im RVG Tarif (Deutschland)

Der "Grenzwert" der RVG Positionen 5101, 5103, 5107 und 5109 wurde von €40,00 auf €60,00 angehoben (siehe: http://www.burhoff.de/veroeff/aufsatz/VRR_2015_8.htm)

Und wie immer...

Kleine Detailverbesserungen und Bug Fixes.