Überblick

Octoiur erleichtert Anwaltskanzleien und Notariaten die tägliche Arbeit. Beim Verfassen von Rechtsschriften und Verträgen lassen sich ganz einfach per Mausklick Beweismittel, Anhänge und Textbausteine verwalten, Daten einbinden, Beilagen stempeln oder Seitenlayout und Textformatierung einheitlich verwenden. Hierzu müssen die in der Ablage von timeSensor LEGAL 365 liegenden Dokumente für Octoiur zugänglich sein. Hierzu kopiert timeSensor LEGAL die ausgewählten Dokumente eines Mandats zusammen mit allen Anlagen in einen Ordner, aus dem Octoiur liest.

So funktioniert es

Stammverzeichnis / Ihr Kürzel / Aktenzeichen Klient - Mandatsname

Nach dem Export öffnet sich der Mandatsordner im Finder bzw. im Explorer.

Es gibt zwei mögliche Stammverzeichnisse:

• den globalen Ordner, den die ganze Kanzlei gemeinsam nutzt, meist auf einem Server. Ihr Administrator richtet ihn einmal ein.
• einen lokalen Ordner auf Ihrem eigenen Computer, optional. Jeder Benutzer richtet ihn bei Bedarf selbst ein.

Globalen Ordner einrichten (Administrator)

1. Öffnen Sie im Einstellungsbereich die Parameter und wechseln Sie auf die Seite DMS.
2. Klicken Sie im Abschnitt OCTOIUR auf das Windows-Symbol und geben Sie den Pfad ein, unter dem die Windows-Computer den Ordner sehen, zum Beispiel \\server\Octoiur.
3. Klicken Sie auf das Apple-Symbol und geben Sie den Pfad ein, unter dem die Mac-Computer denselben Ordner sehen, zum Beispiel /Volumes/Octoiur.
4. Schliessen Sie das Fenster. Die Pfade werden gespeichert.

Derselbe Server-Ordner wird unter Windows und macOS über unterschiedliche Pfade erreicht, deshalb gibt es zwei Felder. Arbeitet Ihre Kanzlei nur mit einem der beiden Systeme, genügt ein Pfad. Statt den Pfad einzutippen, können Sie den Ordner mit  dem Button (…) auswählen – das geht für das System, auf dem Sie gerade arbeiten.

Lokalen Ordner einrichten (jeder Benutzer, optional)

1. Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente in der Dokumentliste.
2. Halten Sie die Alt-Taste (Windows) bzw. die Wahltaste ⌥ (Mac) gedrückt und klicken Sie auf den Button (…) über der Dokumentliste, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Dokumente.
3. Wählen Sie Senden › zum Octoiur Verzeichnis…. Die drei Punkte bedeuten, dass sich zuerst ein Dialog öffnet.
4. Der Dialog zeigt den globalen und den lokalen Ordner. Ein Punkt neben jedem Ordner zeigt seinen Zustand: grün – erreichbar, rot – eingerichtet, aber im Moment nicht erreichbar, grau – nicht eingerichtet.
5. Klicken Sie auf Wählen..., um Ihren lokalen Ordner auszuwählen. Dort können Sie auch einen neuen Ordner anlegen. Mit × entfernen Sie den lokalen Ordner wieder.
6. Legen Sie fest, welcher Ordner zuerst verwendet wird: Globalen Ordner bevorzugen (Standard) oder Lokalen Ordner bevorzugen.
7. Klicken Sie auf Sichern, um die Einstellungen zu behalten, oder auf Exportieren, um sie zu behalten und die markierten Dokumente gleich zu exportieren. Abbrechen verwirft Ihre Änderungen.
   
   

Dokumente exportieren

1. Öffnen Sie das Mandat oder das Dossier und markieren Sie die Dokumente in der Dokumentliste. Alle markierten Dokumente müssen zum selben Mandat gehören.
2. Klicken Sie auf den Button (…) über der Dokumentliste, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Dokumente.
3. Wählen Sie Senden › zum Octoiur Verzeichnis.

timeSensor LEGAL kopiert jedes Dokument mit all seinen Anlagen in den Mandatsordner und öffnet danach den Ordner. Verwendet wird das bevorzugte Stammverzeichnis. Ist es nicht erreichbar, verwendet timeSensor LEGAL das andere und weist Sie darauf hin.

So entstehen Ordner- und Dateinamen

• Kürzel: Ihr Benutzerkürzel aus den Benutzereinstellungen.
• Mandatsordner: Aktenzeichen, Klient, Bindestrich, Mandatsname – zum Beispiel 2024-001 Muster AG - Mietstreit. Enthält der Mandatsname das Aktenzeichen bereits, wird es dort weggelassen, damit es nicht doppelt erscheint.
• Dateinamen: die Dokumentnamen, wie sie in der Ablage angezeigt werden. Ist das Datums-Präfix für Exporte eingeschaltet (gleiche Parameter-Seite, Datum/Zeit Präfix beim Export), beginnt jeder Name mit Datum und Uhrzeit des Dokuments. Anlagen tragen das Datum ihres Dokuments.
• Anlagen landen im selben Ordner wie die Dokumente, nicht in einem Unterordner.
• Zeichen, die Windows oder macOS in Namen nicht erlauben, etwa / : ? * < > |, werden durch _ ersetzt.
• Gleiche Namen erhalten eine Nummer: Die zweite Datei heisst Name (2), die dritte Name (3).
• Sehr lange Namen werden gekürzt, damit der ganze Pfad innerhalb dessen bleibt, was Windows verarbeiten kann. Die Dateiendung bleibt erhalten.

Gut zu wissen

• timeSensor LEGAL legt das Stammverzeichnis nicht selbst an. Ist der Server-Ordner nicht verbunden, wird er als nicht erreichbar angezeigt – es entsteht nicht aus Versehen ein gleichnamiger lokaler Ordner. Angelegt werden nur Ihr Kürzel-Ordner und der Mandatsordner.
• Sie können jederzeit erneut exportieren: Dokumente, die schon im Ordner liegen, werden erkannt, und Sie entscheiden, ob sie überschrieben werden.