Die drei häufigsten Benutzerfehler bei der Auschecken und Einchecken von Dokumenten

Die drei häufigsten Benutzerfehler bei der Auschecken und Einchecken von Dokumenten

Überblick

Beim Auschecken wird ein in den Entwürfen der Datenbank liegendes Dokument auf den Arbeitsplatz des Benutzers kopiert, wo es verändert und anschliessend durch Einchecken wieder an die Datenbank übergeben wird. Bei diesem Vorgang können Benutzerfehler dazu führen, dass am Schluss nicht die gewünschte Version im DMS liegt. Dieser Artikel beschreibt die Mechanik des Ein- und Auscheckens und warnt vor einigen typischen Benutzerfehlern.

Wie funktioniert das Aus- und Einchecken?

Machen Sie im Bereich Entwürfe von timeSensor LEGAL einen Doppelklick auf ein Dokument, so passiert (etwas vereinfacht) folgendes:
  1. Ihr Client verlangt beim Datenbankserver das gewünschte Dokument
  2. Der Datenbank Server sucht das Dokument im Dokumentenverzeichnis auf der Festplatte des Servers
  3. Der Datenbank Server sendet das gewünschte Dokument an Ihren Client
  4. Ihr Client speichert das Dokument in ein temporäres Verzeichnis namens "EXTERNAL_DOCS" auf Ihrem Arbeitsplatz
  5. Der Client simuliert einen Doppelklick auf das Dokument: nun öffnet sich in der Regel Word mit dem Dokument
Durch einen erneuten Doppelklick auf das rot angezeigte Dokument in timeSensor LEGAL, wird das Dokument wieder eingecheckt. Nun passiert (etwas vereinfacht) folgendes:
  1. Ihr Client sucht das Dokument im temporären Verzeichnis "EXTERNAL_DOCS"
  2. Wenn es gefunden wird, lädt der Client das Dokument von der Festplatte und sendet dieses an den Datenbank Server
  3. Der Datenbankserver speichert das Dokument im Dokumentenverzeichnis auf der Festplatte des Servers
  4. Der Client verschiebt das Dokument in den Hilfsordner "EXTERNAL_DOCS_DISCARDED", wo es noch für eine gewisse Zeit verbleibt

Welche Benutzerfehler gilt es zu vermeiden?

Fehler Nr. 1: Zuerst einchecken, dann schliessen

Wenn Sie auf das rot angezeigte Dokument in timeSensor LEGAL doppelklicken, importiert timeSensor LEGAL das auf der Festplatte liegende Dokument im Zustand der letzten Speicherung! Schliessen Sie also unbedingt das Dokument, bevor Sie es wieder einchecken. Wenn Sie das Dokument auschecken, ändern, einchecken und erst dann das Dokument schliessen, kommen die Änderungen nicht im DMS an. Warum? Weil Ihre Änderungen noch nicht auf die Festplatte geschrieben wurden.
Tipp: Dokument zuerst schliessen und erst dann einchecken!

Fehler Nr. 2: Dokument zwischenspeichern

Ein anderer Klassiker ist folgender Vorgang: Sie checken das Dokument aus und bearbeiten es. Das Dokument liegt im temporären Verzeichnis "EXTERNAL_DOCS", wo timeSensor LEGAL es beim Einchecken wieder abholen wird. Nun möchten Sie gerne rasch einen Zwischenstand des Dokuments auf dem Desktop speichern, um dieses dem Mandanten zu senden. Sie wählen also im Menu von Word oder Excel "Speichern unter" und speichern das Dokument auf den Desktop. Anschliessend arbeiten Sie weiter und checken das Dokument dann ein.
Durch das "Speichern unter" liegt das von Ihnen bearbeitete Dokument nun auf dem Desktop. Im Verzeichnis "EXTERNAL_DOCS" liegt nach wie vor das ursprünglich ausgecheckte Dokument.
Tipp: Ist das Dokument ausgecheckt, so darf es nicht mit 'Sichern unter' woanders gesichert werden.

Fehler Nr. 3: "Zuletzt verwendete öffnen" benutzen

Word und Excel bieten eine praktische Funktion: Im Menu "Zuletzt verwendete öffnen" werden die Pfade auf die zuletzt verwendeten Dokumente angezeigt. Was für den normalen Betrieb hilfreich sein kann, erweist sich beim Aus- und Einchecken als gefährlich. Jedes Auschecken generiert ein Dokument in EXTERNAL_DOCS und jedes Einchecken verschiebt das Dokument zu EXTERNAL_DOCS_DISCARDED. Wenn Sie den Vorgang mehrmals wiederholen, füllt sich das Menu mit Pfaden und man verliert leicht die Übersicht und öffnet möglicherweise eine falsche Version des Dokuments.
Tipp: verwenden Sie das Menu "Zuletzt verwendete öffnen" nicht.

Die Sicherheitsgurten

Dadurch, dass timeSensor LEGAL nach dem Einchecken das Dokument nicht einfach löscht, sondern in eine Art Warteraum verschiebt (also in den Ordner EXTERNAL_DOCS_DISCARDED), können die Dokumente auch bei möglich auftreten Problemen, wiedergefunden werden. Fehler Nr. 1 und Fehler Nr. 4 lassen sich korrigieren, indem man das Dokument in dem Ordner EXTERNAL_DOCS_DISCARDED sucht und anschliessend manuell in die Entwürfe zieht.

Seit einiger Zeit werden die Dokumente automatisch gezippt, wenn sie in EXTERNAL_DOCS_DISCARDED verschoben werden. Dies vermeidet Fehler Nr. 3, weil eine gezippte Datei dann nicht mehr aus dem Menu 'Zuletzt verwendete öffnen' aufrufbar ist.

Unter macOS wurde mit Hilfe von Apple Script eine Sicherung eingebaut, um Fehler Nr. 1 vorzubeugen: vor dem Einchecken werden per Apple Script Word oder Excel angewiesen, ein offenes Fenster zu schliessen. Trotzdem sollten Sie sich nicht darauf verlassen: die Steuerung per AppleScript ist abhängig vom Betriebssystem und von den eingesetzten Office Versionen. Was am einen Ort funktioniert muss an einem anderen Ort nicht zwingend auch funktionieren. Gewöhnen Sie sich bestenfalls dennoch an, die Dokumente zuerst zu schliessen und dann einzuchecken.

Die Alternative

Es existiert zudem eine sichere Alternative. Sie können das Aus- und Einchecken einfach per Drag & Drop erledigen. Ziehen Sie das gewünschte Dokument aus den timeSensor Entwürfen auf Ihren Desktop - so können Sie es ebenfalls auschecken. Sie checken das Dokument wieder ein, indem Sie es vom Desktop auf das rote Dokument in den Entwürfen ziehen. So haben Sie den Aus- und Eincheckvorgang jederzeit im Griff und eliminieren die beschriebenen Fehlerquellen.