Modul Kommunikator - Automatische Zuordnung zu Adressen und Mandaten

Problem

Im Archiv des Mandats sind Nachrichten, die nicht hineingehören.

Ursache

Der Kommunikator hat die Nachricht scheinbar falsch zugeordnet.

Lösung

Stellen Sie Ihren Kommunikator so ein, dass er "strenge" Richtlinien bei der automatischen Zuordnung zu befolgen hat.

Anleitung

Melden Sie sich mit einem Benutzerkonto an, das Admin-Rechte hat.

Stellen Sie wie folgt sicher, dass Sie der Besitzer des Archivpostfaches sind:

Einstellungen > Parameter > Reiter Kommunikation > Spalte Eigentümer

Danach klicken Sie in der Seitenleiste auf Ihr Profilbild.

Öffnen Sie den Kommunikator und klicken Sie dann in der Menüleiste auf "Werkzeuge" > Konten verwalten.

Markieren Sie Ihr Postfach und Sie sehen wie folgt den Button "Einstellungen":

Hier stellen Sie "Streng" ein, wenn Sie wünschen, dass die Nachrichten nur zugeordnet werden, wenn ein Aktenzeichen erkannt wurde:

Dadurch werden Sie am wenigsten fremde zugeordnete Mails in den Mandaten finden.

Im Zweifelsfall wird jedoch vom Kommunikator die Nachricht keinem Mandat zugeordnet, sodass Sie dies entscheiden und händisch zuordnen müssen.

Einstellung "Normal" bedeutet, dass Nachrichten zugeordnet werden, wenn ein Aktenzeichen oder eine E-Mail-Adresse erkannt wurde:

Das bedeutet, dass der Kommunikator die Nachricht, wenn er kein Aktenzeichen findet, dem Mandat zuordnet, in dem er irgendwo dieselbe E-Mail-Adresse findet. Was durchaus in verschiedenen Mandaten der Fall sein kann, wenn es sich dabei um einen Dritten wie Rechtsanwalt der Gegenpartei, Gutachter oder Rechtschutzversicherung handelt.

Bei der Einstellung "Smart" erfolgt die automatische Zuordnung bei genau einem aktiven Mandat via Aktenzeichen oder E-Mail-Adresse.

Diese Einstellung empfiehlt sich bei kleinen Kanzleien, die je Mandant nur ein aktives Mandat führen.

Die Einstellung "Proaktiv" wählen Sie, wenn Sie wünschen, dass die automatische Zuordnung zum ersten aktiven Mandat via Aktenzeichen oder E-Mail-Adresse erfolgt.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Ok". Somit haben Sie die zukünftigen Einstellungen gesetzt.

Beachten Sie bitte, dass die bereits zugeordneten Nachrichten davon unberührt bleiben und von Ihnen im Bedarfsfall händisch vorgenommen werden müssen.

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