QR-Rechnung: Aufbau, Typen und Fakten

QR-Rechnung: Aufbau, Typen und Fakten

Hintergrund

In der Schweiz wird der Einzahlungsschein seit der Ablösung des roten und orangen Einzahlungsscheins durch die QR-Rechnung ersetzt. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Fakten rund um die QR-Rechnung zusammen: welche Typen von QR-Rechnungen es gibt, wie die 27-stellige Referenznummer aufgebaut ist, die timeSensor LEGAL für die Zahlungszuordnung verwendet, wie man eine QR-IBAN erkennt und welche Angaben der Zahlteil des Swiss QR-Codes enthält.

Typen von QR-Rechnungen

Eine QR-Rechnung kombiniert immer eine IBAN (bzw. QR-IBAN) mit einer Referenz. Je nach IBAN-Typ ist nur eine bestimmte Referenzart zulässig. Man unterscheidet drei Kombinationen:
  1. QR-IBAN + QR-Referenz (QRR): eine 27-stellige, rein numerische Referenznummer. Dies ist die Kombination, die timeSensor LEGAL für die automatische Zahlungszuordnung verwendet (siehe Abschnitt "Aufbau der 27-stelligen Referenznummer" unten). Eine QR-IBAN darf ausschliesslich mit einer QR-Referenz verwendet werden.
  2. Normale IBAN + Creditor Reference (SCOR / "RF-Referenz"): eine alphanumerische Referenz nach ISO 11649, die immer mit "RF" beginnt (z. B. RF18539007547034). Diese Kombination wird oft im internationalen Zahlungsverkehr sowie bei Rechnungsstellern verwendet, die keine QR-IBAN nutzen.
  3. Normale IBAN ohne Referenz: es wird keine strukturierte Referenznummer mitgegeben (z. B. bei Spenden oder freien Zahlungen). Die Zuordnung der Zahlung muss in diesem Fall manuell oder über den Zahlungszweck erfolgen.
Eine normale IBAN kann sowohl mit einer Creditor Reference als auch ohne Referenz verwendet werden – eine QR-IBAN hingegen nie ohne QR-Referenz.

Aufbau der 27-stelligen QR-Referenznummer

Der in der Schweiz gebräuchliche QR Einzahlungsschein enthält eine Referenznummer von 27 Stellen, welche von timeSensor LEGAL frei belegt werden können. Die Referenznummer wird zur Zuordnung der Zahlung in timeSensor LEGAL benötigt. Dieser Abschnitt beschreibt, wie diese Referenznummer aufgebaut ist.

Die 27 stellige Referenznummer ist wie folgt aufgebaut:
  1. Bank Kunden ID (Pos. 1-6)
  2. Ratenzahlungsbyte (Pos. 7)
  3. Rechnungsnummer (Pos. 8-16)
  4. Addressnummer (Pos. 17-26)
  5. Prüfziffer (Pos. 27)



QR-IBAN: Merkmale und Erkennung

Eine QR-IBAN sieht auf den ersten Blick aus wie eine normale Schweizer IBAN (21 Zeichen, beginnend mit "CH"), ist aber speziell für die Verwendung mit der QR-Referenz reserviert. Folgende Fakten helfen, eine QR-IBAN zu erkennen und richtig zu behandeln:
  1. Erkennungsmerkmal – Stellen 5 bis 9 (IID): Massgebend ist die "Institution Identification" (IID), d. h. die Ziffern an Position 5–9 der IBAN. Liegt dieser Wert im Bereich 30000–31999, handelt es sich um eine sogenannte QR-IID und damit um eine QR-IBAN. Liegt der Wert ausserhalb dieses Bereichs, ist es eine normale IBAN.
    Beispiel: CH21 3080 8001 2345 6789 0 → Stellen 5–9 = 30808 → liegt im Bereich 30000–31999 → QR-IBAN.
  2. Formal nicht von einer normalen IBAN unterscheidbar: Länge, Prüfziffern und Format sind identisch mit einer normalen Schweizer IBAN – der einzige Unterschied liegt im Wertebereich der IID.
  3. Nur mit QR-Referenz gültig: Eine QR-IBAN darf ausschliesslich zusammen mit einer 27-stelligen QR-Referenz (QRR) verwendet werden, nie ohne Referenz oder mit einer Creditor Reference (RF-Referenz).
  4. Nicht für normale Überweisungen gedacht: Eine QR-IBAN ist nicht für gewöhnliche Gutschriften (z. B. Lohnzahlungen) oder als allgemeine Kontoverbindung vorgesehen. Manche Banken lehnen entsprechende Zahlungen ab oder weisen sie zurück, wenn keine gültige QR-Referenz mitgegeben wird.
  5. Von der Bank zugeteilt: Die QR-IID wird von der kontoführenden Bank vergeben; Rechnungssteller können nicht selbst wählen, ob sie eine QR-IBAN oder eine normale IBAN erhalten – das hängt vom Kontoprodukt der Bank ab.

Zahlteil-Spezifikation des Swiss QR-Codes

Der auf der QR-Rechnung aufgedruckte Swiss QR-Code enthält alle für die Zahlung nötigen Angaben in strukturierter Form. Diese Angaben bilden den sogenannten "Zahlteil" und setzen sich aus folgenden Elementen zusammen:
  1. Header: Kennzeichnet den Inhalt als Swiss-QR-Code-Daten, inklusive Version und Kodierung.
  2. Kontoinformation (CdtrInf): Die IBAN bzw. QR-IBAN des Zahlungsempfängers.
  3. Zahlungsempfänger (Creditor): Name und Adresse des Rechnungsstellers, zwingend in strukturierter Form (Strasse/Hausnummer bzw. Postfach, Postleitzahl und Ort getrennt erfasst – kombinierte Adresszeilen sind nicht mehr zulässig).
  4. Endgültiger Zahlungsempfänger (Ultimate Creditor): Reserviertes Feld für einen abweichenden wirtschaftlich Berechtigten; wird gemäss aktuellem Standard nicht mehr verwendet.
  5. Zahlungsbetrag: Währung (CHF oder EUR) und optional ein fixer Betrag. Wird kein Betrag angegeben, kann dieser durch die zahlende Person frei erfasst werden.
  6. Zahlungspflichtiger (Ultimate Debtor): Optionale Angabe zu Name und Adresse der zahlenden Person, ebenfalls strukturiert.
  7. Referenz: Referenztyp (QRR, SCOR oder NON) zusammen mit der jeweiligen Referenznummer – siehe Abschnitte "Typen von QR-Rechnungen" und "Aufbau der 27-stelligen Referenznummer" oben.
  8. Zusätzliche Informationen: Ein unstrukturiertes Mitteilungsfeld für freien Text sowie ein optionales strukturiertes Feld "Rechnungsinformationen" (Trailer //S1/...) für maschinenlesbare Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Skontobedingungen oder MWST-Details.
  9. Alternative Verfahren: Bis zu zwei optionale Parameterzeilen für alternative, bilateral vereinbarte Zahlungsverfahren (z. B. Twint), die von der zahlenden App interpretiert werden können, sofern unterstützt.
timeSensor LEGAL befüllt bei der QR-Rechnungserstellung die Felder Kontoinformation, Zahlungsempfänger, Zahlungsbetrag sowie die 27-stellige QR-Referenznummer automatisch anhand der Rechnungsdaten.