Umgang mit qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) in Apple Vorschau

Umgang mit qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) in Apple Vorschau

Was passiert mit einer QES, wenn ich eine PDF in Apples „Vorschau“ speichere?

Sobald eine PDF-Datei mit der App Vorschau (Preview) unter macOS gespeichert oder exportiert wird, wird eine enthaltene qualifizierte elektronische Signatur in der Regel ungültig oder vollständig entfernt.

Warum wird die Signatur durch das blosse Speichern zerstört?

Eine QES basiert auf einem mathematischen Fingerabdruck (Hash-Wert) des Dokuments.

  • Strukturänderung: Apple Vorschau schreibt beim Speichern oft die interne Objektstruktur der PDF-Datei neu, um sie zu optimieren.

  • Integritätsverlust: Selbst wenn der Textinhalt optisch gleich bleibt, verändern sich die Datenbits im Hintergrund. Da die Signatur die Unveränderbarkeit der Datei garantiert, erkennt jedes Prüfprogramm nach dem Speichervorgang eine Manipulation und meldet die Signatur als ungültig.

  • Container-Verlust: In vielen Fällen löscht Vorschau die kryptografischen Metadaten der Signatur beim Speichervorgang sogar komplett aus der Datei.

Geht die Signatur schon beim Öffnen der Datei verloren?

Nein. Solange Sie das Dokument lediglich betrachten und nicht speichern, bleibt die Signatur unberührt. Die Gefahr besteht erst, wenn:

  1. Der Befehl Ablage > Sichern (Cmd+S) ausgeführt wird.

  2. Das Dokument über Exportieren... neu abgelegt wird.

  3. Die macOS-Funktion „Automatisches Speichern“ durch eine kleine Änderung (z. B. eine Markierung) ausgelöst wird.

Kann ich eine ungültig gewordene Signatur reparieren?

Nein. Eine einmal beschädigte oder entfernte QES kann nicht wiederhergestellt werden. Das Dokument muss im Originalzustand (vor dem Speichern mit Vorschau) erneut aufgerufen oder vom Aussteller neu signiert werden.

Wie gehe ich korrekt mit signierten PDFs um?

Um die Rechtsgültigkeit einer QES nicht zu gefährden, sollten folgende Regeln beachtet werden:

EmpfehlungVorgehensweise
BetrachtenNutzen Sie vorzugsweise den Adobe Acrobat Reader, da dieser Signaturen korrekt erkennt und validiert.
BearbeitenSignaturen sind ein „Siegel“. Wenn Sie Text ändern müssen, tun Sie dies vor der Signatur. Nachträgliche Änderungen machen die QES wertlos.
ArchivierenSpeichern Sie signierte Dateien immer durch direktes Verschieben im Finder (Drag & Drop), niemals durch „Öffnen und Sichern“ in einer App.

Woran erkenne ich, ob die Signatur noch gültig ist?

Verwenden Sie zur Prüfung nicht die Vorschau-App (diese zeigt Signaturen oft gar nicht oder nur als statisches Bild an). Nutzen Sie stattdessen:

  • Den Adobe Acrobat Reader (Sperrsymbol/Unterschriftenfeld).

  • Offizielle Prüfportale (z. B. den Validator der Schweizerischen Bundesverwaltung oder das Portal der EU-Kommission)

Warning
Hinweis: beim Signieren eines Dokuments mit dem eSignR Add-In von timeSensor LEGAL 365 verlässt das Dokument das timeSensor Backend nicht. Wenn Sie hingegen das Dokument zu einem Prüfportal hochladen, dann kann dies aus der Optik des Datenschutzes bedenklich sein.