Was muss ich beim Eintritt und Austritt von Mitarbeitern beachten?

Was muss ich beim Eintritt und Austritt von Mitarbeitern beachten?

Dieser Eintrag beschreibt, was Sie beim Ein- oder Austritt von Mitarbeitern in timeSensor LEGAL beachten sollten. Sie benötigen hierzu Administratorrechte.

Eintritt von Mitarbeitern

1. Erfassen der Mitarbeiteradresse
​ ​ Begeben Sie sich in die Adressverwaltung, klicken Sie auf den Button Mitarbeiter  und fügen Sie die Adresse des neuen Mitarbeiters hinzu. Tipp: Selektieren Sie den Datensatz der Kanzlei, bevor Sie auf den Plus Button klicken. Dadurch wird der neue Mitarbeiter direkt als Mitarbeiter der Kanzlei hinzugefügt. Öffnen Sie danach das neu erstellte Dossier des Mitarbeiters, klicken Sie auf den Home  Button und fügen Sie noch die Privatadresse hinzu.

2. Erfassen eines Benutzerkontos
Damit der neue Mitarbeiter timeSensor LEGAL benutzen kann, müssen Sie für ihn ein Benutzerkonto anliegen. Begeben Sie sich in den Bereich Einstellungen , klicken Sie auf den Button Benutzer  und fügen Sie ein neues Benutzerkonto hinzu. Vergessen Sie nicht, im Benutzerkonto die zuvor angelegte Mitarbeiteradresse zu verbinden. Hierzu dient das Feld Benutzeradresse . Der neue Benutzer muss auf der Seite Login  Mitglied von mindestens einer Benutzergruppe sein, sonst können Sie den Datensatz nicht speichern. Wenn der Mitarbeiter als Sachbearbeiter in der Kanzlei mitarbeitet, sollten sie ihm auch ein passendes Icon zuweisen. 

Nach dem Anlegen des neuen Mitarbeiters, können Sie im Benutzereditor den neuen Datensatz per Drag & Drop so einordnen, dass er in Bezug auf die Kanzleihierarchie an die richtige Stelle zu liegen kommt. Dies steuert auch die Position des Namens im Anmeldedialog.

3. Erfassen als Sachbearbeiter (optional)
Sofern der neue Mitarbeiter aktiv als Sachbearbeiter in der Kanzlei mitarbeitet, sollten Sie ihn als Sachbearbeiter anlegen. Dadurch erhält er auch einen persönlichen Arbeitsbereich. Begeben Sie sich in den Bereich Einstellungen, klicken Sie auf das Menu Basisdaten und wählen Sie Sachbearbeiter. Klicken Sie auf den grossen Plus Button, um den Mitarbeiter als Sachbearbeiter hinzuzufügen. Optionen. 

Wenn Sie in Ihrer Kanzleisoftware mehrere Entitäten angelegt haben, so müssen Sie diesen Schritt für jede Entität, in welcher der neue Mitarbeiter als Sachbearbeiter wirken soll, einmal durchführen.













Austritt von Mitarbeitern

1. Mitarbeiteradresse auf "inaktiv" setzen
Begeben Sie sich in die Adressverwaltung, klicken Sie auf den Button Mitarbeiter und öffnen Sie das Dossier des Mitarbeiters durch Doppelklick. Stellen Sie den Status auf Inaktiv und speichern Sie den Datensatz. Die Adresse erscheint jetzt grau in der Liste. Sofern Sie im Dossier nichts von Belang gespeichert haben, können Sie es alternativ natürlich auch löschen.

2. Benutzerkonto deaktivieren
Begeben Sie sich in den Bereich Einstellungen, klicken Sie auf den Button Benutzer und öffnen Sie das Benutzerkonto. Deaktivieren Sie das Konto auf der Seite Login. Der Benutzer erscheint nun nicht mehr im Login Dialog und beansprucht auch keine Lizenz mehr.

3. Sachbearbeiter löschen
Begeben Sie sich in den Bereich Einstellungen, klicken Sie auf das Menu Basisdaten und wählen Sie Sachbearbeiter. Selektieren Sie den Sachbearbeiter-Datensatz des ausgetretenen Mitarbeiters und löschen Sie diesen. Bitte beachten Sie, dass der Sachbearbeiter-Datensatz im Hintergrund in der Datenbank verbleibt, damit Leistungen dieses Sachbearbeiters auch nachträglich noch zugeordnet werden können. 

4. Nachfolger zuordnen
Hat der gelöschte Mitarbeiter noch offene Fristen oder Termine, oder ist er als Mandatsführer hinterlegt, so werden Sie gefragt auf welchen Sachbearbeiter Sie diese Aufgaben übertragen wollen. Sie haben auch die Möglichkeit die Zuordnung zu belassen.

Wenn Sie in Ihrer Kanzleisoftware mehrere Entitäten angelegt haben, so müssen Sie diesen Schritt für jede Entität, in welcher der neue Mitarbeiter als Sachbearbeiter gewirkt hat, einmal durchführen.

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