Wie archiviere ich ein- und ausgehende eMails?
Wenn man in timeSensor LEGAL eine eMail von sich oder des Mandanten im Archiv abspeichern will, dann steht in der Spalte Art entweder Ein oder Aus. Das zeigt an, ob die eMail eingehend oder ausgehend ist. Dies können Sie manuell ändern, indem Sie die archivierte eMail anwählen und auf das blaue Infozeichen klicken und bei Art den Zustand ändern.
Beim Import einer eMail per Drag&Drop oder die Dropzone, versucht timeSensor LEGAL zu erraten, ob die eMail ein- oder ausgehend war. Hierzu läuft folgender Algorithmus ab:
- Der Absender der eMail wird ausgelesen
- Alle eMail-Adressen der Mitarbeiter werden durchgesehen
- Falls die eMail-Adresse des Absenders mit einer eMail-Adresse einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters übereinstimmt, dann wird die eMail als ausgehend gelistet.
- Andernfalls wird die eMail automatisch als eingehend gelistet
eMail-Adresse hinterlegen
Öffnen Sie zuerst die Adressliste Ihrer Mitarbeiter und öffnen Sie Ihr Dossier. Falls Sie dies noch nicht gemacht haben, dann geben Sie dort Ihre eMail-Adresse(n) ein, mit welcher Sie arbeiten, das heisst, eMails empfangen und senden.
Sie können auch mehr als eine eMail-Adresse hinterlegen.
Den Mitarbeiter mit dem Benutzerkonto verknüpfen
Sobald Sie Ihre eMail-Adresse hinterlegt haben, wechseln Sie zu den Einstellungen und dort wechseln Sie auf den Tab Benutzer. Öffnen Sie das Benutzerkonto des Mitarbeiters, bei dem Sie die eMail-Adressen hinterlegt haben. Dort gehen Sie auf das Menu Identität und klicken zuunterst, bei Mitarbeiter, auf das Zahnrad, um das Selektorfenster zu öffnen.
Gehen Sie auf die Mitarbeiter-Adressliste und ziehen Sie den Mitarbeiter per Drag&Drop in das Feld. Sie haben die Mitarbeiteradresse nun verknüpft und das System weiss, wer welche eMail-Adresse besitzt.
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