Wie erstelle ich einen Drop Ordner?
Ein Drop Ordner erleichtert das Archivieren von beliebigen Dateien in timeSensor LEGAL. Es genügt, eine Datei bzw. ein Dokument in den Drop Ordner zu schieben und timeSensor LEGAL importiert das Dokument automatisch in den Posteingang. Sofern Sie das Dokument innerhalb des Drop Ordners in einen Mandatsordner gelegt haben, wird das Dokument zudem automatisch archiviert und in der entsprechenden Mandatsmappe auftauchen.
Drop Ordner einrichten
Begeben Sie sich in das Postfenster unten links und klicken Sie auf den Tab Drop Ordner und klicken auf das Icon bis der Befehl Drop Ordner festlegen erscheint. Wählen Sie nun einen bestehenden, leeren Ordner oder legen Sie einen neuen Ordner an, welcher künftig als Ihr Drop Ordner funktionieren soll.
Wählen Sie Öffnen, um den Ordner festzulegen. Nun wird timeSensor LEGAL in diesem Drop Ordner automatisch einen Ordner für jeden Ihrer Mandanten anlegen. Innerhalb jedes Mandantenordners legt timeSensor LEGAL überdies Ordner für die aktiven Mandate des Mandanten an.
Diese Ordnerstruktur innerhalb des Drop Ordners wird von timeSensor LEGAL von nun an aktualisiert. Fügen Sie ein Mandat hinzu, so erscheint automatisch ein entsprechender Unterordner. Benennen Sie ein Mandat um, so wird der Unterordner automatisch umbenannt.
Bitte verändern Sie die Ordnerstruktur oder die Ordnerbezeichnungen nicht selbst, sondern überlassen Sie das Management der Unterordner innerhalb Ihres Drop Ordners ausschliesslich timeSensor LEGAL.
Drop Ordner verwenden
Der Drop Ordner dient als Eingangstüre zur Archivierung in timeSensor LEGAL. Die Software durchsucht die Ordnerstruktur laufend nach neuen Dateien. Wird innerhalb eines Ordners eine Datei gefunden, so wird die Datei in den Posteingang von timeSensor LEGAL importiert und anschließend gelöscht.
Legen Sie also immer nur Kopien Ihrer Dokumente in den Drop Ordner, damit Sie keine Daten verlieren.
Legen Sie ein Dokument auf die erste Ebene in den Drop Ordner (d.h. nicht in einen Mandanten- oder Mandatsordner), so wird das Dokument ignoriert und nicht importiert. Legen Sie ein Dokument auf die zweite Ebene in den Drop Ordner (d.h. in einen Mandantenordner), so wird das Dokument in den Posteingang importiert und erscheint dort rot, damit die Mandatszuordnung manuell vorgenommen und das Dokument anschließend archiviert werden kann.
Legen Sie ein Dokument in die dritte Ebene in den Drop Ordner (d.h. in einen Mandatsordner), so wird das Dokument in den Posteingang importiert und gleichzeitig sofort im entsprechenden Mandat archiviert.
Anwendungsbeispiele
Der Drop Ordner kann eine gute Ergänzung Ihres Scanprozesses sein. Scannen Sie ein Dokument und speichern Sie es direkt aus der Scanner Software in den richtigen Mandatsordner. Ein guter Scanner erlaubt Ihnen, den richtigen Ordner direkt anzusteuern, z.B. direkt über das Display des Scanners.
Der Drop Ordner kann auch gut zur Archivierung von E-Mails genutzt werden. Speichern Sie Ihre E-Mail direkt aus dem E-Mail-Client heraus in den Drop Ordner.
Weitere Empfehlungen
Das Handling (Synchronisieren der Ordnerstruktur, Suchen und Einlesen neuer Dateien) benötigt ggf. verhältnismäßig viel Rechenleistung. Wir empfehlen Ihnen daher, in einem Netzwerk nur einen einzigen, zentralen Drop Ordner auf einem gemeinsam genutzten Server Volumen zu verwenden. So muss von timeSensor LEGAL jeweils nur ein einziger Ordner gepflegt und überwacht werden. Wenn jeder Benutzer einen eigenen Drop Ordner lokal anlegte, würde sich der Verwaltungsaufwand vervielfachen.
Beachten Sie, dass Betriebssysteme (Mac, Windows) unterschiedliche Restriktionen bei den Dateinamen haben. Wenn Sie in Ihrem Netzwerk unterschiedliche Betriebssysteme einsetzen, sollten Sie einen Dateinamen wählen, welcher mit beiden Betriebssystemen vereinbar ist.
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