Mit Adressbeziehungen verknüpfen Sie Adressen in timeSensor LEGAL miteinander, zum Beispiel einen Ansprechpartner mit einer Firma oder eine Gegenpartei mit einem Mandat. Sauber gepflegte Beziehungen steuern den Rechnungsempfänger, die Adressierung von Vorlagen und den Konfliktcheck. Dieses FAQ beantwortet die häufigsten Fragen dazu.

Grundlagen

Was ist eine Adressbeziehung?

Eine Adressbeziehung beschreibt, in welchem Verhältnis eine Adresse zu einer anderen steht, etwa "Firma – Ansprechpartner", "Mandant – Gegenpartei" oder "Mandant – Zahlstelle". Sie wird auf Ebene des Dossiers (Adresse) oder auf Ebene eines einzelnen Mandats hinterlegt.

Wofür werden Adressbeziehungen genutzt?

• Rechnungsstellung: Eine als Zahlstelle verbundene Adresse wird automatisch als Rechnungsempfänger vorgeschlagen.
• Vorlagen: Über die ID einer Beziehung kann eine Vorlage den Empfänger gezielt aus dieser Beziehung ziehen.
• Konfliktcheck: Beziehungen mit Konfliktbeteiligung werden bei der Prüfung auf Interessenkonflikte berücksichtigt.
• Datenintegration: Mandate, Entwürfe und Dokumente einer verbundenen Adresse können im Hauptdossier mitgeführt werden.

Wo finde ich die verfügbaren Beziehungen?

Unter Einstellungen > Basisdaten > Beziehungen. Dort sehen Sie alle Beziehungen, die timeSensor LEGAL standardmäßig ausliefert. Sie können Beziehungen anpassen, löschen oder neu anlegen.

Wie ist eine Beziehung aufgebaut?

Jede Beziehung hat zwei Seiten:

Welche Optionen hat eine Beziehung?

• Daten integrieren: Mandate, Entwürfe und Dokumente der verbundenen Adresse werden im Dossier der Hauptadresse mitgeführt (z. B. bei der Beziehung "nahestehende Partei").
• Zur Rechnungsübernahme: Die verbundene Person kann als Rechnungsempfänger hinterlegt werden.
• Beteiligung am Interessenkonflikt: Legt fest, ob und wie die verbundene Adresse im Konfliktcheck geprüft wird, z. B. als Mitmandant oder als Gegenpartei. Nur wenn diese Option korrekt gesetzt ist, schlägt der Konfliktcheck an.

Wozu dient die Nummer (ID) einer Beziehung?

Jede Beziehung hat eine eindeutige ID, sichtbar unten im Datensatz (z. B. 1300). Diese ID können Sie in einem Ausdruck einer Vorlage hinterlegen. Die Vorlage zieht dann immer die Adresse aus genau dieser Beziehung, etwa immer das zuständige Gericht.

Adressen auf Dossierebene verbinden

Wann verbinde ich auf Dossierebene?

Wenn die Beziehung für alle Mandate dieser Adresse gilt, etwa ein zentraler Ansprechpartner einer Firma oder eine Zahlstelle für alle Rechnungen.

Wie lege ich einen neuen Ansprechpartner für eine Firma an?

1. Öffnen Sie den Bereich Adressen und wählen Sie die Firma (juristische Person) aus.
2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol.
3. Bestätigen Sie die Frage, ob Sie neue Mitarbeiter im Schnellerfassungsdialog hinzufügen möchten.
4. Erfassen Sie bis zu fünf Personen gleichzeitig und wählen Sie direkt die Beziehung, z. B. Ansprechpartner.

Wählen Sie dabei nur die rechte Seite der Beziehung (die Rolle der neuen Person). Die linke, großgeschriebene Seite bezieht sich auf die bereits ausgewählte Firma.

Wie verbinde ich eine bereits erfasste Adresse?

1. Öffnen Sie das Dossier der Hauptadresse.
2. Klicken Sie unten auf das kleine Plus. Es öffnet sich das Selektorfenster.
3. Suchen Sie die gewünschte Adresse, z. B. über die ersten Buchstaben des Namens.
4. Ziehen Sie die Adresse per Drag & Drop in das Dossier. Der Verbindungsdialog öffnet sich.
5. Wählen Sie rechts die Rolle, z. B. Ansprechpartner. Die linke Seite passt sich automatisch an.
6. Bestätigen Sie mit OK und schließen Sie das Selektorfenster.

Alternativ können Sie im Selektorfenster unten Verbinden nutzen. Achten Sie dann darauf, nicht die oberste Option Mit Adresse übernehmen zu wählen. Diese überträgt die Adresse der Person auf das Dossier, zum Beispiel die Privatadresse eines Ansprechpartners auf die Firma.

Was bewirkt eine Zahlstelle?

Ist eine Adresse auf Dossierebene als Zahlstelle verbunden, wird sie bei der Abrechnung automatisch als Rechnungsempfänger vorgeschlagen, statt der im Stammblatt hinterlegten Adresse. Beim Erstellen der Rechnung können Sie weiterhin einen anderen Empfänger auswählen, etwa das Dossier selbst oder einen verbundenen Ansprechpartner.

Wie ändere ich die Kategorie einer verbundenen Adresse?

Die Kategorie (Beziehung) einer verbundenen Adresse ändern Sie direkt in der Liste der Verbindungen, ohne die Verbindung zu löschen. So korrigieren Sie zum Beispiel einen versehentlich als Gegenpartei verbundenen Ansprechpartner.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie das Dossier der Hauptadresse, bzw. das betroffene Mandat, wenn die Verbindung auf Mandatsebene hinterlegt ist.
2. Suchen Sie im Bereich der verbundenen Adressen den Eintrag, dessen Kategorie Sie ändern möchten.
3. Klicken Sie in diesem Eintrag auf die Spalte Beziehung.
4. Wählen Sie die neue Beziehung aus, z. B. Zahlstelle statt Ansprechpartner.
5. Speichern Sie den Datensatz.

Was ändert sich dadurch?

Die neue Kategorie wirkt sofort auf alle Funktionen, die auf Beziehungen aufbauen:

• Wird eine Adresse zur Zahlstelle, schlägt timeSensor LEGAL sie bei der nächsten Abrechnung als Rechnungsempfänger vor.
• Vorlagen, die über eine Beziehungs-ID adressieren, ziehen ab sofort die Adresse mit der neuen Beziehung.
• Der Konfliktcheck berücksichtigt die Konfliktbeteiligung der neuen Beziehung.

Worauf sollte ich achten?

timeSensor LEGAL kann nicht erkennen, ob eine Person tatsächlich Geschäftsführer, Ansprechpartner oder Zahlstelle ist. Prüfen Sie deshalb regelmäßig, ob Beziehungen korrekt und auf der richtigen Ebene hinterlegt sind, auch wenn Kollegen sie angelegt haben.

Kann ich auch die Kategorie selbst anpassen?

Ja. Die Definition einer Kategorie bearbeiten Sie unter Einstellungen > Basisdaten > Beziehungen:

1. Öffnen Sie die gewünschte Beziehung per Doppelklick.
2. Passen Sie Name 1, Name 2 oder die Optionen Daten integrieren, Zur Rechnungsübernahme und Beteiligung am Interessenkonflikt an.
3. Bestätigen Sie die Änderung.

Nicht benötigte Beziehungen können Sie dort auch löschen oder neue Beziehungen anlegen. Beachten Sie: Wird die ID einer Beziehung in Vorlagen verwendet, wirken sich Änderungen an dieser Beziehung auch auf diese Vorlagen aus.

Adressen auf Mandatsebene verbinden

Wann verbinde ich auf Mandatsebene statt auf Dossierebene?

Eine Gegenpartei gehört immer auf die Mandatsebene. Auf Dossierebene würde sie auch in Mandaten erscheinen, in denen sie gar nicht Gegenpartei ist.

Wie verbinde ich eine Gegenpartei mit einem Mandat?

1. Öffnen Sie das Mandat in der Adresse des Mandanten.
2. Ziehen Sie die Adresse der Gegenpartei aus dem Selektorfenster in das Mandat.
3. Wählen Sie im Verbindungsdialog Gegenpartei. timeSensor LEGAL schlägt die wahrscheinlichste Beziehung bereits vor.
4. Verbinden Sie bei Bedarf den Anwalt der Gegenpartei auf dieselbe Weise.
5. Speichern Sie die Datensätze.

Wo sehe ich alle Beteiligten eines Mandats?

In der Mandatsmappe (über Mandatsmappe finden). Rechts sehen Sie alle verbundenen Adressen beider Ebenen: Zahlstelle und Ansprechpartner aus dem Dossier sowie Gegenpartei und Anwalt der Gegenpartei aus dem Mandat.

Wie schreibe ich eine verbundene Person direkt an?

Wählen Sie in der Mandatsmappe die Person aus, z. B. den Anwalt der Gegenpartei, und klicken Sie auf Entwurf. Der Entwurf wird automatisch an diese Person adressiert. Alternativ hinterlegen Sie die Beziehungs-ID im Ausdruck der Vorlage. Dann wird immer die Person mit dieser Beziehung als Adressat gezogen.

Kann ich verbundene Adressen gruppieren?

Ja. Mit Rechtsklick auf einen Eintrag können Sie ihn nach rechts einrücken, zum Beispiel den Anwalt der Gegenpartei unter die Gegenpartei. Das funktioniert ähnlich wie bei Ober- und Untermandaten und schafft Übersicht bei Mandanten mit vielen Mandaten und Beteiligten.

Was bewirkt eine nahestehende Partei?

Die Beziehung "nahestehende Partei" hat die Option Daten integrieren aktiv. Mandate, Entwürfe und Dokumente der verbundenen Person erscheinen deshalb auch im Dossier des Mandanten. Gleichzeitig ist sie als Mitmandant am Konfliktcheck beteiligt.

Weitere Hilfe

Ich finde den Konfliktcheck nicht in meiner Installation. Warum?

Der Konfliktcheck ist ein Add-on. Wenn Sie ihn nutzen möchten, wenden Sie sich an unser Sales-Team.

An wen wende ich mich bei Fragen?

Kontaktieren Sie unsere Support-Hotline. Auf Wunsch vermitteln wir einen Workshop, in dem wir Adressbeziehungen auf die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei abstimmen.