Wie funktioniert die eMail Schnittstelle von timeSensor® LEGAL?

Wie funktioniert die eMail Schnittstelle von timeSensor® LEGAL?

Die eMail Schnittstelle von timeSensor LEGAL erlaubt es, eMails inklusive Beilagen in timeSensor LEGAL zu archivieren, indem diese an ein spezielles eMail Postfach gesandt werden. Dieses eMail Postfach tritt gegen aussen nicht in Erscheinung, sondern wird lediglich zur Archivierung von eMails verwendet. Es wird nachfolgend Archivierungspostfach genannt.
  1. Bei ausgehenden eMails senden Sie eine BCC (Blindkopie) an das Archivierungspostfach
  2. Eingehende eMails können Sie durch die Funktion Umleiten oder Weiterleiten an das Archivierungspostfach umleiten bzw. weiterleiten.
timeSensor LEGAL holt die eMails in regelmässigen Abständen ab, konvertiert die eMail in ein PDF Dokument und archiviert dieses mitsamt Beilagen.
Bevor Sie die timeSensor LEGAL eMail Schnittstelle in Betrieb nehmen, lesen Sie bitte auch die Hilfecenter Beiträge In welchem Format soll ich eMails archivieren und Wie überführe ich eMails am Besten ins Archiv.

eMail Verkehr 2

Konfiguration

Sie erstellen auf Ihrem eMail Server oder bei Ihrem eMail Provider ein separates POP3 eMail Postfach. Dieses wird ausschliesslich zur Archivierung von eMails in timeSensor LEGAL eingesetzt. In den Parametern von timeSensor LEGAL erfassen Sie die Zugangsdaten des POP3 eMail Kontos, so dass timeSensor LEGAL sich mit dem eMail Server verbinden kann und dort eMails abholen kann. Das Abholen der eMails kann manuell durch Klicken auf Verbinden im Posteingangsfenster oder automatisch durch Definieren eines Hintergrund-Tasks ausgelöst werden. Letzteres können Sie unter Admin - Tasks - Postfenster einstellen:
timeSensor LEGAL holt die neu eingetroffenen eMails ab und zeigt diese im Postfenster an. Sofern die Software ein passendes Mandat erkennen kann, wird dieses zugeordnet. Sofern die Software passende Adressdatensätze erkennen kann, werden diese zugeordnet.
Schliesslich wird die eMail in eine PDF umgewandelt und mitsamt Beilagen im zugeordneten Mandat archiviert.

Einschränkungen der eMail Schnittstelle

Die Schnittstelle kann entweder auf dem 4D Server selber aktiviert werden oder auf einem Client bzw. einer Einplatzversion von timeSensor LEGAL. Da die Verarbeitung der eMails den 4D Server beeinträchtigen kann, wird im Mehrplatzsystem abgeraten, die Schnittstelle auf dem Server zu aktivieren. Verwenden Sie hierzu einen separaten Client. Es kann nicht gewährleistet werden, dass alle Encodierungen von eMails jederzeit vollständig korrekt verarbeitet werden. Es kann vorkommen, dass Sonderzeichen nicht korrekt umgesetzt werden. Fehlerhafte eMails können bewirken, dass sich die eMail Schnittstelle aufhängt und neu gestartet werden muss. Die eMail Schnittstelle wurde für die selektive Archivierung vorgesehen und getestet. Wir empfehlen nicht, den gesamten eMail Verkehr auf die Schnittstelle umzuleiten.



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