Wie kann ich in timeSensor LEGAL 365 als Bilder gescannte PDF Dokumente mit OCR in lesbare PDF Dokumente konvertieren?

Allgemeines

timeSensor LEGAL 365 verfügt über die Möglichkeit, dass PDF Dokumente, welche als Bild eingescannt wurden, nachträglich mittels OCR in durchsuchbare PDF Dateien umgewandelt werden können.

Automatische Konvertierung

Ist die OCR Verarbeitung aktiviert, so genügt es, ein Bild-PDF in das Archiv zu schieben und etwas zu warten. Im Backend wird die Konvertierung automatisch gestartet und die originale PDF Datei durch die konvertierte Datei ersetzt. Nach einigen Minuten öffnet sich beim Doppelklick im Archiv nun die neue, konvertierte Datei. Es ist dann im Info-Dialog des Dokuments ersichtlich, dass das Dokument mit OCR konvertiert wurde. Dies wird durch das schwarze OCR Icon im Bereich Vorschau symbolisiert.

Manuelle Konvertierung

Möchte man ein Dokument manuell konvertieren (z.B. ein bestehendes, älteres Dokument im Archiv), so kann dies ebenfalls im Info-Dialog bewerkstelligt werden. Klicken Sie auf das hellgraue OCR Icon, um die Konvertierung anzustossen.

War die Konvertierung erfolgreich, so wird das OCR-Icon schwarz. Wenn das Dokument keiner Konvertierung bedarf oder wenn ein Fehler aufgetreten ist erscheint eine Fehlermeldung.

Anlagen zu Dokumenten

Das vorstehend besprochene gilt selbstverständlich auch für Anlagen zu Dokumenten.

Angenommen, Sie erhalten eine Email mit einer als Bild gescannten PDF Datei, so wird diese über den Kommunikator heruntergeladen, im Mandat archiviert und die OCR Konvertierung durchgeführt - alles in einem vollständig automatisierten Prozess. 

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