Wie kann ich ein externes Timesheet erzeugen, ausfüllen und wieder importieren?

Wie kann ich ein externes Timesheet erzeugen, ausfüllen und wieder importieren?

Allgemeines

Falls Sie Ihre Leistungen unterwegs festhalten möchten, ohne sich in timeSensor LEGAL einloggen zu müssen, besteht die Möglichkeit, Microsoft Excel® zu verwenden. tSL erleichtert diesen Vorgang, indem ein spezielles Excel Timesheet zur Leistungserfassung generiert wird. Sie können Ihre Leistungen direkt in dieses Timesheet eintragen und später entweder das Timesheet selbst wieder in timeSensor LEGAL importieren oder dies von der Assistenz erledigen lassen.

Externes Timesheet erzeugen



Für die mobile Erfassung Ihrer Leistungen ist es nicht ausreichend, ein beliebiges Excel-Dokument zu verwenden. Sie müssen das Excel Timesheet durch die timeSensor Software generieren lassen. Um dies zu tun, öffnen Sie zunächst Ihr Timesheet in timeSensor LEGAL. Mithilfe des Befehls Externes Timesheet erzeugen im Werkzeuge-Menü wird ein Excel-Dokument zur externen Leistungserfassung auf Ihrem Schreibtisch generiert.. Dieses besteht aus zwei Arbeitsblättern:
  1. Arbeitsblatt 1 dient zum Erfassen Ihrer Leistungen.
  2. Arbeitsblatt 2 enthält eine kleine Datenbank mit den Leistungen, Mandaten und Preisen aus timeSensor LEGAL
Beim Generieren des Excel Timesheets fragt Sie timeSensor LEGAL nach den gewünschten Mandaten, welche im Excel Timesheet enthalten sein sollen. Wählen Sie hier, ob Sie alle aktiven Mandate der Kanzlei übertragen möchten oder nur die Mandate, in welchen Sie als Mandatsführer:in oder ausführend beteiligt sind. Zusätzlich können auch noch die Mandate übertragen werden, von welchen Sie kürzlich die Mandatsmappe in timeSensor LEGAL geöffnet haben.




Leistungen im Excel Timesheet erfassen

Wir empfehlen Ihnen, zur Erfassung Ihrer Leistungen stets die bereitgestellten Auswahlmenus zu verwenden. So vermeiden Sie Erfassungsfehler.
Beispielsweise steht Ihnen in der ersten Spalte ein Auswahlmenu zur Wahl des gewünschten Mandates zur Verfügung. Dieses Menu speist sich aus den bei der Anlage des Excel Timesheets exportierten (und auf das zweite Arbeitsblatt übertragenen) Mandaten. Der Vorteil an diesem Menu ist, dass nicht nur der Mandatsname enthalten sind, sondern auch die interne ID des Mandates. Sie erkennen dies an der angehängten Doppelraute, gefolgt durch die Mandatsnummer. Beim Import ignoriert timeSensor LEGAL den eigentlichen Namen und orientiert sich an der Mandatsnummer, um die Leistung einem Mandat zuordnen zu können.
Fehlt Ihnen bei der Erfassung ein Mandat, zum Beispiel weil das Mandat neu angelegt wurde und zum Zeitpunkt, als Sie das Excel Timesheet generiert haben, noch gar nicht vorhanden war, so können Sie trotzdem Leistungen erfassen. Sie müssen aber in diesem Fall die interne ID (nicht das Aktenzeichen!) des Mandats kennen. Sie können dann den Mandatsnamen nach Belieben in die Spalte "Mandat" eintragen, aber zwingend gefolgt durch zwei Nummernzeichen und die Mandats-ID. Beispiel: BUDERUS - Neues Mandat#123400

Erfassen Sie in Spalte D einen beliebig langen Text, verwenden Sie aber keine Steuerzeichen wir Tabulator oder Zeilenschaltung, da dies sonst zu Fehlern beim Import führt. Erfassen Sie hier reinen Fliesstext.

Externes Timesheet importieren

Um das Excel Timesheet einzulesen, melden Sie sich in timeSensor LEGAL an, öffnen Ihr Timesheet und wählen Sie im Menu den Befehl Externes Timesheet importieren. Überprüfen Sie stets, ob alle Leistungen importiert werden konnten.


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