Wie kann ich das Feature 'Cloud Drive' in timeSensor LEGAL verwenden?

Wie kann ich das Feature 'Cloud Drive' in timeSensor LEGAL verwenden?

Allgemeines

Normalerweise liegen Ihre Dokumente im Dokumentenarchiv von timeSensor LEGAL und sind dort nur zugänglich, wenn Sie sich an der Software anmelden und die entsprechenden Berechtigungen haben. Es könnte nun aber nützlich sein, bestimmte Dokumente zu teilen, d.h. für den Zugriff von ausserhalb der Kanzlei zugänglich zu machen. Hier stehen vor allem zwei Szenarien im Zentrum:
  1. Zugriff durch Berufsträger
    Der Rechtsanwalt geht zu Gericht und möchte auf seinem Device (z.B. iPad) die Akten zum betreffenden Fall einsehen können.
  2. Zugriff durch Mandanten
    Sie möchten Ihrem Mandanten die Möglichkeit geben, auf bestimmte Dokumente zugreifen zu können, bzw. Dokumente hochladen zu können
Für diese beiden Fälle ist das Feature 'Cloud Drive' gedacht: ein Feature, bei welchem Sie direkt aus timeSensor LEGAL heraus einen externen Datenraum mit Dokumenten bestücken können, bzw. informiert werden, wenn dort neue Dokumente zur Verfügung stehen.

Dokumente in den Datenraum publizieren

Wenn das Feature Cloud Drive aktiviert ist, dann erscheint in der Mandatsmappe ein Cloud Icon:



Der neue Button erlaubt es Ihnen, das Dokumentenarchiv des gewählten Mandats in den externen Datenraum zu publizieren. Sie können das Mandat für einen bestimmten Zeitraum freigeben, oder ohne zeitliche Einschränkung:



Sobald diese Einstellungen aktiv sind, bestückt timeSensor LEGAL im Hintergrund den externen Datenraum mit den Dokumenten aus dem Dokumentenarchiv. Welche Dokumente nun zum Cloud Drive gepusht werden, ist abhängig von der Konfiguration, welche sich nach den eingangs beschriebenen Szenarien richten:
  1. Zugriff durch Berufsträger
    Hier konfigurieren Sie den Cloud Drive so, dass automatisch alle Dokumente aus dem Dokumentenarchiv in den Datenraum gepusht werden.
  2. Zugriff durch Mandanten
    Hier konfigurieren Sie den Cloud Drive so, dass nur ausgewählte Dokumente aus dem Dokumentenarchiv in den Datenraum gepusht werden.
Im letzteren Fall müssen die Dokumente, welche im Datenraum auftauchen sollen, entsprechend selektiert werden. Dies ist erkennbar am kleinen blauen Cloud Icon, welches im Dokumentenarchiv sichtbar wird. Im nachfolgenden Beispiel wird das Dokument "Kostenfestsetzungsantrag" in der Cloud erscheinen, während das Dokument "Rechnung Nr. 129-00" nicht in den Datenraum gepusht wird.


Mit dem "Info" Button kann die entsprechende Einstellung getätigt werden:


Sie brauchen natürlich nicht für jedes einzelne Dokument den Info Dialog zu öffnen, sondern können auch mehrere Dokumente selektieren und die Einstellung in einem Arbeitsgang vornehmen:





Was ist ein Datenraum?

Wir haben bisher abstrakt von einem Datenraum oder von einem Cloud Drive gesprochen. Damit ist eine Software gemeint, welche Dateien über die Cloud auf verschiedene Devices verteilt oder einen Web Zugriff ermöglicht. timeSensor LEGAL pusht die zu synchronisierenden Dokumente in ein Verzeichnis auf Ihrem Server und von dort übernimmt dann die ausgewählte Software die weitere Verteilung. Es gibt hier eine Vielzahl von Produkten, aus welchen Sie eines auswählen sollten, zum Beispiel:
  1. Dropbox
    Ist sehr bekannt und einfach einzurichten, geniesst aber aus Datenschutzgründen nicht über einen besonders guten Ruf.
  2. TeamDrive
    Ähnlich wie Dropbox, mit einem stärkeren Fokus auf Datenschutz
  3. Nextcloud
    Dieses Tool eignet sich gut, wenn Sie Ihrer Mandantschaft einen Web Zugriff auf ausgewählte Dokumente geben möchten. Sie können Ihre Datenraum sogar an das Corporate Design Ihrer Kanzlei anpassen und für die Mandantschaft individuelle Zugriffsrechte (Benutzer und Gruppen) einrichten.
Bitte beachten Sie, dass die timeSensor AG keines der obigen Produkte spezifisch empfiehlt oder unterstützt. Mit dem Einrichten, Managen und Supporten der gewählten Drittprodukte sollten Sie Ihren IT Support beauftragen.

Details für Adminstratoren

In diesem Abschnitt folgt noch eine etwas detailliertere technische Beschreibung für Administratoren und IT Supporter.

Vorbereitung

  1. Legen Sie auf dem Server (oder bei Einplatzversionen direkt auf dem Arbeitsplatz) das Zielverzeichnis an, in welches timeSensor LEGAL die von den Benutzern ausgewählten Dokumente exportiert. Sie können den Ordner beliebig benennen, zum Beispiel tsl_archiv
  2. Installieren Sie den Desktop Client der von Ihnen ausgewählten Cloud Software und richten Sie diesen so ein, dass er den Ordner tsl_archiv in die Cloud synchronisiert.
  3. Begeben Sie sich in timeSensor LEGAL in den Bereich Einstellungen" zu den Parametern der Software, und wählen Sie dort tsl_archiv als Zielordner. In einem Mehrplatzsystem sehen Sie das Filesystem Ihres Servers. Wählen Sie mit den Pfeiltasten zunächst das gewünschte Laufwerk und selektieren Sie anschliessend das Zielverzeichnis.
  4. Wählen Sie, ob nur selektierte Dokumente in den Cloud Drive repliziert werden sollen (beim Szenario 'Zugriff durch Mandanten'), oder ob immer das ganze Archiv in die Cloud repliziert werden soll (beim Szenario 'Zugriff durch Berufsträger').

Überwachung

Wenn Sie die Konfiguration wie beschrieben vorgenommen haben, können die Benutzer von timeSensor LEGAL beginnen, Dokumente in den Datenraum zu publizieren. Sie können den Vorgang gut überwachen, denn im Hintergrund werden im gewählten Ordner, z.B. tsl_archiv, entsprechende Ordner, Unterordner und Dokumente erscheinen:
  1. auf der obersten Ebene sehen Sie das Verzeichnis des Mandanten
  2. auf der zweiten Ebene erscheinen die Mandate des Mandanten
  3. auf der dritten Ebene erscheinen (falls vorhanden) die Archivregister aus dem DMS
  4. und auf der dritten oder vierten Ebene erscheinen schliesslich die einzelnen Dokumente
Ausserdem wird pro Mandat automatisch ein Ordner namens - UPLOAD - angelegt. Dieser Ordner wird von timeSensor LEGAL überwacht und wenn in diesem Ordner neue Dokumente auftauchen, so wird der Mandatsführer mit einem Ticket informiert.
Die Verwaltung dieses Ordners muss timeSensor LEGAL vorbehalten bleiben, daher bitte keine Unterordner anlegen, löschten oder umbenennen!






Verwaltung der Cloud Software

Mit den bisher beschriebenen Schritten können die Benutzer von timeSensor LEGAL Dokumente in die Cloud publizieren, bzw. werden informiert, wenn im - UPLOAD - Verzeichnis neue Dokumente eingestellt werden. Je nach Einsatzszenario in der Kanzlei müssen in der Cloud Software (z.B. Nextcloud) nun weitere Konfigurationen vorgenommen werden. So kann man zum Beispiel für Mandanten Benutzer und Gruppen einrichten, damit diese auf die gewünschten Daten zugreifen können. Oder auf dem iPad der Berufsträger ist die TeamDrive App zu installieren, damit die Daten dort eingesehen werden können.


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