In einigen Kanzleien hat es sich eingebürgert, dass den Entwürfen von Dokumenten eine Kennung ("identifier") zugewiesen wird. Diese Kennung wird dann zum Beispiel im Fuss des Dokuments angezeigt und es kann nach der Kennung gesucht werden. Das timeSensor DMS verfügt über eine Option, solche Kennungen zu unterstützen. Im Gegensatz zur Entwurfs-ID, bleibt die Kennung auch bei Verwendung der Dokumentenversionierung konstant (identische Kennung bei allen Versionen desselben Entwurfes).

Zunächst muss diese Option eingeschaltet werden. Begeben Sie sich hierzu in den Einstellungsbereich und öffnen Sie das Parameter Fenster. Aktivieren Sie im Bereich DMS die entsprechende Checkbox. Hierzu sind Administrationsrechte erforderlich.

Wenn Sie in 4D Write Vorlagen eine Kennung einfügen möchten, dann wählen Sie aus dem Menu Variabeln... den Eintrag Kennung. Die entsprechende Variable wird nun in den Text eingefügt. Bei Verwendung der Vorlage, wird die Variable durch die Kennung des Entwurfs ersetzt.

Bei Word Vorlagen wird die Variable gen_identifier zur Verfügung gestellt.

Die Kennung kann nicht nur in das Dokument eingefügt werden, sondern wird auch in der Anzeige der Entwürfe sichtbar. Ausserdem kann nach der Kennung leicht gesucht werden.