Ausgangslage

Mit der Anpassung des Bundesgesetzes zur Bekämpfung der Geldwäscherei (GWG) müssen Anwältinnen und Anwälte in bestimmten Mandaten (z. B. Immobilien- oder Unternehmensverkäufe) sicherstellen, dass GWG-relevante Dossiers von den übrigen Mandaten getrennt geführt und aufbewahrt werden. Dabei kann derselbe Mandant sowohl GWG-relevante als auch nicht GWG-relevante Mandate haben – nur einzelne davon müssen entsprechend gekennzeichnet sein.

Lösung: Add-In A01 «Zusatzfelder»

Für diesen Zweck empfehlen wir das Add-In A01 Zusatzfelder. Damit können Sie eigene, benutzerdefinierte Felder direkt beim Mandat hinzufügen – beispielsweise ein Feld «GWG-relevant» (Ja/Nein oder als Checkbox).

Vorteile dieser Lösung:

• Das Zusatzfeld ist mandatsspezifisch: Beim selben Mandanten können einzelne Mandate als GWG-relevant markiert werden, andere nicht.
• Das Feld kann auf «zwingend» gesetzt werden, sodass beim Anlegen eines neuen Mandats eine Befüllung erzwungen wird.
• Das Feld erscheint in der Mandatsliste und kann dort angezeigt, durchsucht und sortiert werden.
• Es können Filter und Auswertungen auf Basis dieses Felds erstellt werden.

So gehen Sie vor

1. Buchen Sie das Add-In A01 Zusatzfelder zu (falls noch nicht vorhanden – wenden Sie sich dazu an unser Sales-Team).
2. Definieren Sie ein neues Zusatzfeld beim Mandat, z. B.:
   • Feldname: GWG-relevant
   • Feldtyp: Checkbox oder Auswahlliste (Ja / Nein)
3. Optional: Stellen Sie das Feld auf «zwingend», damit es bei jedem neuen Mandat befüllt werden muss.
4. Blenden Sie das Feld in der Mandatsliste ein, um eine Übersicht aller GWG-relevanten Mandate zu erhalten.

timeSensor LEGAL bietet mit den Zusatzfeldern eine flexible Möglichkeit zur Klassifizierung von Mandaten. Die datenschutz- und aufsichtsrechtliche Umsetzung der GWG-Pflichten (Dokumentation, Aufbewahrung, SRO-Anforderungen) liegt in der Verantwortung der Kanzlei. Wir empfehlen, die Einrichtung gemeinsam mit Ihrem SRO-Beauftragten abzustimmen.