Welche Einstellungen müssen vorgenommen werden, um eine Rechnung per E-Mail zu versenden?
Voraussetzungen
Um ungedruckte Rechnungen per eMail zu senden, wird vorausgesetzt, dass die eMail-Schnittstelle eingerichtet wurde. Zusätzlich muss eine ungedruckte Rechnung vorhanden sein und der Rechnungsempfänger muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben.
Einstellungen für eine Rechnung per E-Mail
Überprüfen Sie, dass die Ausgabeoptionen auf Konditional, Alle Medien gesetzt ist. In den Rechnungsvorlagen kann eine Standardmail erstellt werden, damit die Rechnung nicht kommentarlos versendet wird. Das erste Fenster erreichen Sie durch klicken auf
Einstellungen unten rechts, dann einen Klick auf
Parameter, dann wechseln Sie zum Menu
Finanzen und wählen im Dropdown Menu der Rechnungsvorlagen den
Vorlagen Editor. Anschliessend klicken Sie auf den
blauen Ordner in der Mitte des neuen Fensters.
Anschliessend wählen Sie beim neuen Fenster auf der rechten Seite
Rechnung aus und klicken oben rechts auf
Ausgabeoptionen. Dort setzen Sie auf
Konditional und
Alle Medien. Im unteren rot markierten Kästchen muss das Argument
INV_isDocument(«invoice») stehen.
Hinterlegen eines E-Mail Textes
Um nicht nur die Rechnung allein per E-Mail zu senden, braucht es eine E-Mail Textvorlage. Erstellen Sie bei den Folgedokumenten der ausgewählten Rechnung eine E-Mail Textvorlage. Klicken Sie dann auf Ausgabeoptionen oben rechts und setzen Sie die Ausgabe auf
Immer und
Nur Mail.
Hinterlegen einer E-Mail-Adresse
Im Dossier des Rechnungsempfängers müssen Sie eine E-Mail-Adresse, wie in der Grafik rot markiert, hinterlegen.
Beim schlussendlichen Erstellen der Rechnung und Senden der eMail hat man nochmals die Chance die eMail-Adresse des Empfängers anzupassen.
Hinterlegen einer Ausgabe-E-Mail-Adresse
In den Parametern unter Allgemein können Sie ein Postfach erstellen, aus welchem die Rechnungen versendet werden. Es ist ratsam dieses Postfach beispielsweise noreply@xy zu nennen, damit deutlich wird, dass auf die E-Mail mit der Rechnung nicht geantwortet werden soll, da es sich um ein allgemeines Postfach handelt. Durch Klicken des Plus-Symbols kann ein Systemkonto hinzugefügt werden.