Welche Einstellungen müssen vorgenommen werden, um eine Rechnung per E-Mail zu versenden?

Welche Einstellungen müssen vorgenommen werden, um eine Rechnung per E-Mail zu versenden?

Voraussetzungen

Um ungedruckte Rechnungen per eMail zu senden, wird vorausgesetzt, dass die eMail-Schnittstelle eingerichtet wurde. Zusätzlich muss eine ungedruckte Rechnung vorhanden sein und der Rechnungsempfänger muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben.

Einstellungen für eine Rechnung per E-Mail

Überprüfen Sie, dass die Ausgabeoptionen auf Konditional, Alle Medien gesetzt ist. In den Rechnungsvorlagen kann eine Standardmail erstellt werden, damit die Rechnung nicht kommentarlos versendet wird. Das erste Fenster erreichen Sie durch klicken auf  Einstellungen unten rechts, dann einen Klick auf Parameter, dann wechseln Sie zum Menu Finanzen und wählen im Dropdown Menu der Rechnungsvorlagen den Vorlagen Editor. Anschliessend klicken Sie auf den blauen Ordner in der Mitte des neuen Fensters.



Anschliessend wählen Sie beim neuen Fenster auf der rechten Seite Rechnung aus und klicken oben rechts auf Ausgabeoptionen. Dort setzen Sie auf Konditional und Alle Medien. Im unteren rot markierten Kästchen muss das Argument  INV_isDocument(«invoice») stehen.




Hinterlegen eines E-Mail Textes

Um nicht nur die Rechnung allein per E-Mail zu senden, braucht es eine E-Mail Textvorlage. Erstellen Sie bei den Folgedokumenten der ausgewählten Rechnung eine E-Mail Textvorlage. Klicken Sie dann auf Ausgabeoptionen oben rechts und setzen Sie die Ausgabe auf Immer und Nur Mail.



Hinterlegen einer E-Mail-Adresse

Im Dossier des Rechnungsempfängers müssen Sie eine E-Mail-Adresse, wie in der Grafik rot markiert, hinterlegen.



Beim schlussendlichen Erstellen der Rechnung und Senden der eMail hat man nochmals die Chance die eMail-Adresse des Empfängers anzupassen.    

Hinterlegen einer Ausgabe-E-Mail-Adresse

In den Parametern unter Allgemein können Sie ein Postfach erstellen, aus welchem die Rechnungen versendet werden. Es ist ratsam dieses Postfach beispielsweise noreply@xy zu nennen, damit deutlich wird, dass auf die E-Mail mit der Rechnung nicht geantwortet werden soll, da es sich um ein allgemeines Postfach handelt. Durch Klicken des Plus-Symbols kann ein Systemkonto hinzugefügt werden.







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