Wie kann ich Rechnungen per E-Mail versenden?

Wie kann ich Rechnungen per E-Mail versenden?

Voraussetzungen

Um ungedruckte Rechnungen per eMail zu senden, wird vorausgesetzt, dass die eMail-Schnittstelle eingerichtet wurde. Zusätzlich muss eine ungedruckte Rechnung vorhanden sein und der Rechnungsempfänger muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben.

Einstellungen für eine Rechnung per E-Mail

Überprüfen Sie, dass die Ausgabeoptionen auf Konditional, Alle Medien gesetzt ist. Damit Ihr Kunde nicht einfach die Rechnung bekommt, können Sie hier auch eine Standardmail hinterlegen. Das erste Fenster erreichen Sie durch klicken auf  Einstellungen unten rechts, dann einen Klick auf Parameter, dann wechseln Sie zum Menu Finanzen und wählen im Dropdown Menu der Rechnungsvorlagen den Vorlagen Editor. Anschliessend klicken Sie auf den blauen Ordner in der Mitte des neuen Fensters.



Anschliessend wählen Sie beim neuen Fenster auf der rechten Seite Rechnung aus und klicken oben rechts auf Ausgabeoptionen. Dort setzen Sie auf Konditional und Alle Medien. Im unteren rot markierten Kästchen muss das Argument INV_isDocument(«invoice») stehen.




Hinterlegen eines E-Mail Textes

Um nicht nur die Rechnung allein per E-Mail zu senden, braucht es eine E-Mail Textvorlage. Erstellen Sie bei den Folgedokumenten der ausgewählten Rechnung eine E-Mail Textvorlage. Klicken Sie dann auf Ausgabeoptionen oben rechts und setzen Sie die Ausgabe auf Immer und Nur Mail.


Hinterlegen einer E-Mail-Adresse

Im Dossier des Rechnungsempfängers müssen Sie eine E-Mail-Adresse, wie in der Grafik rot markiert, hinterlegen.



Beim schlussendlichen Erstellen der Rechnung und Senden der eMail hat man nochmals die Chance die eMail-Adresse des Empfängers anzupassen.

Senden einer Rechnung per E-Mail

Anschliessend wechseln Sie zum Bereich Finanzen, wo Sie unter Debitoren ungedruckte Rechnungen finden. Wählen Sie den Rechnungsdatensatz aus und klicken Sie unten rechts auf das Druckersymbol. Anschliessend klicken Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil beim Feld Entwurf und wählen Sie Mail an …. Danach können Sie den Inhalt des E-Mail bearbeiten und absenden.

Rechnung als eMail versenden

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