Wie kontrolliere ich Zeit- und Feriensaldi und stelle Arbeitspläne ein?

Möchten Sie die Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter kontrollieren? Dieser Beitrag zeigt, wie Sie dies mit timeSensor LEGAL bewerkstelligen können. Alle relevanten Funktionen zur Thematik finden Sie im Bereich Spezial - Zeitkontrolle.

Bitte beachten Sie, dass nicht jeder User Zugriff zu diesem Bereich hat. In der Regel ist dies dem Administratorenteam Ihrer Kanzlei vorbehalten.

Vorbereitung 1: interne Projekte anlegen

Damit Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, aber auch Fehlzeiten (Krankheit, Urlaub, etc.) im Timesheet erfassen können, müssen Sie interne Mandate anlegen. Begeben Sie sich hierzu in die Adressverwaltung. Im Bereich Mitarbeiter sollte Ihre Kanzlei erfasst sein. Sollte dies noch nicht der Fall sein, so sollten Sie Ihre Kanzlei jetzt anlegen.

Im Dossier der eigenen Kanzlei legen Sie nun die benötigten internen Mandate an, zum Beispiel für:

1. Urlaub
   
2. Krankheit
   
3. Militär
   
4. Ausbildung
   

Ein Mandat wird zu einem internen Mandat, indem Sie im Menu Status die Position Intern auswählen. 

Sofern Sie für das interne Mandat ein Stundenbudget führen möchten, etwa um die Krankheitszeiten der Mitarbeiter zu kontrollieren, so klicken Sie die Checkbox Zählerprojekt an. Sofern Sie ein Ferienmandat anlegen möchten, klicken Sie ebenfalls die Checkbox Urlaub an. Ferien-Mandate können so bei statistischen Auswertungen (z.B. mit dem Business Intelligence Modul) gesondert ausgewiesen werden. Auf Zählerprojekten kann also ein eigenes Stundenkontingent erfasst werden. Möchten Sie das zu verzeichnende Stundenkontingent als Ferienzeit erfassen, aktivieren Sie die Checkbox Urlaub. 

Auf Investitionsprojekten werden keine Zeiten, sondern Mehrwerte für die Kanzlei erfasst. Diese Checkbox muss also für die Zeiterfassung bei internen Projekten nicht angewählt werden.

Eine Übersicht der geführten bzw. angelegten internen Mandate und Projekte finden Sie unter Spezial - Zeitkontrolle - interne Projekte

Vorbereitung 2: Arbeitzeitpläne anlegen

Für jeden Mitarbeiter, für welchen Sie Arbeits- und Urlaubszeit kontrollieren möchten, sollten Sie einen individuellen Arbeitszeitplan einrichten. In der Benutzerverwaltung (Einstellungen - Benutzer - Arbeitszeitplan - ggf. Schemeneditor)  können Sie für jeden Mitarbeiter dort dessen Arbeitszeitplan einsehen bzw. erfassen. 

Sie gelangen ebenfalls zum Schemeneditor für Arbeitszeitpläne, indem Sie zu Spezial - Zeitkontrolle - Arbeitszeitpläne navigieren.

Sofern dieser noch nicht besteht, können Sie im entsprechenden Menu den Schemen Editor für Arbeitszeitpläne aufrufen.

Hier können Sie einen neuen Arbeitszeitplan pro Mitarbeiter erfassen. Klicken Sie dazu auf das kleine plus Symbol unten links und wählen die zu bearbeitende Zeile an

1. Erfassen Sie hier nun die monatliche Bruttoarbeitszeit (Nettoarbeitszeit + Ferien)
2. Für Zählerprojekte (z.B. Ferien) müssen im Arbeitszeitplan des Mitarbeiters ebenfalls das monatlich zur Verfügung stehende bzw. anfallende Kontingent eingetragen werden.
   

Beachten Sie, dass wenn Sie nicht bei 0 starten, d.h. bereits Werte vom Vorjahr in timeSensor LEGAL existieren, Sie die Salden hier entsprechend anpassen. Existiert also beispielsweise bereits ein Überstundenkontingent von 20 Stunden zum Start des Jahres 2025, so so wird dieses mit in das nächste Jahr übertragen. Sind die Salden von vorherigen Jahren nicht korrekt, bzw. entsprechen nicht der tatsächlichen Verrechnung von AZP und erbrachter Arbeitszeit in timeSensor, können hier verfälschte Werte entstehen. Die Anzeige der Periode im AZP-Schemeneditor ist abhängig von den Einstellungen zur Anzeige des Timesheets.

Mit dem Aktionsmenu (drei Punkte) kann via der Funktion Stunden linear verteilen ein Gesamtkontingent der monatlichen Arbeitsstunden (inklusive Ferien) linear auf die aufgeführten Monate verteilt werden. Mit der Funktion Bruttoarbeitszeit aus Kalender berechnen, erhalten Sie einen Assistenten, welcher die monatliche Bruttoarbeitszeit, basierend auf den Wochentagen errechnet. 

Im Jahreskalender eingetragene Ferienzeiten können hier auch automatisch berücksichtigt werden. Zur Anpassung des Jahreskalenders gelangen Sie via: 

Wir gehen hier davon aus, dass Sie in den Parametern den für die Kanzlei gültigen Kalender korrekt und inklusive der lokalen Feiertage konfiguriert haben.

Erfassen Sie nun mit Hilfe des Assistenten die Brutto-Arbeitszeit des Mitarbeiters für jeden Wochentag. Nun berechnet timeSensor LEGAL aufgrund Ihrer Vorgaben und dem Kalender die Brutto-Arbeitszeit des Mitarbeiters. Dies ist die Soll-Arbeitszeit, welche der Mitarbeiter für jeden Monat zu leisten hat. Sollte der Mitarbeiter unterjährig eingetreten sein, so stellen Sie bitte sicher, dass die Brutto-Arbeitszeiten im Monat des Eintritts beginnen und dass vorher in den betreffenden Zellen keine Zahl steht.

Anschliessend erfassen Sie das monatliche Stundenbudget für alle Zählerprojekte. Wenn also der Mitarbeiter fünf Wochen Urlaub pro Jahr hat und 42 Stunden pro Woche arbeitet, so verteilen Sie das Urlaubsguthaben von total 210 Stunden linear über das Jahr, so dass das entsprechende Stundenbudget 17,5 Stunden pro Monat beträgt. Mit dem Assistenten Stunden linear verteilen können Sie diesen Prozess automatisieren. Wenn Sie den Arbeitszeitplan vollständig erarbeitet haben, können Sie beginnen die Stundenkontrolle zu nutzen.

Zeiten erfassen

Lassen Sie nun Ihre Mitarbeiter alle Zeiten, inklusive Krankheit, Urlaub oder sonstige internen Verrichtungen auf die entsprechenden internen Mandate buchen. Sie tun dies, indem Sie im Timesheet das entsprechende interne Mandat auswählen. Bitte beachten Sie, dass die Kontrolle immer in Stunden erfolgt. Nimmt sich der Mitarbeiter also eine Woche Urlaub, so erfasst er anschliessend in seinem Timesheet 42 Stunden auf das interne Mandat Urlaub.

Zeiten kontrollieren

Sie können Zeit- und Feriensaldi kontrollieren, indem Sie unter Spezial auf Zeitkontrolle klicken und dann Zeit- und Feriensaldi wählen. Diese Funktion berechnet die Daten durch Vergleich der Arbeitszeitpläne mit den im Timesheet erfassten Daten. Ganz rechts finden Sie Kästchen für jedes Zählerprojekt. Eines zeigt das Total der Ferien an und das andere die Fehlzeit. Wurden zu viele Ferien bezogen, wird die Anzeige der Ferien rot dargestellt. Hat ein Mitarbeiter Überstunden geleistet, so wird die Fehlzeit grün angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass die Anzeige nur korrekt funktioniert, wenn alle zuvor genannten Komponenten korrekt konfiguriert sind und alle Mitarbeiter Ihre Zeiten korrekt erfassen. Gleichzeitig berechnet timeSensor die Zeiten immer zum Ende des ausgewählten Zeitraumes, nicht stichtagsbezogen

• Related Articles

• Wie kann ich meine Präsenzzeit mit timeSensor LEGAL kontrollieren?

  timeSensor LEGAL ist zwar keine Stempeluhr, weiss aber, um welche Zeit sich ein Mitarbeiter/in am System anmeldet und wann er/sie sich wieder abmeldet. Dies kann genutzt werden, um eine Präsenzzeitkontrolle aufzubauen, was insbesondere für ...

• Wie kontrolliere ich meine Buchhaltungskonten?

  Alle Buchungen werden in timeSensor LEGAL über die Geldkonten erfasst und verwaltet. Buchhalterisch interessierte Personen, können zusätzlich im Fenster Saldoübersicht, sowie Buchungsjournal, weitere Recherchen vornehmen. Saldoübersicht Klicken Sie ...

• Wie archiviere ich ein- und ausgehende eMails?

  Wenn man in timeSensor LEGAL eine eMail von sich oder des Mandanten im Archiv abspeichern will, dann steht in der Spalte Art entweder Ein oder Aus. Das zeigt an, ob die eMail eingehend oder ausgehend ist. Dies können Sie manuell ändern, indem Sie die ...

• Wie lege ich ein Zusatzfeld an?

  Im Tab Zusatz des Dossierfensters können zusätzliche Datenbankfelder eingerichtet werden. Zum Beispiel kann hinterlegt werden, wer aus der Kanzlei die Weihnachtskarte unterzeichnet, ob die Person zum Weihnachtsapéro eingeladen wird oder wer den ...

• Wie definiere ich die Standardleistung für das Timesheet?

  Situation An das Timesheet ist die Präsenzkontrolle angeschlossen. Mit Klick auf "Differenz" wird plötzlich kein automatischer Zeiteintrag generiert. Wenn Sie wie gewohnt darauf klicken, passiert nichts. Ursache Es wurde kürzlich ein Update von ...