Wie sind meine Rechnungsnummern gegenüber den Finanzbehörden einwandfrei?
In timeSensor LEGAL gilt eine Rechnung, solange sie sich noch in den Ungedruckten Rechnungen befindet, als provisorisch. Löschen Sie die Rechnung, so wird die Rechnungsnummer in den Pool der wieder verwendbaren Nummern gelegt und bei der nächsten Rechnungserstellung automatisch wieder gezogen. Deshalb können Sie eine probehalber erstellte Rechnung ohne Weiteres wieder löschen und neu anlegen; die Rechnungsnummer wird in der Regel dieselbe bleiben.
Rechnung löschen oder gutschreiben
Ist die Rechnung finalisiert worden und befindet sich entsprechend in den Offenen Rechnungen, so ist die Nummer definitiv vergeben. Löschen Sie jetzt die Rechnung, zum Beispiel weil der Mandant eine Korrektur veranlasst, so können Sie die ausgestellte Rechnung entweder gutschreiben (also eine Gutschrift erstellen), oder Sie können Sie löschen. Hierzu bringt timeSensor LEGAL die nebenstehende Abfrage.
Meist wird man sich aus Gründen der Transparenz dafür entscheiden eine Gutschrift zu erstellen. Es kann aber auch Fälle geben, wo sich die Erstellung einer Gutschrift nicht lohnt.
Angenommen Sie erstellen für einen neuen Mandanten eine Vorschussrechnung und senden ihm diese zu. Nun entscheidet sich der Mandant kurzfristig, doch einen anderen Rechtsanwalt zu beauftragen. In diesem Fall können Sie sich die Erstellung der Gutschrift auch schenken und stattdessen die Vorschussrechnung einfach wieder löschen.
Selbst im gestrengen Deutschland ist eine zahlenmässige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nämlich nicht zwingend. Einzig die Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer muss gewährleistet sein.
Im Beispiel der Vorschussrechnung ist es zwecks interner Dokumentation aber sinnvoll, dass Sie der PDF Kopie der gestellten Vorschussrechnung (welche sich ja immer noch im Dokumentenarchiv befindet) eine entsprechende Aktennotiz beilegen.
Rechnungsnummern im Mehrplatzbetrieb
Erstellen mehrere Mitarbeiter im Mehrplatzbetrieb parallel Rechnungen, so kann auch dies zu
Rechnungsnummern beeinflussen
Im Bereich Einstellungen, im Fenster Parameter können Sie die Nummerierung der Rechnungen beeinflussen. Allenfalls möchten Sie die Rechnungsnummer hochstellen - der Mandant braucht beispielsweise nicht zu wissen, dass er die allererste Rechnung der neu gegründeten Kanzlei erhält.
Ausserdem kann hier auch auf den Pool der wiederverwendeten Rechnungen zugegriffen werden. In der Regel verwaltet timeSensor LEGAL diesen Pool aber selbständig und ein manueller Eingriff ist nicht notwendig.
timeSensor LEGAL gewährleistet nicht, dass Rechnungsnummern lückenlos sind. Rechnungsnummern sind stets fortlaufend, aber nicht lückenlos. Damit ist timeSensor LEGAL compliant mit der aktuellen Gesetzgebung.
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