Wie ändere ich das Briefpapier in Vorlagen?

Wie ändere ich das Briefpapier in Vorlagen?

Im Laufe der Jahre kann es gelegentlich vorkommen, dass Sie das Briefpapier der Kanzlei ändern möchten. Sei es wegen Änderungen der zurückgegebenen Informationen oder einem neuen Layout. Um die folgenden Manipulationen vorzunehmen, brauchen Sie Zugriff zu den Einstellungen von timeSensor LEGAL.

Wechseln des Briefpapiers für 4D Write Vorlagen

Stellen Sie sicher, dass Sie das neue Briefpapier im SVG-Format (gemischte Systeme oder nur Windows) vorliegen haben. Möglich ist auch die Nutzung als PDF, dies allerdings nur unter Mac. 
Notes
Wir empfehlen auf Gründen der Kompatibilität mit verschiedenen Plattformen immer eine Datei im SVG Format zu verwenden
Navigieren Sie zu Einstellungen - Parameter - Allgemein - Briefpapier in timeSensor LEGAL.

Machen Sie einen Doppelklick auf das Briefpapier, welches Sie ändern möchten. In unserem Beispiel werden wir das Briefpapier für die Briefe ändern. Mit einem Doppelklick gelangen Sie in den Schemen Editor, wo Sie die verschiedenen Briefpapiere und deren Spezifikationen sehen. Klicken Sie hier auf das kleine Plus, um die neue Datei in timeSensor LEGAL hineinzuladen. Wenn Sie für die erste Seite eines Briefes jeweils ein anderes Layout als für die Folgeseiten verwenden, dann werden Sie dies hier sehen.

Machen Sie einen Doppelklick auf die Vorlage, erscheint ein kleines Fenster, indem Sie verschiedene Informationen bearbeiten können. In der Regel müssen Sie hier nur das Bildelement ersetzen. Ziehen Sie also das SVG Dokument, welches Sie vorbereitet haben, in das Feld Bildelement. timeSensor LEGAL ersetzt das alte Bild nun durch das Neue. Falls dieses Bildelement jeweils nur auf der ersten Seite gedruckt werden soll, vergewissern Sie sich, dass das Häkchen nur bei Erste Seite gesetzt ist.
Bestätigen Sie die Änderungen anschliessend mit OK. Falls Sie nur ein Briefpapier für alle 4D Write Vorlagen benutzen, haben Sie bereits alle nötigen Einstellungen vorgenommen.
Info
Haben Sie aber ein zweites Briefpapier für die Folgeseiten, dann müssen Sie das Ganze noch einmal für diese wiederholen. Dies gilt für alle Briefpapier-Schemen, welche Sie hinterlegt haben (in unserem Beispiel haben wir zwei: Brief und Rechnung).

Einbinden des neuen Briefpapiers in die Rechnungsvorlage

Haben Sie ein Briefpapier, welches bereits in den Ausgabeoptionen Ihrer Rechnungsvorlagen verknüpft ist (i.d.R. Standard), brauchen Sie nichts weiter zu tun. 
Möchten Sie das neue Briefpapier jetzt mit der Rechnungsvorlage verknüpfen, so öffnen Sie die gewünschte Rechnungsvorlage im Vorlageneditor via Parameter - Finanzen - Rechnungsvorlage - Vorlageneditor. Legen Sie dann das für die jeweilige Vorlage zu verwendende Briefpapier in den Ausgabeoptionen fest. 

Wechseln des Briefpapiers für Word Vorlagen

Wenn Sie das Briefpapier auch in Ihren Word Vorlagen wechseln müssen, dann stellen Sie bitte sicher, dass Sie sich mit den Word Vorlagen auskennen und den Ordner mit dem Word Makro auf Ihrem Computer haben. Diesen können Sie hier herunterladen.

Im Gegensatz zu 4D-Write Vorlagen können Briefpapiere für Word nicht global hinterlegt werden, sondern müssen fix in jeder einzelnen Vorlage selbst hinterlegt (und dementsprechend auch geändert) werden. Für jede Word Vorlage müssen Sie die folgenden Schritte einmal durchführen. Beachten Sie, dass dies auch für jede Sprache gilt. Wenn Sie also das gleiche Word-Schreiben einmal in Deutsch und einmal in Französisch verwenden, müssen Sie das Briefpapier für jede Sprache ändern.
  1. Navigieren Sie zum Vorlagen Editor und finden Sie Ihre Word Vorlage. Per Drag & Drop können Sie das Word File entweder direkt in den Ordner timeSensor_template fallen lassen oder Sie können auch einen Zwischenschritt über den Schreibtisch machen.
  2. Öffnen Sie nun das File mit gedrückter Shift- bzw. Umschalttaste. Der Ihnen bekannte Makro-Dialog wird erscheinen, welchen Sie annehmen müssen.
  3. Mit einem Doppelklick in die Kopfzeile aktivieren Sie diese. Wählen Sie das Bild aus, welches dort hinterlegt wurde und löschen Sie dieses.


  1. Nun ziehen Sie Ihr neues Briefpapier, das PFD welches Sie auf Ihrem Schreibtisch bereitgestellt haben, in die Kopfzeile.
  2. Word erkennt das Briefpapier nun als Bild und wird dieses automatisch in den Vordergrund bringen, bei einem Briefpapier möchten Sie dies aber nicht. Also legen Sie fest, dass das Bild hinter den Text gelegt wird.
  3. Nun können Sie das Bild noch positionieren. Dazu schieben Sie die Maus in die obere linke Ecke bis der Verschieben-Cursor (vier Pfeile) erscheint. Ziehen Sie nun das Briefpapier in die Ecke. Ziehen Sie nun mit dem Cursor die Ecke unten rechts in Position. Wenn Sie dabei die CMD-Taste gedrückt halten, können Sie dies sehr genau auf die Seite anpassen.
  4. Speichern Sie nun Ihre Änderungen, am besten geben Sie dem Dokument eine neue Versionsnummer (z.b. Word_Brief171207). Navigieren Sie wieder in Ihre Vorlagensammlung und ersetzen Sie die alte Word Vorlage mit Ihrer neuen Vorlage per Drag und Drop. Da Sie das Dokument vorher mit einer neuen Nummer beschriftet haben, sehen Sie nun auch, ob das Dokument tatsächlich ersetzt wurde.

Einsatz vom Format SVG unter Windows

Da das Windows Betriebssystem nativ keine PDFs anzeigen kann wird der Einsatz vom Format SVG empfohlen. Bei der Konvertierung vom Format Word oder PDF zum Format SVG bieten sich grundsätzlich zwei Optionen:
  1. Herstellung des SVGs durch einen Grafiker: Kontaktieren Sie einen Grafiker, der für Sie die gewünschten Briefpapiere im Format SVG herstellt.
  2. Herstellung des SVGs durch einen Online-Converter: Benutzen Sie ein Online-Tool, um ein SVG zu erstellen: https://image.online-convert.com/convert-to-svg


Bitte beachten Sie, dass in konvertierten SVG-Dateien nicht immer alle Elemente so dargestellt werden wie in der Originaldatei. Öffnen Sie die SVG Datei im Browser und überprüfen diese, bevor Sie sie in timeSensor LEGAL hinterlegen. 



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