Wie werden Vorschüsse korrekt verbucht und angerechnet

Wie werden Vorschüsse korrekt verbucht und angerechnet

Inhalt

Dieser Artikel beschreibt, wie Vorschüsse in timeSensor LEGAL richtig verbucht und an Rechnungen angerechnet werden. Der Artikel geht davon aus, dass die Buchhaltung nach vereinnahmten Entgelten (IST-Besteuerung) eingerichtet ist.

Allgemeines

timeSensor LEGAL kennt zwei Arten von Guthaben:
  1. Guthaben aus Vorschussrechnungen
  2. Guthaben aus der Finanzbuchhaltung
Sie können sich das wie zwei Töpfe vorstellen. Der erste Topf beinhaltet das Guthaben, welches der Finanzbuchhaltung vorgelagert ist. Der Topf wird gespeist, indem Sie Vorschuss- oder Teilrechnungen erstellen. Das Guthaben in diesem "Topf 1" bezieht sich immer auf das konkrete Mandat, für welches die Vorschuss- oder Teilrechnungen gestellt wurden.

In "Topf 2" hingegen liegt das Guthaben, das sich aus der Finanzbuchhaltung ergibt. Dieses Guthaben kann aus vielerlei Geschäftsvorfällen entstehen. Bezahlt der Mandant zum Beispiel zu viel, so ergibt sich in der Buchhaltung ein entsprechendes Guthaben. Dieses Guthaben ist auf einem entsprechenden Passivkonto vermerkt. Name und Kontonummer können von Kanzlei zu Kanzlei variieren, häufig heisst das Konto "Vz. von Kunden" oder "Durchlaufende Posten". Das Guthaben in diesem zweiten Topf bezieht sich nicht mehr auf ein konkretes Mandat, sondern auf den Mandanten.

Im nachfolgenden Bild sehen Sie das Beispiel eines Mandanten, welcher über ein Guthaben aus Vorschuss- oder Teilrechnungen verfügt, also Topf 1, und ein weiteres Guthaben in der Buchhaltung, also Topf 2.

Guthaben aus Vorschussrechnungen

Wenn Sie in timeSensor LEGAL eine Vorschuss- oder eine Teilrechnung erstellen, entsteht ein Guthaben in Topf 1. Dieses wird von timeSensor LEGAL sofort angezeigt, unabhängig davon, ob die Vorschuss- oder Teilrechnung bereits durch den Mandanten ausgeglichen wurde oder nicht.

Vorschüsse sind Erträge

Bei der Vorschussrechnung wird jeweils ein Zahlungskonto und ein Ertragskonto hinterlegt, denn wenn später die Zahlung eintrifft, so handelt es sich um einen mehrwersteuerpflichtigen Ertrag. Zur besseren Abgrenzung von Erträgen aus Vorschüssen und normalen Erträgen empfiehlt es sich, für Vorschüsse ein separates Ertragskonto einzurichten.


Durch die Bezahlung der Vorschuss- oder Teilrechnung wird erstmals die Finanzbuchhaltung betroffen. Es werden zwei Buchungssätze generiert:
Bank - Ertrag aus Vorschüssen (Bruttobetrag)
Ertrag aus Vorschüssen - Kreditor MwSt (MwSt-Betrag)




Anrechnung von Vorschüssen an Rechnungen

Sobald eine Vorschuss- oder Teilrechnung vollständig beglichen wurde und sich dementsprechend in den "Ausgeglichenen Rechnungen" befindet, kann sie an eine "richtige" Rechnung angerechnet werden. Öffnen Sie hierzu den Rechnungsdatensatz. Im Fuss des Rechnungsdatensatzes wird das Guthaben aus Vorschüssen/Teilzahlungen angezeigt. Wählen Sie im Menu "Ausgleich durch" die gewünschte Vorschuss- oder Teilrechnung aus, welche Sie an die Rechnung anrechnen möchten und klicken Sie auf "Verbuchen".


Nun werden zwei Vorgänge ausgelöst:
  1. Die Vorschussrechnung wird mit aktuellem Datum storniert (rückgebucht) auf das hinterlegte Durchlaufkonto, somit:
    Ertrag aus Vorschüssen - Durchlaufende Posten (Bruttobetrag)
    Kreditor MwSt - Ertrag aus Vorschüssen (MwSt.-Betrag)
  2. Der Betrag wird nun auf das finale Ertragskonto gebucht:
    Durchlaufende Posten - Ertrag (Bruttobetrag)
    Ertrag - Kreditor MwSt. (MwSt.-Betrag)
Die Anrechnung erfolgt in zwei Schritten, weil die Vorschussrechnung mit dem historischen Steuersatz rückgebucht werden muss, wohingegen die Anrechnung zum aktuellen Steuersatz erfolgt.

Unbenutzte Vorschüsse

Gelegentlich kommt es vor, dass Vorschüsse auf einem Mandat unbenutzt übrig bleiben und entweder auf einem anderen Mandat angerechnet werden sollen, oder dem Mandanten rückerstattet werden sollen. Hierzu dient die Funktion "Ausbuchung von Teilzahlungen". Dieses Menuposition taucht auf, sofern in Topf 1 ein unbenutztes Guthaben vorhanden ist und auf dem Mandat keine weiteren Leistungen zur Abrechnung vorliegen. Dieser Befehl erstellt einen Übertrag von Topf 1 zu Topf 2:





Diese Aktion löst folgende Buchungen aus:
Ertrag aus Vorschüssen - Durchlaufende Posten (Bruttobetrag)
Kreditor MwSt - Ertrag aus Vorschüssen (MwSt.-Betrag)

Guthaben aus der Finanzbuchhaltung

Es gibt verschiedene Gründe, weshalb in der Finanzbuchhaltung ein Guthaben entstehen kann. Vielleicht hat der Kunde zuviel bezahlt oder es wurden unbenutzte Vorschüsse in die Finanzbuchhaltung übertragen. So oder so liegt dieses Guthaben nun in Topf 2, respektive auf dem hierzu eingerichteten Passivkonto "Vz. von Kunden" oder "Durchlaufende Posten" (die genaue Bezeichnung des Kontos kann von Kanzlei zu Kanzlei verschieden sein).

Ein solches Guthaben kann nun auf jedem beliebigen Mandat in jeder beliebigen Rechnung des Mandanten angerechnet werden. Im Fuss der Rechnung taucht der entsprechende Betrag auf und kann zum Ausgleich der Rechnung verwendet werden.

Soll stattdessen eine Rückzahlung an den Mandanten erfolgen, so wird die Rückzahlung direkt im Geldkonto "Bank" (bei Banküberweisung) oder "Kasse" (bei Barauszahlung) eingetragen, jeweils wieder mit dem Gegenkonto "Vz. von Kunden" oder "Durchlaufende Posten".


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