Cette entrée décrit ce que vous devriez considérer lors de l'entrée ou la sortie des employés dans timeSensor LEGAL. Pour ceci, vous avez besoin des droits d'administrateur.
Rendez-vous dans l'administration des adresses, puis cliquez sur "Collaborateurs" et ajoutez l'adresse du nouvel employé. Astuce: sélectionnez la ligne du cabinet d'étude respectif, et cliquez ensuite sur le bouton "Plus". Ainsi, le nouveau collaborateur sera tout de suite associé au cabinet d'étude. Puis ouvrez le dossier du collaborateur que vous venez d'ouvrir, cliquez sur le bouton "Home" et ajoutez encore l'adresse privée.
Pour que le nouveau collaborateur puisse utiliser timeSensor LEGAL, vous devez établir un compte d'utilisateur pour lui. Rendez-vous pour cela dans la zone "Paramètres", cliquez sur le bouton "Utilisateurs" et ajoutez un nouveau compte d'utilisateurs. N'oubliez pas de connecter l'adresse du collaborateur que vous venez d'insérer avec le compte d'utilisateur. Pour cela, vous pouvez utiliser le champ "Adresse d'utilisateur". Le nouvel utilisateur doit être membre d'au moins un groupe d'utilisateurs dans le "Login", sinon vous ne pouvez pas l'enregistrer. Astuce: après la mise en place du nouveau collaborateur, vous pouvez glisser la nouvelle entrée et la placer au bon endroit dans la hiérarchie de l'étude, en passant par l'éditeur. Ceci coordonne aussi la position du nom dans la fenêtre du login.
Si le nouveau collaborateur travaille activement comme gestionnaire de dossier dans l'étude, vous devriez le définir comme personne en charge. De cette manière, il obtiendra son espace de travail personnel. Rendez-vous dans la zone "Paramètres", cliquez sur le menu "Données de base" et choisissez "Personne en charge". Cliquez sur le bouton "Plus" pour ajouter l'employé comme personne en charge; cochez dans la fenêtre de dialogue la case de personne en charge et les options souhaitées. Astuce: si vous avez mis en place plusieurs entités dans votre logiciel d'étude, vous devez effectuer cette étape pour chaque entité dans laquelle le nouvel employé est censé agir comme personne en charge.
Assurez-vous qu'aucun mandat ou mandant n'est plus associé au collaborateur sortant. Si nécessaire, attribuez-en à d'autres employés. Ceci se fait le plus simplement en filtrant vos mandants resp. vos mandats listés selon la personne en charge, puis nommez une nouvelle personne en charge en passant par le menu "Outils", "Adapter", "Définir personne en charge".
Rendez-vous dans l'administration d'adresses. Cliquez sur le bouton "Collaborateur" et ouvrez le dossier du collaborateur par un double-clic. Mettez cette adresse sur "inactif" et enregistrez ce changement. L'adresse apparaît désormais en gris dans la liste. Si le dossier ne contient aucune information importante, vous pouvez aussi l'effacer.
Rendez-vous dans la zone "Paramètres", cliquez sur le bouton "Utilisateur" et ouvrez le compte d'utilisateur. Désactivez le compte sur la page "Login". Désormais, l'utilisateur n'apparaît plus dans la fenêtre de login et ne requiert plus de licence.
Rendez-vous dans dans la zone "Paramètres", cliquez sur le menu "Données de base" et sélectionnez "Personne en charge". Sélectionnez l'enregistrement de personne en charge du collaborateur sortant et effacez cet enregistrement. Astuce: si vous avez mis en place plusieurs entités dans votre logiciel d'étude, vous devez effectuer cette étape pour chaque entité dans laquelle le nouvel employé doit agir comme personne en charge.
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