Les trois erreurs utilisateur les plus courantes lors de la vérification et de la vérification des documents

Les trois erreurs utilisateur les plus courantes lors de la vérification et de la vérification des documents

Aperçu

• Attache Reports USDA•un document dans les conceptions de la base de données est copié sur le lieu de travail de l'utilisateur, où il change puis parVérifiezRetour à la base de données. Dans ce processus, des erreurs utilisateur peuvent entraîner la non-être dans le DMS. Cet article décrit les mécanismes de check-in et de départ et met en garde contre certaines erreurs d'utilisateur.

Comment fonctionne l'enregistrement et l'enregistrement?

Faire dans les environsDesignen double-cliquant sur un document, de sorte que ce qui suit se produit (il simplifie légèrement):
  1. Votre client nécessite le document souhaité à partir du serveur de base de données
  2. Database Server recherche le document dans le répertoire du disque dur du serveur
  3. Le serveur de base de données envoie le document souhaité à votre client
  4. Votre client enregistre le document dans un répertoire temporaire appelé "EXTERNAL_DOCS" sur votre lieu de travail
  5. Le client simule un double clic sur le document : maintenant Word s'ouvre généralement avec le document
En double-cliquant sur le document rouge affiché dans tempsSensor LEGAL, le document est à nouveau vérifié. Maintenant ce qui suit se produit (légèrement simplifié):
  1. Votre client recherche le document dans le répertoire temporaire "EXTERNAL_DOCS"
  2. Lorsqu'il est trouvé, le client charge le document à partir du disque dur et l'envoie au serveur de base de données.
  3. Le serveur de base de données stocke le document dans le répertoire du disque dur du serveur.
  4. Le client déplace le document vers le dossier d'aide "EXTERNAL_DOCS_DISCARDED", où il reste pendant un certain temps

Quelles erreurs d'utilisateur doivent être évitées ?

Erreur No. 1: Premier contrôle, puis fermer

Lorsque vous double-cliquez sur le document rouge en tempsSensor LEGAL, timeSensor LEGAL importe le document sur le disque durDans l'état de dernier stockage !Assurez-vous donc de fermer le document avant de vérifier à nouveau. Lorsque vous vérifiez, modifiez, enregistrez-vous et fermez ensuite le document, les modifications n'arrivent pas dans le DMS. Pourquoi ? Parce que vos modifications n'ont pas encore été écrites sur le disque dur.
Conseil: Fermez tout d'abord le document et vérifiez!

Erreur No. 2: Document de cache

Un autre classique est le processus suivant : vous vérifiez et modifiez le document. Le document se trouve dans le répertoire temporaire "EXTERNAL_DOCS", où le capteur LEGAL récupérera le récupérer lors de l'enregistrement. Maintenant, vous souhaitez enregistrer rapidement un statut intérimaire du document sur le bureau pour l'envoyer au client. Vous sélectionnez donc " Enregistrer sous " dans le menu Word ou Excel et enregistrez le document sur le bureau. Ensuite, continuez à travailler, puis vérifiez le document.
Par " Enregistrer sous ", le document que vous modifiez est maintenant sur le bureau. Le répertoire "EXTERNAL_DOCS" contient toujours le document initialement vérifié.
Astuce: Si le document est vérifié, il ne doit pas être sauvegardé ailleurs avec 'Save As'.

Erreur No. 3:Utiliser "Ouvrir la dernière utilisation"

Word et Excel offrent une fonction pratique : Le menu Open Last Used affiche les chemins vers les derniers documents utilisés. Ce qui peut être utile pour un fonctionnement normal s'avère dangereux lors de l'enregistrement et de l'enregistrement. Chaque check-out génère un document dans EXTERNAL_DOCS et chaque enregistrement déplace le document vers EXTERNAL_DOCS_DISCARDED. Si vous répétez le processus plusieurs fois, le menu est rempli de chemins et vous perdez facilement l'aperçu et peut ouvrir une mauvaise version du document.
Astuce: n'utilisez pas le menu "Ouvrir Last Used".

Ceintures de sécurité

En raison du fait que timeSensor LEGAL ne supprime pas simplement le document après l'enregistrement, mais le déplace vers une sorte de salle d'attente (par ex. Les documents peuvent être trouvés même en cas de problème. Erreur No. 1 et erreur No. 4 peut être corrigé en recherchant le document dans le dossier EXTERNAL_DOCS_DISCARDED, puis en le faisant glisser manuellement dans les conceptions.

Depuis quelque temps maintenant, les documents sont automatiquement zippés lorsqu'ils sont déplacés vers EXTERNAL_DOCS_DISCARDED. Cela évite l'erreur Non. 3 car un fichier zippé n'est plus accessible depuis le menu 'Ouvrir Last Used'.

Sur macOS, une sauvegarde a été installée à l'aide d'Apple Script pour éviter les erreurs Non. 1: avant de vérifier, Word ou Excel demande de fermer une fenêtre ouverte. Néanmoins, vous ne devez pas vous fier : le contrôle via AppleScript dépend du système d'exploitation et des versions Office utilisées. Ce qui fonctionne à un endroit n'a pas nécessairement à travailler dans un autre endroit. Au mieux, habituez-vous à fermer les documents d'abord, puis à vérifier.

L'alternative

Il y a aussi une alternative sûre. Vous pouvez facilement glisser-déposer. Faites glisser le document souhaité des conceptions timeSensor vers votre bureau - afin que vous puissiez le vérifier aussi bien. Vous vérifiez à nouveau le document en le faisant glisser du bureau vers le document rouge dans les conceptions. Cela vous permet de contrôler le processus de départ et d'enregistrement en tout temps et d'éliminer les sources d'erreur décrites.