Comment les avances sont-elles correctement enregistrées et créditées ?

Contenu

Cet article décrit comment les acomptes sont correctement enregistrés dans timeSensor LEGAL et créditées sur les factures. L'article suppose que la comptabilité est établie en fonction de la rémunération perçue (fiscalité réelle).

Général

timeSensor LEGAL reconnaît deux types de crédit :

1. Crédit sur factures d'acompte
   
2. Solde de la comptabilité financière
   

Vous pouvez le considérer comme deux grands pots dans lesquels on va verser de l'argent. Le premier pot contient le crédit qui est stocké en amont de la comptabilité financière. Le pot est alimenté par la création de factures d'acompte ou partielles. Le crédit dans ce « Pot 1 » fait toujours référence au mandat spécifique pour lequel les factures d'acompte ou partielles ont été établies.

Dans le « Pot 2 », cependant, il y a le crédit qui résulte de la comptabilité financière. Ce crédit peut résulter de nombreuses transactions commerciales différentes. Par exemple, si le client paie trop cher, il y aura un crédit correspondant au service comptable. Ce crédit est enregistré sur un compte passif correspondant. Le nom et le numéro de compte peuvent varier d'un cabinet d'avocats à l'autre ; le compte est souvent appelé « acomptes clients » ou « compte de passage ». Le crédit de ce deuxième pot ne porte plus sur un mandat précis, mais sur le client.

Dans l'image suivante, vous pouvez voir un exemple d'un client qui a un solde créditeur provenant de factures acomptes ou partielles, c'est-à-dire le pot 1, et un autre crédit en comptabilité, c'est-à-dire le pot 2.

Crédit sur factures d'acompte

Si vous créez une facture d'acompte ou une facture partielle dans timeSensor LEGAL, un crédit sera créé dans le pot 1. Celui-ci sera affiché immédiatement par timeSensor LEGAL, que l'avance ou la facture partielle ait déjà été réglée par le client ou non.

Les acomptes sont des profits

Pour la facture d'acompte, un compte de paiement et un compte des profits sont conservés, car si le paiement arrive plus tard, il s'agira d'un profit soumis à la TVA. Afin de mieux différencier les profits des acomptes et les profits normaux, il est recommandé de créer un compte de profits séparé pour les acomptes.

Lors du paiement de l’acompte ou de la facture partielle, il y aura un impact sur la comptabilité financière pour la première fois.

Deux écritures comptables seront générées :

Banque - profit des acomptes (montant brut)

profit des acomptes - Créditeur TVA (montant TVA)

Créditer les acomptes sur les factures

Dès qu'un acompte ou une facture partielle a été entièrement payée et figure donc dans les "factures payées", elle peut être compensée par une facture "réelle". Pour ce faire, ouvrez le dossier de facture. Le solde des acomptes/paiements partiels est affiché en bas de l'enregistrement des données de facture. Dans le menu « Compensation par », sélectionnez l'acompte ou la facture partielle que vous souhaitez créditer sur la facture et cliquez sur « Imputer ».

Désormais, deux processus sont déclenchés :

1. La facture d'acompte est annulée (recomptée) sur le compte de passage déposé avec la date du jour, ainsi :
   profit des acomptes - comptes de passage (montant brut)
   créditeur TVA - profit d'acomptes (montant TVA)
2. Le montant est désormais comptabilisé dans le compte de revenus final :
   compte de passage - profit (montant brut)
   profit - créditeur TVA (montant de la TVA)
   

Le crédit s'effectue en deux étapes, car la facture d'acompte doit être réimputée au taux de taxe historique, tandis que le crédit s'effectue au taux de taxe actuel.

Acomptes inutilisés

Il arrive parfois que des acomptes sur un mandat restent inutilisées et doivent soit être créditées sur un autre mandat, soit être remboursés au client. La fonction « Annulation acomptes » est utilisée à cet effet. Cet élément de menu apparaît s'il y a du crédit inutilisé dans le pot 1 et qu'il n'y a pas d'autres services à facturer sur le mandat. Cette commande crée un report du pot 1 au pot 2 :

Cette action déclenche les réservations suivantes :

profit des acomptes - comptes de passage  (montant brut)

créditeur TVA - profit des acomptes
(montant TVA)

Solde de la comptabilité financière

Il existe diverses raisons pour lesquelles un solde créditeur peut apparaître en comptabilité financière. Peut-être que le client a payé trop cher ou que les acomptes inutilisées ont été transférés à la comptabilité financière. Quoi qu’il en soit, ce crédit se trouve désormais dans le Pot 2, ou dans le compte passif créé à cet effet, « acomptes » ou « comptes de passage » (le nom exact du compte peut varier d’un cabinet d’avocats à l’autre).

Un tel crédit peut maintenant être crédité sur n'importe quel mandat dans n'importe quelle facture du client. Le montant correspondant apparaît en bas de la facture et peut être utilisé pour équilibrer la facture.

Si un remboursement doit être effectué au client, le remboursement est inscrit directement sur le compte de caisse « Banque » (pour un virement bancaire) ou « Caisse » (pour un paiement en espèces), dans chaque cas également avec le compte guichet « acomptes des clients » ou « compte de passage ».

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