Un dossier de dépôt (dossier Drop) facilite l'archivage des fichiers dans TimeSensor LEGAL. Il suffit de glisser un fichier ou un document dans le dossier et TimeSensor LEGAL l'importe automatiquement dans la boîte de réception. Si vous avez placé le document dans un dossier de mandat à l'intérieur du dossier Drop, le document est également archivé automatiquement et apparaît dans la chemise du mandat correspondant.

Réglage du dossier Drop

Rendez-vous dans la fenêtre du spooler et cliquez sur l'onglet "Entrant". Sélectionnez le bouton "dossier drop" puis "spécifier un dossier drop". Maintenant, sélectionnez un dossier vide existant ou créez un nouveau dossier, qui servira comme dossier drop à l'avenir. Sélectionnez "Ouvrir", lisez puis confirmez l'avertissement concernant les documents du dossier drop.

Maintenant timeSensor® LEGAL créera automatiquement un dossier pour chacun de vos mandants dans ce dossier drop. En outre, dans chaque dossier de mandant, timeSensor® LEGAL créera des dossiers pour les mandats actifs du mandant.

Cette structure de dossiers est désormais maintenue et mise à jour régulièrement par TimeSensor LEGAL dans le dossier Drop. Ajoutez un mandat et un sous-dossier correspondant apparaîtra automatiquement. Renommez un mandat et le sous-dossier sera automatiquement renommé. Veuillez ne pas changer la structure des dossiers ou les noms de dossier et laissez seulement TimeSensor LEGAL s'occuper de la gestion des sous-dossiers dans votre dossier Drop.

Utiliser le dossier Drop

Un dossier Drop sert de «porte d'entrée» pour l'archivage dans TimeSensor LEGAL. Le logiciel scanne la structure des dossiers en continu à la recherche de nouveaux fichiers. Si un fichier se trouve dans un dossier, le fichier est importé dans la boîte de réception de TimeSensor LEGAL puis sera supprimé. Ainsi, veuillez uniquement placer des copies de vos documents dans le dossier Drop et non pas des originaux de sorte à ce que vous ne perdiez aucune donnée.

• Placez un document sur le premier niveau dans le dossier Drop (c.-à-dire pas dans un dossier de mandant ou de mandat), ainsi le document sera ignoré et pas importé.
• Placez un document sur le deuxième niveau dans le dossier Drop (c.-à-dire dans un dossier de mandant), le document sera importé dans la boîte de réception et y apparaît en rouge, de sorte à ce que l'association du mandat se fasse manuellement et que le document puisse alors être archivé.
• Placez un document dans le troisième niveau dans le dossier Drop (dans un dossier de mandat), le document sera importé dans la boîte de réception et archivé en même temps immédiatement dans le mandat correspondant.

Exemples d'application

Le dossier Drop peut être un bon complément à votre processus de numérisation (scan). Scannez un document et enregistrez-le directement à partir du logiciel du scanner dans le mandat de dossier correspondant. Un bon scanner vous permet de choisir l'emplacement de sauvegarde d'emblée lors du scan, par exemple directement sur le display du scanner. Le dossier Drop peut également être utilisé pour les emails et l'archivage. Sauvegardez vos emails directement depuis le client email dans le dossier Drop. Veuillez prendre note de l'entrée correspondante à ce sujet dans la FAQ.

Autres recommandations

Le "Handling" (ou la manutention du dossier: la synchronisation de la structure des dossiers, la recherche et lecture de nouveaux fichiers) peut nécessiter beaucoup de puissance de calcul. Nous recommandons donc d'utiliser un unique dossier Drop central au sein d'un réseau et de le partager sur un volume de serveur commun. Ainsi TimeSensor LEGAL doit superviser et traiter un seul dossier. Si chaque utilisateur gérait son propre dossier Drop localement, ceci entraînerait un effort administratif multiplié. Veuillez noter que les systèmes d'exploitation (Mac, Windows) ont des restrictions différentes quant aux noms de fichier. Si vous utilisez différents systèmes d'exploitation sur votre réseau, vous devriez choisir un nom de fichier, qui soit compatible avec les deux systèmes d'exploitation.

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