Comment comptabiliser un paiement ?
Principes de base
Toutes les informations relatives à la facturation se trouvent rapidement dans la section Finances/Mandats. Si vous ne voyez pas le bouton "Finances" dans votre interface, cela signifie que vous n'avez pas les droits d'accès correspondants. Veuillez contacter votre administrateur afin qu'il puisse vous accorder l'accès. tSL n'a aucune connexion avec votre banque et ne peut donc pas savoir quand les paiements sont reçus. Vous devez toujours les enregistrer manuellement dans timeSensor LEGAL.
Enregistrer les paiements manuellement par facture
Si vous constatez une entrée de paiement sur votre compte bancaire, vous avez plusieurs options pour retrouver la facture correspondante dans timeSensor LEGAL. La manière la plus efficace est d'utiliser la liste des factures ouvertes. Naviguez vers Finances/Mandats/Débiteurs et ouvrez la liste des "factures ouvertes".
Utilisez ensuite le champ de recherche pour trouver la facture dans laquelle vous souhaitez enregistrer un paiement. Comme dans les autres listes de tSL, vous pouvez ajuster le champ de recherche en fonction de l'information recherchée. Vous pouvez également personnaliser la liste selon vos préférences en effectuant un clic droit sur un en-tête de colonne.
Dans notre exemple, nous avons reçu de la banque le numéro de facture. Nous réglons donc le champ de recherche sur "ID" et entrons le numéro de facture correspondant.
Avec un double-clic, nous pouvons ouvrir l'enregistrement de la facture pour enregistrer le paiement. En bas de chaque facture, vous trouverez la section "Règlement de la facture", où vous devez entrer les informations de paiement correctes.
Dans "Règlement par:", vous pouvez sélectionner le compte de dépôt. Par défaut, le compte de dépôt standard est proposé. tSL suggère automatiquement le texte "Paiement", la date actuelle et le montant total à comptabiliser. Ces paramètres peuvent être ajustés pour enregistrer correctement le paiement. Si le montant total n'a pas été transféré, vous pouvez l'ajuster. La facture reste ouverte jusqu'à ce que la totalité du montant soit comptabilisée.
Une fois que vous avez ajusté les détails de la comptabilisation, cliquez en bas à droite sur "Enregistrer". tSL transférera alors le paiement dans la comptabilité et marquera la facture comme "soldée". En comptabilisant le paiement, l'enregistrement est automatiquement déplacé de la liste des "factures ouvertes" à la liste des "factures réglées". Dans le dossier, une coche rouge apparaîtra derrière l'enregistrement de la facture, indiquant que la facture a été entièrement payée.
Veuillez noter qu'une facture payée ne peut plus être modifiée.
Comptabiliser plusieurs paiements
Si plusieurs paiements ont été reçus à la même date et sur le même compte bancaire, vous pouvez utiliser la fonction "Règlement rapide". Cette fonction ne peut être utilisée que si les factures sont entièrement soldées. Les paiements partiels ne peuvent pas être enregistrés avec cette fonction.
Ouvrez à nouveau la liste des factures ouvertes et sélectionnez celles dont vous souhaitez comptabiliser le paiement. Pour que le règlement rapide fonctionne, au moins deux enregistrements doivent être sélectionnés. Vous pouvez sélectionner plusieurs enregistrements avec Cmd+Clic (macOS) ou Ctrl+Clic (Windows).
Cliquez ensuite sur l'icône du règlement rapide:
Cliquez sur "Ok" pour comptabiliser les paiements. Les factures précédemment sélectionnées seront automatiquement marquées comme "payées" et les enregistrements seront transférés dans la liste des "Factures équilibrées".
Comptabilisation des paiements via Camt (Suisse et Liechtenstein)
Si vos clients ont payé les factures avec un code QR joint, votre banque vous fournira un fichier que vous pourrez comptabiliser dans tSL. Il s'agit généralement d'un fichier XML (le format des données dépend de votre banque).
Téléchargez le fichier de paiement depuis le portail de votre banque et enregistrez-le sur votre bureau. Accédez à la section Finances/Camt dans tSL. Une nouvelle fenêtre intitulée "Fichiers de paiement" s'ouvre.
Faites glisser le fichier de paiement de votre banque dans cette fenêtre en utilisant le glisser-déposer.
tSL lit maintenant les paiements contenus dans le fichier et l'enregistre dans le dossier "Comptabilisé" sur votre bureau. Dans la fenêtre "Fichiers de paiement", un nouvel enregistrement apparaît, indiquant quel fichier a été comptabilisé et son contenu.
En double-cliquant sur l'enregistrement, vous pouvez voir quelles factures ont été comptabilisées et s'il y a eu des erreurs lors du traitement.
Si des erreurs se sont produites lors de la comptabilisation, elles apparaîtront sous l'onglet "Erreurs". Ces erreurs doivent être corrigées manuellement. Des erreurs peuvent survenir si un client effectue plusieurs fois le même paiement ou si vous importez plusieurs fois le même fichier de paiement.
Si de telles erreurs se produisent, tSL vous avertira avec un message d'alerte.
Dans notre exemple, le fichier de paiement a été importé plusieurs fois. Comme les factures contenues ont déjà été marquées comme "équilibrées", le paiement est maintenant enregistré sur le compte de passage attribué.
Si vous souhaitez supprimer tous les paiements contenus dans le fichier (parce que vous avez accidentellement importé deux fois le même fichier), vous pouvez simplement supprimer l'enregistrement et les écritures comptables associées seront également supprimées.
Attention : Veuillez ne supprimer le fichier de paiement que si vous êtes sûr de vouloir supprimer toutes les écritures comptables qu'il contient.