Comment contrôler l'équilibre entre le temps et les vacances et établir des horaires de travail ?

Comment contrôler l'équilibre entre le temps et les vacances et établir des horaires de travail ?

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Vous souhaitez contrôler les horaires de travail et les droits aux vacances de vos employés ? Cet article montre comment vous pouvez le faire avec TimeSensor LEGAL.

Préparation 1 : Créer des projets internes

Pour que les employés puissent saisir leurs temps de travail, mais aussi leurs absences (maladie, vacances, etc.) dans la feuille de temps, vous devez créer des clients internes. Pour ce faire, rendez-vous à la gestion des adresses. Votre cabinet d'avocats doit être inscrit dans la zone des employés. Si ce n'est pas encore le cas, vous devez créer votre cabinet d'avocats maintenant.
Dans le dossier de votre propre cabinet, vous créez maintenant les mandats internes nécessaires, par exemple pour:
  1. Vacances
  2. Maladie
  3. Militaire
  4. Éducation
Un mandat devient un mandat interne en sélectionnant le poste Interne dans le menu Statut. Si vous souhaitez conserver un budget horaire pour le mandat interne, par exemple pour contrôler le crédit de vacances des employés, cliquez sur la case à cocher Projet de comptoir.


Préparation 2 : Créer des horaires de travail



Vous devez établir un horaire de travail individuel pour chaque employé dont vous voulez contrôler le temps de travail et les vacances. Pour ce faire, ouvrez les paramètres du compte utilisateur de l'employé concerné dans l'administration des utilisateurs et attribuez-lui son horaire de travail. Si ce dernier n'existe pas encore, vous pouvez appeler l'éditeur de schémas pour les horaires de travail dans le menu correspondant.



Dans cet éditeur, vous pouvez planifier le temps de travail brut de l'employé à l'aide de différents outils. En outre, vous devez préciser les délais de planification de chaque projet de compteur pour chaque mois.
Saisissez d'abord le temps de travail brut de l'employé. Pour ce faire, sélectionnez la ligne Durée brute du travail et choisissez Calculer la durée brute du travail à partir du calendrier dans le menu d'action. 
Nous supposons ici que vous avez correctement configuré le calendrier valable pour le cabinet d'avocats dans les paramètres, y compris les jours fériés locaux.
Saisissez maintenant la durée brute du travail de l'employé pour chaque jour de la semaine à l'aide de l'assistant. Maintenant, timeSensor LEGAL calcule le temps de travail brut de l'employé sur la base de vos spécifications et du calendrier. Il s'agit du temps de travail cible que l'employé doit travailler chaque mois.



Si l'employé a rejoint l'entreprise en cours d'année, veuillez vous assurer que le nombre d'heures de travail brut commence le mois de l'adhésion et qu'il n'y a pas de chiffre dans les cellules respectives avant.
Saisissez ensuite le budget d'heures mensuel pour tous les projets de comptoir. Ainsi, si l'employé a cinq semaines de vacances par an et travaille 42 heures par semaine, répartissez le crédit de vacances d'un total de 210 heures linéairement sur l'année, de sorte que le budget horaire correspondant soit de 17,5 heures par mois. Vous pouvez utiliser l'assistant Distribuer les heures linéairement pour automatiser ce processus. Lorsque vous avez complètement établi l'horaire de travail, vous pouvez commencer à utiliser le contrôle des heures.

Saisir les heures

Permettez maintenant à vos employés de réserver tous les temps, y compris les maladies, les vacances ou autres activités internes aux mandats internes correspondants. Pour ce faire, vous devez sélectionner le mandat interne correspondant dans la feuille de temps. Veuillez noter que le contrôle est toujours effectué en quelques heures. Si un employé prend une semaine de vacances, il inscrira alors 42 heures de vacances dans sa feuille de temps dans le mandat interne.

Vérifier les horaires

Vous pouvez vérifier les soldes de temps et de vacances en cliquant sur Contrôle du temps sous Spécial, puis en sélectionnant Soldes de temps et de vacances. Cette fonction calcule les données en comparant les horaires de travail avec les données enregistrées dans la feuille de temps. À l'extrême droite, vous trouverez des cases pour chaque projet de comptoir. L'un indique le nombre total de vacances et l'autre le temps d'absence. Si trop de vacances ont été prises, l'affichage des vacances devient rouge. Si un salarié a effectué des heures supplémentaires, la durée de l'absence est affichée en vert.