Comment créer un dossier de dépôt ?
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Un dossier de dépôt permet d'archiver facilement tous les fichiers dans timeSensor LEGAL. Il suffit de déplacer un fichier ou un document dans le dossier de dépôt et timeSensor LEGAL importe automatiquement le document dans la boîte de réception. Si vous avez placé le document dans un dossier client à l'intérieur du dossier de dépôt, le document sera également archivé automatiquement et apparaîtra dans le dossier client correspondant.
Créer un dossier de dépôt
Allez dans la fenêtre de courrier en bas à gauche et cliquez sur l'onglet Drop Folder et cliquez sur l'icône jusqu'à ce que la commande Set Drop Folder apparaisse. Sélectionnez maintenant un dossier vide existant ou créez un nouveau dossier, qui devrait vous servir de dossier de dépôt à l'avenir.
Sélectionnez Ouvrir pour définir le dossier. TimeSensor LEGAL va maintenant créer automatiquement un dossier pour chacun de vos clients dans ce dossier de dépôt. Dans chaque dossier client, timeSensor LEGAL crée également des dossiers pour les clients actifs du client.
Cette structure de dossiers dans le dossier de dépôt sera désormais mise à jour par timeSensor LEGAL. Si vous ajoutez un client, un sous-dossier correspondant apparaîtra automatiquement. Si vous renommez un client, le sous-dossier sera automatiquement renommé.
Veuillez ne pas modifier vous-même la structure des dossiers ou les noms des dossiers, mais laissez la gestion des sous-dossiers de votre dossier de dépôt exclusivement à timeSensor LEGAL.
Utiliser le dossier de dépôt
Le dossier de dépôt sert de porte d'entrée à l'archivage dans timeSensor LEGAL. Le logiciel recherche en permanence de nouveaux fichiers dans la structure des dossiers. Si un fichier est trouvé dans un dossier, le fichier est importé dans la boîte de réception de TimeSensor LEGAL et ensuite supprimé.
Mettez donc toujours uniquement des copies de vos documents dans le dossier de dépôt afin de ne pas perdre de données.
Si vous placez un document au premier niveau dans le dossier de dépôt (c'est-à-dire pas dans un dossier client ou mandat), le document est ignoré et n'est pas importé. Si vous placez un document au deuxième niveau dans le dossier de dépôt (c'est-à-dire dans un dossier client), le document est importé dans la boîte de réception et y apparaît en rouge afin que l'affectation au client puisse être faite manuellement et que le document puisse ensuite être archivé.
Si vous placez un document au troisième niveau dans le dossier de dépôt (c'est-à-dire dans un dossier client), le document est importé dans la boîte de réception et en même temps immédiatement archivé dans le client correspondant.
Exemples d'application
Le dossier de dépôt peut être un bon complément à votre processus de numérisation. Numérisez un document et enregistrez-le directement à partir du logiciel de numérisation dans le bon dossier de mandat. Un bon scanner vous permet d'accéder directement au bon dossier, par exemple directement à partir de l'écran du scanner.
Le dossier de dépôt peut également être utilisé pour l'archivage des courriers électroniques. Enregistrez votre e-mail directement du client de messagerie dans le dossier de dépôt.
Autres recommandations
La manipulation (synchronisation de la structure des dossiers, recherche et lecture dans de nouveaux fichiers) peut nécessiter une puissance de calcul relativement importante. Nous vous recommandons donc de n'utiliser qu'un seul dossier de dépôt central sur un volume de serveur partagé dans un réseau. De cette façon, un seul dossier à la fois doit être maintenu et contrôlé par timeSensor LEGAL. Si chaque utilisateur créait son propre dossier de dépôt localement, l'effort d'administration serait multiplié.
Notez que les systèmes d'exploitation (Mac, Windows) ont des restrictions différentes en ce qui concerne les noms de fichiers. Si vous utilisez différents systèmes d'exploitation dans votre réseau, vous devez choisir un nom de fichier compatible avec les deux systèmes d'exploitation.
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