Comment exporter des délais et/ou des rdv?

Comment exporter des délais et/ou des rdv?

La tâche de fond "Délais" exporte les données saisies au format iCal dans la fenêtre des "Délais" resp. "Calendrier". Un fichier sera émis, soit localement, soit sur un fichier FTP, soit sur un serveur webDAV pour chaque collaborateur. Dans la pratique, l'exportation vers un webDAV Share s'est prouvé efficace, car celui-ci permet d'abonner les délais dans un format compatible à iCal ou sur un iPhone/iPad. Cette configuration est décrite ci-après.

Exportation de délais

Veuillez prendre note qu'uniquement les délais des collaborateurs ayant activé l'exportation dans la gestion des délais et/ou dans leur calendrier (menu "Outils") seront exportées.

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 Activer exportation

Pour activer l'exportation de délais, rendez-vous dans votre espace de travail personnel et puis cliquez sur le bouton"Délais" et/ou "Calendrier". Faites attention au menu "Outils" qui est ajouté à la barre de menu lors de l'ouverture de cette fenêtre. Choisissez dans le menu la position "iCal Export". Une nouvelle fenêtre s'ouvre dans laquelle vous cocherez la case "Activer iCal Export" et pouvez décider si les délais doivent être exportés comme rendez-vous ou comme tâches.

  • Exportés comme rdv, les données seront visibles dans la fenêtre principale de votre calendrier iCal et est convenable pour l'exportation du calendrier
  • Exportés comme tâche, les délais sont affichés dans la liste des tâches ("To Do"). Ceci est convenable pour l'exportation depuis la fenêtre "Délais".

Veuillez prendre note que chaque utilisateur doit activer l'exportation de ces délais individuellement. Les indications citées ci-dessus valent pour l'utilisateur momentanément connecté.

Activer tâche de fond

Une tâche de fond est responsable de l'exportation périodique des délais des collaborateurs, qui ont activé l'exportation iCal. Comme toutes les tâches, cette tâche peut aussi être configurée dans le domaine "Paramètres", puis dans le menu "Admin" sous "Tasks". Choisissez cette commande pour faire apparaitre l'éditeur des tâches de fonds. Cliquez ensuite sur "Délais" pour configurer cette tâche.

Configurer tâche de fond

Dans un système monoposte, la tâche "Délais" fonctionne en arrière-plan sur le poste de travail local  quand timeSensor® LEGAL est allumé. Dans un système multi-postes, la tâche "Délais" peut être mise en place sur le poste de travail local. Il est recommandé de la mettre en place sur le serveur. Choisissez d'abord à quel endroit vous souhaitez allumer la tâche (sur le poste de travail local ou sur le serveur) et activez ensuite la tâche. Après cela, vous pouvez définir dans quel intervalle de temps timeSensor® LEGAL devra effectuer l'exportation. Choisissez par exemple l'intervalle entre 01:00 et 23:55. Ainsi, il reste une fenêtre de temps d'1 heure qui pourra être utilisé par timeSensor® LEGAL pour sécuriser les donner et faire des mises à jour de logiciel sans déranger les autres tâches de fond. L'intervalle, resp. l'exécution pourront être défini selon votre besoin. Plus l'intervalle est court, plus les données vont être mises à jour fréquemment. Il est recommandé de choisir une valeur entre 3 et 5 minutes. Dans notre exemple, nous avons fait un essai avec un intervalle d'1 minute.
Installez votre propre Share pour l'export de délais sur le serveur. Dans les paramètres pour ce Share (en double-cliquant sur le Share), vous devriez tout de même activer le protocole WebDAV même si vous n'avez pas recours à l'exportation webDAV par la suite.

Par conséquent, nous voulons maintenant mettre en place une exportation locale sur le serveur. Vous devez avoir le client de TimeSensor installé sur votre serveur.

  • Ouvrez la fenêtre de tâche et cliquez sur "Délais"
  • Faites une exportation locale
  • Avec la commande "Sélection..." vous choisissez désormais le Share sur votre serveur que vous venez de créer à l'étape antérieure. Celui-ci se trouve dans le dossier "Objets partagés" (ou "approuvés") sur le disque dur de votre serveur.

Veuillez prendre note que dans cette méthode aussi, timeSensor n'effectuera l'exportation des délais uniquement quand un utilisateur aura réglé cela les paramètres en conséquence dans la fenêtre de délais, tout comme le premier paragraphe de cette entrée dans la FAQ le décrit. Si tous les paramètres sont corrects, timeSensor exportera pour chaque utilisateur qui a coché cette option un fichier .ics sur le Share.

Ouvrez maintenant votre iCal et choisissez sous "Dépôt" l'option "Nouvel abonnement calendrier ..."

Dans la fenêtre suivante, l'adresse des fichiers iCal exportées doivent être indiquées, au format: http://"ip/ interne du serveur"/webdav/"Nom du Shares"/"Nom du fichier .ics" L'expression "webdav" dans le chemin vers le fichier .ics est obligatoire car les autres données dépendent de votre système. Si vous ne connaissez pas le nom du fichier .ics, ouvrez le Share et regardez le nom du fichier .ics. Normalement, le nom suit la structure: Délais_"Abréviation".ics Donc par exemple:

  • Délais_MMU.ics
  • Délais_SAM.ics
Si toutes les informations étaient correctes, iCal va importer le fichier demandé. Dans cette fenêtre, vous pouvez encore entrer des détails sur le calendrier importé. SVP, rappelez-vous que pour chaque utilisateur, un calendrier distinct est généré. Si vous souhaitez donc avoir tous les délais de tout le monde affichés dans votre calendrier, vous devez importer le calendrier de chaque employé chez vous. Chaque exportation de délai a son propre fichier .ics.

Réglages sur l'iPhone ou l'iPad

Entrez maintenant ici le nom d'utilisateur et le mot de passe défini pour le WebDAV Share. Sélectionnez «Enregistrer» pour définitivement mettre en place l'abonnement. Votre iPhone ou iPad va maintenant régulièrement chercher les délais déposés sur le serveur et l'affiche dans votre calendrier.

Réglages pour Outlook

Avec Microsoft Outlook vous pouvez aussi abonner un calendrier iCal. Vous trouvez de plus amples informations ici:

Pour Outlook 2010 (Windows) : https://support.office.com/fr-fr/article/introduction-%C3%A0-la-publication-de-calendriers-internet-a25e68d6-695a-41c6-a701-103d44ba151d

Pour Outlook 365 en conjonction avec un compte Outlook.com : http://windows.microsoft.com/en-us/windows/outlook/calendar-import-vs-subscribe

Remarque : pour Outlook sous macOS, Microsoft ne fournit cette fonctionnalité qu'en conjonction avec un compte Outlook.com.


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