Vue d'ensemble

Octoiur facilite le travail quotidien des cabinets d'avocats et des notaires. Lors de la rédaction d'actes juridiques et de contrats, il est très simple de gérer les preuves, les annexes et les blocs de texte d'un simple clic, d'intégrer des données, de tamponner les pièces jointes ou d'utiliser une mise en page et une mise en forme du texte uniformes. Pour cela, les documents présents dans le fichier de timeSensor LEGAL 365 doivent être accessibles à Octoiur. timeSensor LEGAL copie les documents sélectionnés d'un mandat avec toutes leurs pièces jointes dans un dossier que lit Octoiur.

Comment ça fonctionne

Stammverzeichnis / Ihr Kürzel / Aktenzeichen Klient - Mandatsname

Après l'exportation, le dossier mandat s'ouvre dans le Finder ou l'Explorateur.

Il existe deux répertoires racines possibles :

• le dossier globalque toute l'étude utilise en commun, généralement sur un serveur. Votre administrateur le configure une fois.
• un dossier local sur votre propre ordinateur, optionnel. Chaque utilisateur le configure lui-même si nécessaire.

Configurer le dossier global (Administrateur)

1. Ouvrez les paramètres dans la section DMS.
2. Cliquez dans la section OCTOIUR sur le symbole Windows et saisissez le chemin sous lequel les ordinateurs Windows voient le dossier, par exemple \\server\Octoiur.
3. Cliquez sur le symbole Apple et saisissez le chemin sous lequel les ordinateurs Mac voient le même dossier, par exemple /Volumes/Octoiur.
4. Fermez la fenêtre. Les chemins sont enregistrés.

Le même dossier serveur est accessible sous Windows et macOS via des chemins différents, c'est pourquoi il y a deux champs. Si votre étude travaille uniquement avec l'un des deux systèmes, un seul chemin suffit. Plutôt que de taper le chemin, vous pouvez sélectionner le dossier avec  le bouton (…) à sélectionner – cela fonctionne pour le système sur lequel vous travaillez actuellement.

Configurer le dossier local (chaque utilisateur, optionnel)

1. Sélectionnez un ou plusieurs documents dans la liste des documents.
2. Maintenez la touche Alt(Windows) ou la touche Option ⌥ (Mac) enfoncée et cliquez sur le bouton touche Option ⌥ (Mac) au-dessus de la liste des documents, ou faites un clic droit sur l'un des documents. (…) au-dessus de la liste des documents, ou faites un clic droit sur l'un des documents.
3. Sélectionnez Envoyer » vers le répertoire Octoiur...Les trois points signifient qu'une boîte de dialogue s'ouvre d'abord.
4. La boîte de dialogue affiche le dossier global et le dossier local. Un point à côté de chaque dossier indique son état : vert – accessible, rouge – configuré, mais actuellement inaccessible, gris – non configuré.
5. Cliquez sur Sélectionner...pour choisir votre dossier local. Vous pouvez aussi créer un nouveau dossier. Avec × vous pouvez supprimer le dossier local. × vous pouvez supprimer le dossier local.
6. Définissez quel dossier doit être utilisé en premier : Préférer le dossier global (Standard) ou Préférer le dossier local.
7. Cliquez sur Sauvegarder...pour conserver les préférences, ou sur Exporterpour les conserver et exporter immédiatement les documents sélectionnés. Annuler annule vos modifications.
   
   

Exporter des documents

1. Ouvrez le mandat ou le dossier et sélectionnez les documents dans la liste des documents. Tous les documents sélectionnés doivent appartenir au même mandat.
2. Cliquez sur le bouton (…) au-dessus de la liste des documents, ou faites un clic droit sur l'un des documents.
3. Sélectionnez Envoyer » vers le répertoire Octoiur.

timeSensor LEGAL copie chaque document avec toutes ses pièces jointes dans le dossier mandat, puis ouvre ce dossier. Le répertoire racine préféré est utilisé. S'il n'est pas accessible, timeSensor LEGAL utilise l'autre et vous en informe.

Comment les noms de dossiers et de fichiers sont-ils créés

• Code : Votre code utilisateur dans les préférences.
• Dossier mandat : Numéro de dossier, client, tiret, désignation du mandat – par exemple 2024-001 Muster AG - Mietstreit. Si la désignation du mandat contient déjà le numéro de dossier, celui-ci est omis pour éviter les doublons.
• Noms de fichiers : les noms des documents tels qu'ils apparaissent dans le fichier. Si le préfixe de date est activé pour les exportations (même page des paramètres, Préfixe date/heure à l'exportation), chaque nom commence par la date et l'heure du document. La pièce jointe Préfixe date/heure à l'exportation), chaque nom commence par la date et l'heure du document. Les pièces jointes portent la date de leur document.
• Les pièces jointes se trouvent dans le même dossier que les documents, pas dans un sous-dossier.
• Caractères, que Windows ou macOS n'autorisent pas dans les noms, comme / : ? * < > |, sont remplacés par _. / : ? * < > |, sont remplacés par _ _.
• Les noms identiques reçoivent un numéro : le deuxième fichier s'appelle Nom (2), le troisième Nom (3). Name (2), le troisième Name (3).
• Les noms très longs sont réduits afin que le chemin complet reste dans la limite que Windows peut traiter. L'extension du fichier est conservée.

Bon à savoir

• timeSensor LEGAL ne crée pas lui-même le répertoire racine. Si le dossier serveur n'est pas connecté, il est affiché comme inaccessible – aucun dossier local du même nom n'est créé par erreur. Seuls votre dossier code et le dossier mandat sont créés.
• Vous pouvez exporter à nouveau à tout moment : les documents d'jà présents dans le dossier sont détectés et vous décidez s'ils doivent être remplacés.