Comment fonctionne l'interface email de timeSensor® LEGAL?

Comment fonctionne l'interface email de timeSensor® LEGAL?

L'interface email de timeSensor® LEGAL permet d'archiver des emails incluant les pièces jointes dans timeSensor LEGAL en envoyant ceux-ci à un compte email spécial POP3.

  • Vous envoyés les emails sortants en BCC (copie occultée) au compte mail POP3.
  • Vous pouvez transférer ou dévier les emails sortants avec la fonction "Dévier"ou "Transférer" au compte mail POP3.

timeSensor® LEGAL cherche les emails à intervalle régulier et les convertit en document PDF qu'il archive avec les pièces jointes. Remarque: Avant d'utiliser l'interface email de timeSensor® LEGAL, veuillez lire les entrées dans la FAQ sur "Dans quel format archiver mes emails" et "Comment transférer mes emails dans les archives".

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Das Aktivieren der eMail Schnittstelle auf dem 4D Server ist nur für gelegentliches Archivieren zu empfehlen.

Configuration

  • Vous créez un compte email séparé POP3 sur votre serveur de messagerie ou votre fournisseur de messagerie. Ceci servira uniquement à l'archivage des emails dans timeSensor LEGAL.
  • Dans les paramètres de timeSensor LEGAL, vous saisissez les données d'accès du compte mail POP pour que timeSensor LEGAL puisse se connecter avec le serveur emails et puisse ainsi y chercher les emails.
  • La levée des emails peut se faire manuellement en cliquant sur „Connecter“ fenêtre de la boîte de réception ou automatiquement en définissant une tâche de fond.
  • timeSensor® LEGAL cherche les emails nouvellement arrivés et les affiche dans la fenêtre de messagerie. Si le logiciel a reconnu un mandat adéquat, celui-ci y sera associé. Si le logiciel reconnait des enregistrements d'adresses adéquat, ceux-ci seront associés.
  • Finalement l'email sera enregistrée en PDF, en incluant toutes les pièces jointes, et sera archivée dans le mandat associé.

B7_CHF(1)Limites de l'interface de courrier électronique

  • L'interface de courrier électronique est conçue pour une utilisation sous Mac OSX. L'interface peut être activée soit sur le 4D Server, ou sur un client Mac ou une version uniposte de timeSensor LEGAL.
  • Nous déconseillons  l'activation de l'interface sur le 4D Server, si a) le volume de courrier électronique dépasse les 50 e-mails par jour, ou b) vous remarquez un ralentissement de l'ensemble du système lors du traitement des e-mails ou c) vous remarquerez que l'interface se bloque lors du traitement d'e-mails inattendus, ce qui affecte le fonctionnement du 4D Server. Des emails inattendus peuvent être des emails ayant un codage inhabituelle ou faux, un codage malveillant, une police ou codage HTML incorrects (des soi-disants "Spam"). Dans ces cas, l'interface devrait être activée depuis un client Mac séparé pour le bénéfice d'une meilleure performance et stabilité.
  • La taille du fichier d'emails (incl. pièces jointes) ne doit pas dépasser 15 MB. Les emails de taille supérieure sont rejetés par la boîte de réception et un ticket est généré.
  • Il ne peut être garanti que les codages des emails soient traités correctement à tout moment. Il se peut que des caractères spéciaux ne soient pas affichés correctement ou même que l'interface plante et donc que le logiciel doit être redémarré.
  • Dans la version actuelle du 4D Internet Commands, la longueur des noms de fichiers est limitée à 62 caractères. Donc l'interface ne peut donc au moment pas traiter des pièces jointes dont le nom est plus long que 62 caractères.
  • L'interface de courrier électronique a été fournie et testée pour l'archivage sélectif. Si vous exécutez tout votre trafic de messagerie sur l'interface, cela peut causer un ralentissement du système. Dans ce cas, vous ne devriez pas activer l'interface sur le 4D Server mais sur un client Mac.
  • Les emails entrants sont transformés en documents PDF. Les documents PDF ne contiennent pas toutes les métadonnées de l'email d'origine. Pour des raisons médico-légales, il est donc nécessaire de garder le message d'origine sur votre serveur de messagerie.
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L'activation de l'interface email sur un client séparé accroît la stabilité et performance du systèmeb7.


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