Avec les relations d'adresse, vous liez des contacts dans timeSensor LEGAL, par exemple un interlocuteur à une entreprise ou une partie adverse à un mandat. Des relations bien entretenues contrôlent le destinataire de la facture, l'adressage des modèles et le contrôle des conflits. Cette FAQ répond aux questions les plus fréquentes à ce sujet.

Bases

Qu'est-ce qu'une relation d'adresse ?

Une relation d'adresse décrit la relation entre un contact et un autre, par exemple « entreprise – interlocuteur », « client – partie adverse » ou « client – payeur ». Elle est enregistrée au niveau du dossier (contact) ou au niveau d'un mandat individuel.

À quoi servent les relations d'adresse ?

• Facturation : Une adresse connectée en tant que payeur est automatiquement proposée comme destinataire de facture.
• Modèles : Via l'ID d'une relation, un modèle peut cibler le destinataire à partir de cette relation.
• Contrôle des conflits : Les relations avec participation au conflit sont prises en compte lors de la vérification des conflits d'intérêts.
• Intégration des données : Les mandats, brouillons et documents d'un contact lié peuvent être transférés dans le dossier principal.

Où puis-je trouver les relations disponibles ?

Sous Préférences... > Données de base > Relations. Là, vous voyez toutes les relations que timeSensor LEGAL fournit par défaut. Vous pouvez modifier, supprimer ou créer des relations. Préférences... > Données de base > Relations. Là, vous voyez toutes les relations que timeSensor LEGAL fournit par défaut. Vous pouvez modifier, supprimer ou créer des relations.

Comment une relation est-elle construite ?

Chaque relation a deux côtés :

Quelles options une relation a-t-elle ?

• Intégration des données : Les mandats, brouillons et documents du contacts lié sont transférés dans le dossier du contact principal (par exemple pour la relation « partie proche »).
• Transfert de facture : Le contact lié peut être enregistré comme destinataire de facture.
• Participation au conflit d'intérêts : Définit si et comment le contact lié est vérifié dans le contrôle des conflits, par exemple en tant que co-client ou partie adverse. Cette option doit être correctement définie pour que le contrôle des conflits fonctionne.

À quoi sert le numéro (ID) d'une relation ?

Chaque relation a un ID unique, visible en bas de l'enregistrement (par exemple 1300). Vous pouvez enregistrer cet ID dans une expression de modèle. Le modèle tire alors toujours l'adresse de cette relation précise, par exemple toujours le tribunal compétent.

Connecter des contacts au niveau du dossier

Quand connecter au niveau du dossier ?

Si la relation s'applique à tous les mandats de ce contact, par exemple un interlocuteur central d'une entreprise ou un payeur pour toutes les factures.

Comment créer un nouvel interlocuteur pour une entreprise ?

1. Ouvrez la section Contacts et sélectionnez l'entreprise (personne morale).
2. Cliquez sur le symbole plus.
3. Confirmez la question si vous souhaitez ajouter de nouveaux employés dans la boîte de dialogue de saisie rapide. Boîte de dialogue de saisie rapide souhaitez ajouter.
4. Enregistrez jusqu'à cinq personnes simultanément et sélectionnez directement la relation, par exemple interlocuteur.

Sélectionnez uniquement le côté droit de la relation (le rôle de la nouvelle personne). Le côté gauche en majuscules se réfère à l'entreprise déjà sélectionnée.

Comment connecter une adresse déjà enregistrée ?

1. Ouvrez le dossier du contact principal.
2. Cliquez en bas sur le petit plus. La fenêtre du sélecteur s'ouvre.
3. Recherchez l'adresse souhaitée, par exemple via les premiers caractères du nom.
4. Faites glisser l'adresse par glisser-déposer dans le dossier. La boîte de dialogue de connexion s'ouvre.
5. Sélectionnez le rôle à droite, par exemple interlocuteur. Le côté gauche s'adapte automatiquement.
6. Confirmez avec OK et fermez la fenêtre du sélecteur.

Alternativement, vous pouvez utiliser Connecter en bas de la fenêtre du sélecteur. Veillez alors à ne pas choisir l'option la plus haute Transférer avec adresse. Cette option transfère l'adresse de la personne vers le dossier, par exemple l'adresse personnelle d'un interlocuteur vers l'entreprise. Connecter utiliser. Veillez alors à ne pas choisir l'option la plus haute Transférer avec adresse à choisir. Cette option transfère l'adresse de la personne vers le dossier, par exemple l'adresse personnelle d'un interlocuteur vers l'entreprise.

Que fait un payeur ?

Si une adresse est connectée au niveau du dossier en tant que payeur, elle est automatiquement proposée comme destinataire de facture lors du règlement, au lieu de l'adresse enregistrée dans la fiche principale. Lors de la création de la facture, vous pouvez toujours sélectionner un autre destinataire, par exemple le dossier lui-même ou un interlocuteur lié.

Comment modifier la catégorie d'un contact lié ?

Vous modifiez la catégorie (relation) d'un contact lié directement dans la liste des connexions, sans supprimer la connexion. Par exemple, vous corrigez un interlocuteur connecté par erreur en tant que partie adverse.

Étape par étape

1. Ouvrez le dossier du contact principal ou le mandat concerné si la connexion est enregistrée au niveau du mandat.
2. Recherchez dans la zone des contacts liés l'entrée dont vous souhaitez modifier la catégorie.
3. Cliquez dans cette entrée sur la colonne Relation.
4. Sélectionnez la nouvelle relation, par exemple payeur au lieu de interlocuteur.
5. Enregistrez l'enregistrement.

Qu'est-ce qui change avec cela ?

La nouvelle catégorie affecte immédiatement toutes les fonctions basées sur les relations :

• Si une adresse devient payeur, timeSensor LEGAL la propose comme destinataire de facture lors du prochain règlement.
• Les modèles qui adressent via un ID de relation tirent désormais l'adresse avec la nouvelle relation.
• Le contrôle des conflits prend en compte la participation au conflit de la nouvelle relation.

À quoi dois-je faire attention ?

timeSensor LEGAL ne peut pas reconnaître si une personne est réellement directeur, interlocuteur ou payeur. Vérifiez donc régulièrement si les relations sont correctement enregistrées et au bon niveau, même si des collègues les ont créées.

Puis-je également modifier la catégorie elle-même ?

Oui. Vous modifiez la définition d'une catégorie sous Préférences... > Données de base > Relations:

1. Ouvrez la relation souhaitée par double-clic.
2. Adaptez Nom 1, Nom 2 ou les options Intégration des données, Transfert de facture et Participation au conflit d'intérêts.
3. Confirmez la modification.

Vous pouvez également supprimer les relations non nécessaires ou créer de nouvelles relations. Notez : si l'ID d'une relation est utilisée dans des modèles, les modifications apportées à cette relation affecteront également ces modèles.

Connecter des contacts au niveau du mandat

Quand connecter au niveau du mandat au lieu du niveau du dossier ?

Une partie adverse appartient toujours au niveau du mandat. Au niveau du dossier, elle apparaîtrait également dans des mandats où elle n'est pas partie adverse.

Comment connecter une partie adverse à un mandat ?

1. Ouvrez le mandat dans l'adresse du client.
2. Faites glisser l'adresse de la partie adverse depuis la fenêtre du sélecteur vers le mandat.
3. Dans la boîte de dialogue de connexion, sélectionnez Parties adverses. timeSensor LEGAL suggère déjà la relation la plus probable.
4. Connectez l'avocat de la partie adverse de la même manière si nécessaire.
5. Enregistrez les enregistrements.

Où puis-je voir toutes les parties impliquées dans un mandat ?

Dans la Chemise de mandat (via Trouver chemise de mandat). À droite, vous voyez tous les contacts liés des deux niveaux : payeur et interlocuteur du dossier ainsi que partie adverse et avocat de la partie adverse du mandat.

Comment adresser directement une personne liée ?

Dans la chemise de mandat, sélectionnez la personne, par exemple l'avocat de la partie adverse, et cliquez sur Brouillon. Le brouillon est automatiquement adressé à cette personne. Alternativement, vous pouvez enregistrer l'ID de la relation dans l'expression du modèle. La personne avec cette relation sera alors toujours sélectionnée comme destinataire.

Puis-je grouper des contacts liés ?

Oui. Avec un clic droit sur une entrée, vous pouvez la décaler vers la droite décaler, par exemple l'avocat de la partie adverse sous la partie adverse. Cela fonctionne de manière similaire aux mandats principaux et secondaires et crée une vue d'ensemble pour les clients avec de nombreux mandats et parties impliquées.

Que fait une partie proche ?

La relation « partie proche » a l'option Intégration des données active. Les mandats, brouillons et documents du contacts lié apparaissent donc également dans le dossier du client. Simultanément, il est impliqué en tant que co-client dans le contrôle des conflits.

Aide supplémentaire

Je ne trouve pas le contrôle des conflits dans mon installation. Pourquoi ?

Le contrôle des conflits est un module complémentaire. Si vous souhaitez l'utiliser, contactez notre équipe commerciale.

À qui dois-je m'adresser en cas de questions ?

Contactez notre hotline Support. Sur demande, nous organisons un atelier dans lequel nous adaptons les relations d'adresse aux besoins de votre cabinet.