Comment importer des hiérarchies de dossiers dans la GED de timeSensor LEGAL 365
Généralités
À partir de la version 250223, la fonctionnalité de prise en charge automatique de l’importation de dossiers est disponible. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez disposer de l’add-in C00 Base GED
Contexte
Pour pouvoir importer facilement de grandes structures de dossiers dans timeSensor LEGAL 365, ce dernier prend en charge la création automatique de structures d’archivage et de tags lors de l’importation dans la GED. Différentes options d’importation sont disponibles.
Procédure
Assurez-vous tout d’abord que le filtre de date est réglé sur « tous » afin de voir si des documents sont déjà présents dans l’archive ou le registre d’archive du mandat. Glissez ensuite le dossier depuis votre système local (par ex. depuis le bureau de votre ordinateur) dans l’archive de timeSensor LEGAL 365.
Une fenêtre s’ouvrira ensuite, dans laquelle timeSensor LEGAL 365 vous demandera comment vous souhaitez importer les dossiers. Sélectionnez le mandat cible souhaité et cliquez sur l’option d’importation désirée.
- L’option Utiliser les noms de dossiers comme structure d’archive reprend tous les noms de dossiers comme éléments d’archive. Cette option est pertinente si votre structure ne dépasse pas trois à quatre niveaux.
- Avec l’option à partir du niveau de dossier [...], la conversion des noms de dossiers en tags commence uniquement à partir du niveau spécifié (voir un exemple visuel dans la vidéo).
- L’option Ignorer les dossiers signifie que seuls les documents contenus dans les dossiers seront importés dans la GED. Une fenêtre s’ouvrira comme d’habitude pour définir le mandat et le registre d’archive dans lequel importer les documents.
- L’option Importer les dossiers comme fichier ZIP compresse le ou les dossiers sélectionnés, puis les importe dans la GED de timeSensor LEGAL 365. Cette option est utile si vous souhaitez simplement stocker les documents et économiser de l’espace disque.
La vidéo ci-dessous illustre tout le processus à l’aide d’un exemple concret
Remarque : si un mandat contient déjà des documents ou si un essai d’importation a déjà été effectué, la structure d’archive peut avoir été modifiée. Si aucun autre import n’est possible, vous devez réinitialiser la structure d’archive sur Standard. Pour ce faire, accédez à l’onglet Supplément dans le mandat (et non dans le dossier) et sélectionnez la structure d’archive standard. Vous pourrez alors relancer la procédure.
Utilisation
Tous les dossiers que vous avez ajoutés ont maintenant été importés dans timeSensor LEGAL 365. Il est important de bien utiliser les filtres situés sur le côté gauche de la zone d’archive. Sélectionnez ici la période pour laquelle les documents doivent être affichés.
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