Dans l'onglet "Complément" de la fenêtre de dossier, vous pouvez ajouter des champs de base de données supplémentaires. Vous pouvez par exemple établir qui du cabinet d'étude signera la carte de Noël, si cette personne sera invitée au repas de Noël ou qui doit recevoir la newsletter du cabinet. Dans l'onglet „Complément“ sous les paramètres de mandat vous pouvez aussi ajouter des champs supplémentaires. Par exemple, un cabinet d'étude qui s'occupe de mandats en lien avec le droit de marques pourrait utiliser des champs indiquant la gestion de la marque des clients (Date de dépôt de la marque, délai d'expiration, etc.).

Un nouveau champ dans le dossier sera visible et utilisable dans toutes les fenêtres de dossier de tous les types d'adresses. Un nouveau champ dans les paramètres de mandat deviendra visible et utilisable pour tous les mandats.

Mise en place des champs supplémentaires

Afin de mettre en place des champs supplémentaires ou pouvoir les modifier, vous avez besoin des droits d'administrateur. Sinon vous ne pouvez qu'utiliser les champs et non pas les modifier. Les champs supplémentaires sont groupés par type de champ:

• Les champs alpha peuvent contenir des expressions textes jusqu'à 255 caractères
• Les champs de date peuvent contenir des dates
• Les champs boléens sont des champs „Oui/Non“ ou „Vrai/Faux“
• Les champs à chiffres décimaux peuvent contenir des valeurs avec points décimaux
• Les champs à chiffres entiers peuvent contenir des valeurs chiffrés sans virgule
• Les champs de texte peuvent contenir des textes longs

Avec un clic sur le menu d'action, vous atteignez la commande "Etablir champ". Cela ouvre un dialogue pour la définition du champ. La structure de cette fenêtre de dialogue dépend du type de champ.

• Définition du champ: donne le nom du champ. En outre, vous pouvez définir une couleur de fond. Définissez la longueur du champ et peut-être une valeur par défaut et déterminez si les propriétés peuvent être modifiées par tous.
• Liste: S'il existe déjà une liste de valeurs d'entrée, vous pouvez la définir ici et obliger les utilisateurs à choisir une valeur de la liste.
• Filtre & format: Ici vous pouvez spécifier précisément quelles valeurs doivent être entrées.

Confirmez votre entrée avec OK. Le champ est désormais actif et peut être rempli. Vous pouvez toujours accéder aux propriétés du champ et faire des ajouts ou modifications ou supprimer à nouveau le champ. Veuillez prendre note que cette dernière action entraîne la perte de toutes les informations recueillies sur le champ.

Utiliser des champs supplémentaires

Des champs supplémentaires se comportent comme des champs typiques de la base de données. En particulier, le menu de recherche va être élargi de ces champs et dans le formulaire de sortie ces champs supplémentaires peuvent être insérés comme une colonne supplémentaire.

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