Si vous utilisez l'interface email de timeSensor LEGAL, vous pouvez entrer des emails directement dans le système en les envoyant à la boîte aux lettres d'archives. Les emails contenant un numéro de mandat sont reconnus par l'interface et automatiquement assignés au mandat correspondant. Si l'interface ne peut pas automatiquement assigner un email, cet email sera affiché en rouge dans la boîte de réception. Cette entrée dans la FAQ montre comment vous pouvez effectuer cela manuellement en quelques étapes faciles:

• Ouvrez l'email à assigner, marqué en rouge. Cliquez sur le petit bouton plus en bas à droite.
• La fenêtre de sélection s'ouvre. Choisissez d'abord le mandant et ensuite éventuellement d'autres adresses que vous souhaitez assigner à l'email. Pour cela, il suffit de sélectionner l'adresse dans la fenêtre de sélection et puis de cliquer sur le bouton "Appliquer". Sinon, vous pouvez aussi glisser l'adresse souhaitée par moyen de glisser-déposer vers la zone d'adresse de la fenêtre de l'email.
• Si vous avez déjà affecté plusieurs adresses à un email, mais qu'aucune ne contient de mandat, vous devez glisser l'adresse contenant un mandat en première position afin qu'elle s'affiche en gras.
• Après avoir associé le mandant, vous pouvez dès lors dans la fenêtre apparaissante sélectionner le mandat; vous pouvez aussi choisir le registre d'archives souhaité ainsi que des mots-clés pour l'archivage.
• Cliquez désormais sur "OK", afin de finaliser l'assignement et archiver les documents dans le mandat sélectionné.

Astuce: Si vous devez assigner plusieurs emails à la suite, vous pouvez utiliser les petites touches rondes et fléchées pour naviguer d'un email à l'autre sans devoir fermer la fenêtre.