Comment configurer timeSensor LEGAL pour éditer des QR-factures ?
Généralités
La facture QR est la norme pour l'émission de factures en Suisse et au Liechtenstein. La facture QR contient toutes les données sous forme numérique en tant que QR code et, comme auparavant avec les BVR, sous forme d'informations imprimées.
Préparation
Avis aux utilisateurs de tSL 365 :
Pour pouvoir générer des factures QR dans tSL 365, vous devez avoir l'add-in B06. Factures QR dans votre contrat.
Avis aux utilisateurs de tSL Classic :
- Fonction non disponible sur l'Easy Edition et la Smart Edition.
- Version (build) 3492 ou ultérieur requis.
- Fonctionne uniquement jusqu'à la norme QR 2.2. La nouvelle norme QR 2.3 (adresses structurées) entrant en vigueur le 22 novembre 2025 n'est pas disponible.
Les QR-factures utilisent un numéro IBAN spécifique pour identifier le compte. Renseignez-vous auprès de votre banque sur l'IBAN à utiliser pour vos QR-factures. On utilise généralement un QR-IBAN différent de l'IBAN du compte.
- Allez dans la zone Spécial et sélectionnez dans le menu Comptabilité l'option Plan comptable.
- Ouvrez le compte bancaire ou postal souhaité et cliquez sur l'onglet "ePayment".
- Cliquez sur le cadenas en bas à gauche pour déverrouiller le formulaire pour édition.
- Choisissez comme système de paiement "SWISS" et saisissez votre QR-IBAN dans le champ QR IBAN.
- Selon votre banque, remplissez le champ ID client avec l'identifiant que votre banque vous a communiqué. Pas toutes les banques nécessitent ce champ, qui ressort dans les six dernières positions de la référence sur le bulletin QR.
- Les champs Compte, Nº Clearing et ID DTA n'ont pas d'influence sur les bulletins QR, mais vous pouvez les remplir selon vos besoins.
- Remplissez vos coordonnées dans les champs Nom, Rue 1, CP, Ville. Le code postal ne doit pas contenir de préfixe (p. ex. "CH-").
Le champ En faveur de est à éviter, car il ne permet pas d'utiliser les adresses structurées selon la norme QR 2.3 qui entre en vigueur le 22 novembre 2025.
Intégrer le bulletin QR dans vos factures
Le bulletin QR doit être intégré à vos modèles de factures afin qu'il puisse sortir automatiquement sur toutes les factures que vous allez générer depuis timeSensor LEGAL. Voici comment faire :
- Ouvrez l'éditeur de modèles de factures. Voici plusieurs manières de le faire :
- Ouvrez une facture, cliquez sur le cadenas en bas à gauche pour la déverrouiller, puis dans la liste de modèles de factures, choisir "Éditeur de modèles".
- Depuis Finances > Débiteurs > Factures à imprimer / Factures à encaisser / Factures payées, sélectionnez une facture quelconque, puis cliquez sur le bouton "Brouillon". Sélectionnez le modèle que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur "..." en bas à gauche de la liste de modèles et sélectionnez "Modifier".
- Une fois dans l'éditeur de modèles, vérifiez à gauche que le bon modèle soit sélectionné, puis cliquez sur la grosse icône de dossier pour entrer dans le modèle.
- Ajoutez un modèle dans la liste au moyen du "+", renommez ce modèle avec un nom au choix (p. ex. "QR" ou "bulletin QR") et changez son type de 4D Write Pro à timeSensor au moyen du petit triangle en bas à gauche de l'éditeur.
- Cliquez sur le gros "+" en haut et choisissez la première option Payment slip.
- Le bulletin QR est maintenant ajouté à votre modèle. Si vous souhaitez ajuster la hauteur du QR sur la page, cliquez sur l'icône timeSensor pour ouvrir les paramètres du QR. Dans l'onglet "En-tête", choisissez la hauteur nécessaire pour que le QR soit à la hauteur désirée. Généralement, pour la majorité des imprimantes A4, il faut choisir entre 515 et 530 pixels pour que le QR soit en bas de la page. Validez avec OK.
- Allez maintenant dans les Options de sortie pour définir les conditions d'impression du QR. Choisissez une sortie de type Conditionnel et fixez INV_isDocument("qr") comme condition d'émission. Fermez ensuite les Options de sortie.
- Répétez les étapes 4 à 6 pour chaque langue de votre modèle de factures (si vous utilisez d'autres langues que le français). Vous pouvez changer de langue en haut.
- Cliquez sur OK sur l'éditeur de modèles pour sauvegarder et répétez les étapes 2 à 7 pour les autres modèles que souhaitez adapter avec le bulletin QR.
- Cliquez sur OK sur toutes les fenêtres d'édition de modèles que vous aviez ouvertes avant pour sauvegarder vos modifications et ainsi terminer l'opération.
Utilisation
Une fois que vous avez correctement modifié votre modèle de facture, vous verrez le bulletin de versement QR dans l'onglet QR de l'aperçu de la facture :
Nous recommandons d'effectuer un paiement test avant d'envoyer des factures QR aux clients.
N'oubliez pas que pour les modèles de rappels, les factures QR doivent également être configurées de manière analogique.
Pour cela, allez dans : Paramètres (outils) > Paramètres > Finances. Vous y trouverez l'éditeur de schémas puis l'éditeur de modèles (voir images), où vous pourrez configurer les factures QR pour les rappels.
Une fois rentrés dans l'éditeur de modèles pour chaque rappel, la modification s'effectue de la même manière que les modèles de factures, c'est-à-dire les étapes 2 à 7 plus haut.
Encaissements QR/BVR
Vous recevrez de votre banque un fichier de paiement au format CAMT54 et les données qu'il contient permettent à timeSensor LEGAL d'encaisser automatiquement les factures payées par les bulletins QR générés par le logiciel. Pour cela, rendez-vous dans Finances > BVR puis faites un glisser-déposer du fichier CAMT dans la liste. Vous pouvez également ajouter le fichier au moyen du bouton "+".
Astuce : Le fichier CAMT peut être glissé-déposé dans le menu BVR comme vu précédemment, mais aussi dans le menu Débiteurs > Factures à encaisser pour aller plus rapidement.
Dans le menu BVR, vous pouvez retrouver tous les journals d'encaissements, où timeSensor LEGAL vous décrit les opérations effectuées pour chaque encaissement, afin que vous puissiez corriger d'éventuels montants payés à double ou en trop. Dans timeSensor LEGAL 365, vous pouvez également voir les paiements insuffisants dans le journal.