Nous mettons en place timeSensor LEGAL pour une utilisation avec les factures QR ?

Nous mettons en place timeSensor LEGAL pour une utilisation avec les factures QR ?

Généralités

La facture QR est le nouveau standard pour la facturation écrite en Suisse et au Liechtenstein et remplace l'ancien bulletin de versement avec numéro de référence (BVR), qui est encore soutenu jusqu'en septembre 2022. La facture QR contient toutes les données sous forme numérique sous forme de code QR et, comme auparavant, sous forme d'informations imprimées.

Préparation

  1. Pour pouvoir générer des factures QR en tSL, vous devez avoir acheté la Business Edition, la First Edition ou la Department Edition.
Vous devez avoir acheté la Business Edition, la First Edition ou la Department Edition.
  1. Les factures QR utilisent exclusivement des numéros IBAN pour identifier le compte. Renseignez-vous auprès de votre banque sur l'IBAN à utiliser pour les factures QR. La plupart du temps, c'est ce qu'on appelle un IBAN QR qui est utilisé.
Avant de pouvoir imprimer des factures QR, vous devez obtenir de votre établissement financier un IBAN QR pour le compte concerné.
  1. Pour une création sans problème de factures QR sous Mac et Windows, la build 3492 ou plus récente doit être installée.
Veuillez installer le Build 3492 ou une version plus récente avant d'utiliser les factures QR.
  1. Allez dans le domaine Spécial et sélectionnez dans le menu Comptabilité la position de menu Plan comptable. Ouvrez le compte bancaire ou postal souhaité et cliquez sur l'onglet "ePayment". Choisissez comme système de paiement "SWISS" et inscrivez votre QR-IBAN dans le champ IBAN. En cliquant sur le cadenas, vous déverrouillez les champs pour le traitement. Les champs N° de participant, N° de client, N° de compte et N° de clearing n'ont aucune influence sur les factures QR. Les champs ID client et N° de clearing doivent néanmoins être remplis conformément à l'image, afin que les factures QR puissent être générées (Les factures BVR sont configurées dans la même fenêtre et c'est pourquoi les champs vides ne sont pas acceptés ici). Pour que le champ "En faveur de" puisse être traité correctement par la suite, le code postal ne doit pas être précédé de quelque chose - comme par exemple "CH-".


Conversion des modèles de factures

Vous pouvez encore utiliser le système BVR jusqu'en septembre 2022. timeSensor LEGAL supporte les deux systèmes en parallèle ; vous pouvez donc par exemple convertir un compte aux factures QR et continuer à utiliser BVR pour un autre compte si vous le souhaitez. Si vous êtes prêt à utiliser des factures QR, vous devez adapter les modèles de facture que vous utilisez. Pour ce faire, procédez comme suit :
  1. Rendez-vous dans l'une des listes de factures (Finances/Débiteurs), sélectionnez une facture de votre choix et cliquez en bas à droite sur le symbole d'impression
  2. Sélectionnez le modèle souhaité et choisissez dans le menu d'action en bas à gauche la position Editer


  3. Cliquez sur la grande icône de dossier pour afficher les documents liés au modèle de facture sélectionné.
  4. Si vous utilisez déjà des BVR, vous voyez dans la liste des documents suivants un ou plusieurs modèles désignés par BVR. Sélectionnez-les, renommez-les en QR et cliquez sur le grand symbole de rapport pour effectuer le paramétrage pour QR.


  5. Si vous n'utilisez pas encore de BVR, créez un nouveau document suivant avec le bouton (+), nommez-le QR et changez le type de modèle de 4D Write Pro en timeSensor. Cliquez sur le gros bouton plus et sélectionnez Bulletin de versement. Cliquez ensuite sur le grand symbole "Report" pour paramétrer le QR.


  6. Dans l'onglet BVR/QR, réglez le paramètre sur QR et dans l'onglet Générique, sélectionnez le nombre de pixels de manière à ce que le bulletin de versement QR soit imprimé en bas de la page A4 (environ 510-530 pixels).
  7. Le champ de texte de l'onglet Générique permet d'imprimer des informations simples (p. ex. le nom et l'adresse du cabinet) en haut de la page. Les variables <Invoice Date> et <Invoice Number> permettent d'extraire la date de facturation et le numéro de facture correspondant.


  8. Confirmez votre choix et fermez toutes les fenêtres. Vous avez maintenant converti le modèle de facture en QR.
  9. Répétez les étapes précédentes si vous souhaitez convertir d'autres modèles de facture.
Si vous envoyez des factures par e-mail, vous utilisiez probablement jusqu'à présent le "pseudo bulletin de versement pour l'envoi par e-mail". Ce modèle n'est plus nécessaire avec la facture QR, car le bulletin de versement QR envoyé par e-mail ne se distingue plus du bulletin de versement QR imprimé. Vous pouvez donc supprimer ce modèle. Assurez-vous toutefois que dans les options d'édition du modèle QR restant, l'édition se fait toujours (et pas seulement à l'impression).

Testez vos réglages !

Si vous avez correctement converti votre modèle de facture, vous verrez le bulletin de versement QR dans l'onglet QR de l'aperçu de la facture :


Nous recommandons d'effectuer un paiement test avant d'envoyer des factures QR aux clients.
N'oubliez pas que pour les modèles de rappel, les factures QR doivent être configurées de manière analogue.
Les factures QR doivent également être adaptées sous les modèles de rappel.
Pour cela, allez dans : Paramètres > Paramètres > Finances. Vous y trouverez l' éditeur de schémas, puis l' éditeur de modèles (voir images ci-dessous), où vous pourrez configurer les factures QR.

Mise à jour du fichier des paiements

Les données renvoyées par le système bancaire ne changent pas : vous recevez de votre établissement financier un fichier de paiement au format CAMT054 et les données qu'il contient sont identiques, que vous ayez envoyé des factures BVR ou QR. Le seul changement dans ce domaine est l'ancien bouton BVR, que nous avons renommé Camt :

Le fichier de paiement peut être glissé et déposé dans la fenêtre Camt ou bien dans la fenêtre Factures ouvertes, que vous trouverez sous Débiteurs.