Comment puis-je envoyer des factures par e-mail?
Conditions
Pour envoyer des factures non imprimées par e-mail, il est nécessaire que l’interface de messagerie électronique soit configurée. Par ailleurs, une facture non imprimée doit être disponible et le destinataire de la facture doit avoir une adresse électronique enregistrée dans le système. Cet article montre comment cela fonctionne.
Paramètres pour une facture par e-mail
Vérifiez également que les options de distribution sont définies sur "Conditionnel", "Tous les médias". Vous avez également la possibilité d’enregistrer un e-mail par défaut, afin que votre client ne reçoive pas simplement la facture. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous au chapitre "Dépôt d'un texte d'e-mail".
Vous pouvez accéder à la première fenêtre en cliquant sur l’icône des paramètres en bas à droite, puis sur Paramètres. Allez ensuite dans le menu Finances et sélectionnez l’éditeur de modèles dans le menu déroulant des modèles de facture. Cliquez ensuite sur le dossier bleu au milieu de la nouvelle fenêtre.
Dans la nouvelle fenêtre à droite, sélectionnez Factures, puis cliquez sur Options de distribution dans le coin supérieur droit. Vous pourrez alors effectuer les réglages nécessaires dans les menus déroulants. L'argument INV_isDocument («invoice») doit figurer dans la petite boîte rouge présente en dessous.
Dépôt d'un texte d'e-mail
Afin d'envoyer non seulement la facture par e-mail, un modèle de texte de courriel est nécessaire. Créez un modèle de texte de courriel pour les documents subséquents de la facture sélectionnée. Cliquez ensuite sur Options de sortie dans le coin supérieur droit et réglez la sortie sur "Toujours" et " Mail seulement ".
Enregistrer une adresse e-mail
Vous devez saisir une adresse électronique dans le dossier du destinataire de la facture, comme indiqué en rouge dans l'image.
Envoyer une facture par e-mail
Ensuite, allez à la section Finances, où vous trouverez les factures non imprimées sous Débiteurs. Sélectionnez le dossier de facture et cliquez sur le symbole de l'imprimante en bas à droite. Cliquez ensuite sur la petite flèche noire dans le champ Imprimer et sélectionnez "Courriel à...". Vous pouvez ensuite éditer et envoyer le contenu de l'e-mail.
Vous avez également la possibilité d'envoyer des factures par e-mail sans avoir configuré d'interface. Vous pouvez également envoyer des e-mails sans interface via des dossiers clients ou des dossiers de mandat.
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