Comment éviter les conflits d'intérêts

Reconnaître et éviter les conflits d'intérêts est l'une des obligations centrales de la profession d'avocat. timeSensor LEGAL vous soutient avec un filet de sécurité à double fond, grâce à notre examen en deux étapes des conflits d'intérêts :

1. test préliminaire

L'examen préliminaire sert à déterminer rapidement et facilement si un nouveau mandat peut être accepté. La vérification préliminaire peut avoir lieu, par exemple, en contact téléphonique direct avec le client potentiel ou sous la forme d'un processus standardisé avant la création d'un dossier client.

Appelez la vérification préliminaire via le menu "Outils" dans la liste d'adresses et sélectionnez "Recherche de conflits d'intérêts". Vous pouvez également ouvrir la fenêtre en maintenant la touche Alt/Option enfoncée et en cliquant sur l'icône "Plus" pour ajouter un dossier. La boîte de dialogue vous permet de vérifier à la fois un client potentiel et une contrepartie potentielle.

L'algorithme de recherche recherche recherche tous les types de conflits, y compris ceux qui surviennent par le biais de relations d'adresses indirectes.

Ce qui suit est vérifié pour le client potentiel :

• est-il déjà enregistré dans la base de données en tant que contrepartie ou employé ?
• est-il lié par une relation pertinente avec un contact enregistré en tant que contrepartie ? Les relations hiérarchiques de toute profondeur sont prises en compte ici.
• est-il lié par un mandat de contrepartie ?
• est-il lié par une relation pertinente avec un contact qui est lié à un mandat en tant que contrepartie ? Les relations hiérarchiques de toute profondeur sont prises en compte ici.
• il est enregistré en tant que contrepartie dans les bases de données connectées.

Les points suivants seront examinés pour déterminer la contrepartie potentielle :

• est-elle déjà entrée dans la base de données en tant que cliente ou employée ?
• est-elle reliée à une personne-ressource qui est inscrite comme client par le biais d'une relation pertinente ? Les relations hiérarchiques de toute profondeur sont prises en compte ici.
• y a-t-il un mandat pour eux dans la base de données ?
• est-elle liée, par le biais d'une relation pertinente, à un contact pour lequel un mandat existe ?
• est-elle enregistrée comme cliente dans les bases de données connectées ?

Vous pouvez utiliser le curseur "Tolérance" pour influencer la tolérance de recherche afin que les noms saisis de manière incorrecte ne deviennent pas des pièges. Une tolérance de recherche de zéro recherche exactement la chaîne de caractères saisie. Plus vous déplacez le curseur vers la droite, plus la recherche devient floue. Les algorithmes "Soundex" et "Levenshtein-Distance" sont combinés pour détecter des noms de sons similaires dans la base de données.

Remarque : lors de la recherche d'adresses connectées, les relations définies dans timeSensor LEGAL sont utilisées. Toutefois, seules les relations pertinentes sont prises en compte. Si le menu "Participation au conflit" est réglé sur "Non impliqué" dans une relation, la relation n'est pas prise en compte.

2. l'inspection

Si l'essai préliminaire n'a pas été effectué ou n'a pas été effectué correctement, un essai subséquent est effectué dans la deuxième étape. Il recherche en permanence les conflits en arrière-plan et les signale en envoyant un ticket aux responsables de mandat concernés.
Les conflits d'intérêts trouvés peuvent être affichés dans la fenêtre "Conflits d'intérêts". Un conflit existant est résolu soit en supprimant le mandat, soit en approuvant le conflit avec une petite justification. En conséquence, le conflit est considéré comme connu mais accepté comme justifié.