Comment puis-je influencer la structure d'un numéro d'archive (pour le dépôts de mandats)?
Pour archiver les documents physiques des mandats, TimeSensor LEGAL peut proposer automatiquement un numéro d'archivage. Les différents réglages à votre disposition en tant qu'administrateur assurent une flexibilité maximale. Dans la zone "Paramètres", ouvrez la fenêtre des paramètres finances. Cliquez ensuite sur l'onglet "Archivage de mandats". Ici, vous trouvez les paramètres suivants:
Tranches de numéros: Si vous avez différents emplacements ou salles d'archives, vous pouvez définir une tranche de numéros pour chaque endroit. Chaque tranche reçoit son propre nom (à sélectionner dans le menu), un préfixe (qui précède le numéro d'archive) et puis ensuite le numéro en soi. La numérotation peut suivre différentes méthodes.
Numérotation Optez pour "Série" si vos numéros d'archive s'accroient continuellement, même au-delà d'une nouvelle année. Choisissez "Flexible", si vous recommencez la numérotation à 1 en début d'année. Choisissez suffisamment de chiffres pour le formatage. Si vous archivez moins de 1000 dossiers par an, trois chiffres suffisent.
Année d'archivage: Choisissez ici si vous voulez que l'année d'archivage soit ajoutée au numéro de mandat ou non. L'année peut être notée avec deux ou quatre chiffres. Comme séparateur vous pouvez utiliser n'importe quel symbole.
Texte de fin: Avec l'aide d'un éditeur de formules, vous pouvez en plus ajouter un symbole à choix au numéro d'archive, par exemple la date d'archivage ou les initiales du collaborateur ayant effectué l'archivage.
Remarque: les options disponibles ici dépendent de l'édition choisie de timeSensor LEGAL.
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