Comment puis-je rediriger l'impression de timeSensor LEGAL vers un fichier PDF ?

Comment puis-je rediriger l'impression de timeSensor LEGAL vers un fichier PDF ?

Général

De temps en temps, il peut être utile de rediriger la sortie d'un modèle de l'imprimante vers un fichier PDF. Une approche évidente consiste à imprimer sur un pilote d'imprimante PDF (sous Windows) ou avec l'option "enregistrer en tant que PDF" (sous macOS). C'est tout à fait faisable pour des documents individuels, mais qu'en est-il lorsqu'un grand nombre de documents doivent être générés en une seule fois sous forme de documents PDF ?

Exemple de scénario

L'assistant(e) de l'avocat(e) a pour tâche de préparer périodiquement des factures. Pour ce faire, timeSensor LEGAL offre la possibilité de créer une facture. Les factures doivent être générées sous forme de documents PDF et mises à la disposition du/de la supérieur(e) hiérarchique par voie électronique.
Pour ce faire, un dossier collectif doit être créé sur le bureau, dans lequel toutes les factures peuvent être rassemblées en une seule opération sous forme de documents PDF, puis transmises par voie électronique.

Remarque : Vous avez besoin des droits d'administrateur pour les étapes suivantes.


Configurer le modèle

Pour notre projet, nous allons tout d'abord dupliquer le modèle existant "Facture CHF" et le renommer "Facture CHF PDF". Ce modèle ne sert ici que d'exemple, mais en principe, l'opération peut être effectuée pour n'importe quel modèle.
 



Comme nous enregistrons tous les documents PDF dans le même dossier, nous devons nous assurer qu'ils ont des noms différents. C'est pourquoi nous utilisons le champ "Nom spécifié pour les brouillons et l'archivage" dans les options de sortie du nouveau modèle.




  1. Nous créons ici une formule qui contient l'expression INV_insert ("title"). Ceci permet à timeSensor LEGAL de récupérer le titre de la facture déjà généré par le logiciel.



  1. Cliquez (sous MacOS en maintenant la touche Option/Alt enfoncée) sur les préférences d'impression() et sélectionnez l'option "PDF" dans le champ "Destination".



Remarque : lorsque vous choisissez le dossier de destination, n'oubliez pas que dans un environnement multi-utilisateurs, le même modèle est utilisé par différents utilisateurs. Ne sélectionnez donc pas un dossier cible local, car le chemin d'accès à ce dossier peut ne pas être valable sur un autre poste de travail. Choisissez comme dossier de destination un dossier sur un volume partagé du réseau.
Il existe deux options pour le choix du dossier de destination :

Option 1 : cliquez dans le champ blanc en dessous de la zone "Destination" et enregistrez un dossier de destination sur un réseau partagé. Les PDF générés à partir du modèle seront désormais enregistrés dans ce dossier.



Option 2 : cliquez dans le champ blanc sous la zone "Destination" en maintenant la touche Option / Alt enfoncée et indiquez ici "desktop". timeSensor va maintenant créer un dossier nommé timeSensorPrint sur les différents ordinateurs de bureau des utilisateurs et y déposer les documents individuellement pour chaque utilisateur.




Remarque : l'option 2 permet aux utilisateurs d'accéder uniquement aux documents qu'ils ont eux-mêmes créés, pas à ceux des autres utilisateurs.

Appliquer le modèle

Sélectionnez désormais quelques mandats dans la liste des mandats et imprimez-les à l'aide du modèle modifié "Facture CHF PDF". Les documents ne seront pas imprimés, mais enregistrés directement en tant que documents PDF dans le dossier spécifié au préalable.






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