Comment puis-je utiliser la fonction "Cloud Drive" dans timeSensor LEGAL ?

Comment puis-je utiliser la fonction "Cloud Drive" dans timeSensor LEGAL ?

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Généralités

Normalement, vos documents se trouvent dans les archives de documents de TimeSensor LEGAL et ne peuvent y être consultés que si vous vous connectez au logiciel et disposez des autorisations appropriées. Toutefois, il pourrait maintenant être utile de partager certains documents, c'est-à-dire de les rendre accessibles de l'extérieur du cabinet d'avocats. Deux scénarios en particulier sont essentiels ici :
  1. Accès par les professionnels
    L'avocat se rend au tribunal et souhaite pouvoir consulter les dossiers relatifs à l'affaire en question sur son appareil (par exemple, un iPad).
  2. Accès par les clients
    Vous voulez donner à votre client la possibilité d'accéder à certains documents ou de télécharger des documents.
La fonction "Cloud Drive" est destinée à ces deux cas : une fonction qui vous permet de remplir une salle de données externe avec des documents directement à partir de timeSensor LEGAL, ou d'être informé lorsque de nouveaux documents y sont disponibles.

Publier des documents dans la salle de données

Si la fonction "Cloud Drive" est activée, une icône de nuage apparaît dans le dossier du mandat :



Le nouveau bouton vous permet de publier les archives des documents du mandat sélectionné dans la data room externe. Vous pouvez libérer le mandat pour une certaine période, ou sans aucune restriction de temps :



Dès que ces paramètres sont actifs, timeSensor LEGAL remplit la salle de données externe avec les documents de l'archive de documents en arrière-plan. Les documents qui sont maintenant poussés vers le disque dur dépendent de la configuration, qui est basée sur les scénarios décrits ci-dessus :
  1. Accès par les professionnels
    Ici, vous configurez le disque en nuage pour pousser automatiquement tous les documents de l'archive des documents vers la salle de données.
  2. Accès par les clients
    Ici, vous configurez le disque en nuage pour pousser automatiquement tous les documents de l'archive des documents vers la salle de données.
Dans ce dernier cas, les documents qui doivent figurer dans la salle de données doivent être sélectionnés en conséquence. On peut le reconnaître à la petite icône de nuage bleu, visible dans les archives des documents. Dans l'exemple suivant, le document "Application de détermination des coûts" apparaîtra dans le nuage, tandis que le document "Facture n° 129-00" ne sera pas poussé dans la data room.


Avec le bouton "Info", le réglage correspondant peut être effectué :


Bien entendu, vous ne devez pas ouvrir le dialogue Info pour chaque document individuel, mais vous pouvez également sélectionner plusieurs documents et effectuer les réglages en une seule étape :





Qu'est-ce qu'une salle de données ?

Jusqu'à présent, nous avons parlé de manière abstraite de data room ou de disque dur. Il s'agit d'un logiciel qui distribue des fichiers via le cloud vers différents appareils ou permet l'accès au web. timeSensor LEGAL pousse les documents à synchroniser dans un répertoire sur votre serveur et à partir de là, le logiciel sélectionné prend en charge la distribution ultérieure. Il y a ici une variété de produits parmi lesquels vous devriez choisir, par exemple :
  1. Dropbox
    est très connu et facile à mettre en place, mais ne jouit pas d'une réputation particulièrement bonne pour des raisons de protection des données.
  2. TeamDrive
    Semblable au Dropbox, avec un accent plus prononcé sur la protection des données
  3. Nextcloud
    Cet outil est en fait très utile si vous voulez donner à vos clients un accès web à des documents sélectionnés. Vous pouvez même adapter votre data room à l'identité visuelle de votre cabinet d'avocats et mettre en place des droits d'accès individuels (utilisateurs et groupes) pour vos clients.
Veuillez noter que timeSensor AG ne recommande ni ne soutient spécifiquement aucun des produits ci-dessus. Vous devez demander à votre support informatique de mettre en place, de gérer et de soutenir les produits tiers sélectionnés.

Détails pour les administrateurs

Cette section contient une description technique plus détaillée pour les administrateurs et les partisans de l'informatique.

Préparation

  1. Créer le répertoire cible sur le serveur (ou directement sur le poste de travail dans le cas des versions monoposte) dans lequel timeSensor LEGAL exportera les documents sélectionnés par les utilisateurs. Vous pouvez nommer le dossier comme vous le souhaitez, par exemple tsl_archiv
  2. Installez le client de bureau du logiciel en nuage que vous avez choisi et configurez-le pour synchroniser le dossier tsl_archive avec le nuage.
  3. Dans timeSensor LEGAL, allez dans la zone "Paramètres" aux paramètres du logiciel et sélectionnez tsl_archiv comme dossier cible. Dans un système multi-utilisateurs, vous verrez le système de fichiers de votre serveur. Sélectionnez d'abord le lecteur souhaité à l'aide des touches fléchées, puis sélectionnez le répertoire cible.
  4. Choisissez si seuls les documents sélectionnés doivent être répliqués sur le disque dur du cloud (pour le scénario "Accès par les clients"), ou si l'ensemble des archives doit toujours être répliqué sur le cloud (pour le scénario "Accès par les professionnels").

Suivi

Une fois que vous avez configuré comme décrit, les utilisateurs de TimeSensor LEGAL peuvent commencer à publier des documents dans la salle de données. Vous pouvez bien surveiller le processus, car les dossiers, sous-dossiers et documents correspondants apparaîtront en arrière-plan dans le dossier sélectionné, par exemple tsl_archiv :
  1. au niveau supérieur, vous voyez le répertoire du client
  2. Les clients du client apparaissent au deuxième niveau.
  3. Les registres d'archives du DMS apparaissent au troisième niveau (si disponible).
  4. et au troisième ou quatrième niveau, les documents individuels apparaissent.
En outre, un dossier appelé - UPLOAD - est automatiquement créé pour chaque mandat. Ce dossier est contrôlé par timeSensor LEGAL et si de nouveaux documents apparaissent dans ce dossier, le chef de mandat en est informé par un ticket.
La gestion de ce dossier doit être réservée à timeSensor LEGAL, veuillez donc ne pas créer, supprimer ou renommer de sous-dossiers !






Gestion des logiciels en nuage

Grâce aux étapes décrites jusqu'à présent, les utilisateurs de timeSensor LEGAL peuvent publier des documents dans le nuage ou sont informés lorsque de nouveaux documents sont publiés dans le répertoire - UPLOAD. En fonction du scénario d'utilisation dans le cabinet d'avocats, d'autres configurations doivent maintenant être effectuées dans le logiciel en nuage (par exemple Nextcloud). Par exemple, des utilisateurs et des groupes peuvent être mis en place pour les clients afin qu'ils puissent accéder aux données souhaitées. Ou bien l'application TeamDrive doit être installée sur l'iPad du professionnel pour que les données puissent y être consultées.


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