Ne laissez pas la sécurité de vos données au hasard! Une sauvegarde soigneusement mise en place et contrôlée vous permettra non seulement d’avoir l’esprit tranquille, mais également de vous épargner des centaines d'heures de travail en cas de problème.

Cet article vous explique comment configurer et contrôler la sauvegarde de vos données TimeSensor LEGAL.

Généralités

Que faut-il sauvegarder?

Toutes les données de timeSensor LEGAL sont stockées dans un dossier appelé «timeSensor DataFiles». Veillez à sauvegarder régulièrement ce dossier.

• En mode multi-utilisateur, vous trouverez ce dossier sur l'ordinateur serveur.
  • Si votre serveur s'exécute sous macOS, le dossier est situé dans «Applications» > «timeSensor Server», juste à côté de l’application timeSensor Server
    
  • Si votre serveur fonctionne sous Windows, vous trouverez le dossier sous «Documents»
    
• En mode mono-utilisateur (sous macOS), vous trouverez le dossier sous «Utilisateurs» > «Tous les utilisateurs» > «timeSensor DataFiles»

Remarque: il s’agit des emplacements d'installation recommandés pour vos données timeSensor LEGAL. Il est toutefois possible que vos données soient stockées ailleurs. En cas de doute, consultez votre responsable informatique.

A quelle fréquence faut-il effectuer des sauvegardes?

Le dossier «timeSensor DataFiles» doit être sauvegardé au moins une fois par jour.

Où faut-il sauvegarder le dossier?

Sauvegardez le dossier «timeSensor DataFiles» sur un disque dur séparé. Cette copie sera votre sauvegarde primaire. La sauvegarde primaire a l'avantage de pouvoir être effectuée rapidement et de permettre une récupération immédiate des données en cas de panne.

Cette sauvegarde primaire doit par ailleurs être copiée quotidiennement vers un emplacement distant. Cette deuxième sauvegarde est appelée sauvegarde secondaire. Voici quelques suggestions relatives à la mise en place d’une sauvegarde secondaire:

• Mettez en place une sauvegarde cryptée sur le cloud chez un fournisseur de confiance. L’entreprise Mount10 compte par exemple parmi les fournisseurs les plus connus.
• Copiez les données sur un ordinateur situé au domicile du responsable informatique de votre cabinet via une connexion VPN stable.
• Utilisez un NAS plutôt qu’un disque dur ordinaire pour la sauvegarde primaire. La sauvegarde secondaire est effectuée sur un second NAS distant, et les deux NAS se synchronisent automatiquement. Les produits de la société Synology sont parmi les plus connus du marché.

Pour optimiser encore davantage la sauvegarde de vos données, vous avez aussi la possibilité de créer des générations de sauvegardes. Vous pouvez par exemple conserver les données de la sauvegarde secondaire pendant plusieurs jours. Cette possibilité est souvent proposée par défaut par les fournisseurs cloud.

Surveillance

Une sauvegarde de données soigneusement mise en place ne sert à rien si elle n'est pas contrôlée. Vérifiez le bon fonctionnement de la sauvegarde régulièrement (au moins une fois par mois) et récupérez les données de la sauvegarde secondaire une fois par an à titre d’essai, pour être sûr que tout fonctionne bien en cas d'urgence.

Sauvegarde d'une base de données en cours d'exécution

La sauvegarde d'une base de données pose malheureusement un problème supplémentaire. Une base de données fonctionne généralement en continu, elle reste donc ouverte. Or, comme c’est le cas pour les fichiers, une base de données ouverte ne permet pas une copie optimale. Il se peut que votre copie ne contienne pas la dernière version des données en raison du fait que certaines modifications étaient encore en mémoire vive et n'avaient pas encore été enregistrées sur le disque dur au moment de la copie. Dans le pire des cas, la copie peut s’avérer inutile, car incohérente.

En mode mono-utilisateur, ce n'est pas un gros problème: il vous suffit de quitter timeSensor LEGAL avant d’exécuter la sauvegarde des données. Le fichier de la base de données est alors fermé et vous pouvez sauvegarder le dossier «timeSensor DataFiles» sans aucun problème.

En mode multi-utilisateur, les choses sont un peu différentes. Il serait bien trop compliqué et fastidieux de déconnecter tous les utilisateurs et de fermer la base de données quotidiennement avant d’exécuter la sauvegarde.

Voilà pourquoi le serveur de base de données 4D peut être configuré de manière à exécuter les sauvegardes sans cesser de fonctionner. Les utilisateurs n’ont donc pas à se déconnecter pendant celles-ci. Notez toutefois que la sauvegarde entraîne un bref ralentissement de la base de données: il est donc recommandé d’exécuter la sauvegarde pendant la nuit. Le résultat de la sauvegarde est également enregistré dans le dossier «timeSensor DataFiles» sous «STUFF» > «BACKUP». Cette possibilité permet de garantir qu’une copie complète et utilisable de vos données est toujours disponible dans le dossier «timeSensor DataFiles».

L'administrateur responsable peut configurer cette sauvegarde automatique dans la fenêtre Administrateur du serveur. Les captures d’écran suivantes montrent la configuration recommandée dans la fenêtre Administrateur:

Conclusion

Ne laissez rien au hasard en matière de sécurité des données. Si vous n’avez pas les compétences nécessaires pour configurer et contrôler vous-même la sauvegarde de vos données, confiez cette tâche à votre responsable informatique ou souscrivez un contrat de monitoring serveur auprès de timeSensor SA.