Comment utiliser l'interface LEDES dans timeSensor LEGAL ?

Comment utiliser l'interface LEDES dans timeSensor LEGAL ?

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Généralités

La norme LEDES (Legal Electronic Data Exchange) est un ensemble de spécifications de format de fichier conçu pour faciliter la transmission électronique de données dans le secteur juridique. Les spécifications du LEDES sont maintenues par le Comité de surveillance du LEDES (LOC), qui a été formé par le groupe de services des cabinets juridiques et des départements juridiques au sein de PricewaterhouseCoopers. Les membres du comité comprennent des cabinets d'avocats, des services juridiques d'entreprises, des universités et des fournisseurs de logiciels.

Avec le module LEDES, timeSensor LEGAL prend en charge la norme LEDES 98bi. Ce format a été développé pour une utilisation internationale et est le plus utilisé aujourd'hui. Avant de mettre le module en service, vous devez d'abord préparer vos données dans timeSensor LEGAL.

Services

La première étape consiste à attribuer un code LEDES approprié aux services enregistrés dans TimeSensor LEGAL. Un service peut être soit un service payant, soit une dépense. LEDES fournit un codage détaillé ici :
  1. Le tableau avec les codes pour les services payants (activités) peut être trouvé ici
  2. Le tableau avec les codes des dépenses peut être trouvé ici
Les codes de service que vous avez déjà saisis dans timeSensor LEGAL sont peut-être trop grossiers pour les LEDES et vous devrez peut-être créer des services supplémentaires dans timeSensor LEGAL. Il est important qu'un code LEDES soit saisi pour tous les services que vous souhaitez utiliser pour LEDES. Le code LEDES commence soit par un "A" pour un service payant (Activité), soit par un "X" pour une dépense. Pour les services payants, en plus du code d'activité, vous devrez peut-être aussi entrer un code de tâche.


Utilisateur

Une autre caractéristique du LEDES est le fait qu'un code clairement défini doit être transmis pour chaque fournisseur de services. Il ne suffit donc pas de savoir qu'un service a été fourni par Michael Muster, mais il faut également transmettre le code "chronométreur" correspondant. Ces codes peuvent être "PARTNR" pour un partenaire ou "ASSOC" pour un associé.
  1. Le tableau avec les codes des prestataires de services peut être trouvé ici
Sur la base de ce tableau, entrez le code correspondant pour tous les prestataires de services qui travailleront sur les mandats de LEDES. Vous trouverez un champ approprié dans l'administration des utilisateurs de timeSensor LEGAL, sur la page Paramètres.


Mandats

Si vous souhaitez transmettre votre facture via LEDES dans le cadre d'un mandat, vous devez saisir les informations suivantes dans le mandat concerné. Vous trouverez les champs correspondants dans l'onglet "LEDES" dans les paramètres du mandat :

  2. Identification du client
  3. C'est l'un des champs les plus importants : vous y entrez le numéro de client, que votre client vous donne. Cela permet d'affecter les services facturés dans le système du client.
  5. Nom du client
  6. Ce champ est facultatif. Si vous le remplissez, ce nom sera transmis en tant que nom du client. Sinon, le nom de client normal de timeSensor LEGAL sera transmis.
  7. Numéro de commande
  9. Ce champ est également facultatif et ne doit être rempli que si votre client le demande.

Autres paramètres

Le document LEDES généré contient des informations supplémentaires, que TimeSensor LEGAL prend à différents endroits du programme :
  1. ID du cabinet d'avocats
    Ce numéro unique permet d'identifier votre cabinet d'avocats. Par convention, le numéro d'identification fiscale du cabinet d'avocats est utilisé ici. Il s'agit du numéro de TVA, qui se trouve dans la zone des paramètres sous Admin/Spécial :
  3. Nom du cabinet d'avocats, adresse 1, adresse 2, ville, État, code postal, pays
  4. Les coordonnées du cabinet d'avocats sont tirées des paramètres :
  5. Nom du cabinet d'avocats, adresse 1, adresse 2, ville, État, code postal, pays
  6. Les coordonnées du client sont reprises de la fiche de données de base. Veuillez noter que le champ "Addition" ne peut pas être transféré, car LEDES n'a pas de champ correspondant.
  7. Identification fiscale du client
    Le numéro d'identification fiscale du client est également copié à partir du champ correspondant dans la fiche de données de base :


Modèles

Une fois que vous avez préparé la base de données en introduisant les codes et les informations nécessaires, il vous faut encore un modèle approprié. Vous pouvez créer un nouveau modèle, ou ajouter la partie LEDES comme un autre document de suivi à un modèle de facture existant, comme indiqué ci-dessous :

Pour ce faire, créez un document 4D Write Pro vierge et insérez une expression INV_INSERT. Le premier argument spécifie le format LEDES souhaité et le second le texte de la facture souhaité :

 


Comme vous ne souhaitez pas imprimer le document LEDES, vous devez le faire convertir en fichier TEXTE. Pour ce faire, cliquez sur Options de sortie et définissez la conversion de 4D Write Pro en .txt dans les Paramètres avancés :


Projet de facture

Si vous affichez une facture comme brouillon dans timeSensor LEGAL, un onglet supplémentaire apparaît avec le nom que vous avez choisi (dans notre exemple, "LEDES") :



Cliquez sur l'onglet et examinez le format généré. Notez également si des erreurs ont pu se produire lors de la génération des données LEDES. Si une erreur est détectée lors de la création du fichier, la sortie est interrompue et l'erreur est affichée :



Si aucune erreur n'est survenue, le document est affiché intégralement et sans message d'erreur :


Lors de l'archivage, le document LEDES ne devient pas un PDF, mais un fichier texte, qui peut être extrait des archives et envoyé par e-mail ou téléchargé sur la plateforme souhaitée. Vous pouvez également envoyer la facture directement depuis timeSensor LEGAL par e-mail, le fichier LEDES étant également joint à l'e-mail sous forme de fichier .txt.

Arrondissement des temps de service

Selon les conventions du format LEDES, les temps sont calculés en unités de 6 minutes (c'est-à-dire toujours 1/10 d'heure). Étant donné que dans TimeSensor LEGAL, les heures sont normalement enregistrées à la minute près, cela entraîne des divergences. Par exemple, si vous enregistrez 10 minutes de temps de travail dans le capteur de temps LEGAL, cela correspond à 0,1667 heure. Dans cette situation, cependant, le LEDES exige que 0,2 heure soit comptabilisée. En supposant que votre taux horaire est de 300,00 EUR, le prix de votre service passe de 50 à 60 EUR. Heureusement, LEDES dispose d'un champ de surtaxe/remise pour chaque service. La différence calculée (dans notre cas -10 euros) est transférée dans ce champ par timeSensor LEGAL, de sorte que le montant de la facture soit correct au final.

Arrondir les différences

Le format LEDES calcule tous les montants bruts, nets et TVA au niveau des différentes lignes de services. Pour cette raison, des différences d'arrondi mineures peuvent se produire, car avec timeSensor LEGAL, la TVA est calculée au niveau de la facture. Les spécifications du LEDES stipulent que le système récepteur doit tolérer les erreurs d'arrondi :
La demande réceptrice est encouragée à vérifier que le INVOICE_TOTAL est égal à la somme des LINE_ITEM_TOTALs de cette facture, avec un écart raisonnable pour tenir compte des erreurs d'arrondi qui peuvent avoir été faites lorsque la demande émettrice a calculé les LINE_ITEM_TOTALs individuels.

Primes ou rabais

LEDES ne prend pas en charge les surcharges ou les remises au niveau de la facture. Si la facture de TimeSensor LEGAL comporte des suppléments ou des remises, une erreur est générée.

Paiements

Aucune donnée de paiement ne peut être transmise via LEDES. Par conséquent, si vous saisissez des paiements anticipés ou partiels dans timeSensor LEGAL, ces données ne seront pas transmises dans le fichier LEDES.