Il existe plusieurs techniques pour archiver les emails dans timeSensor LEGAL. Un premier aspect de cette question concerne le format dans lequel l'email est stocké. Ici vous en saurez plus sur les avantages et les inconvénients des différents formats. Le deuxième aspect concerne l'aspect pratique: chaque client de messagerie n'offre pas le même confort lorsque vous enregistrez ou rediriger les emails. Cet article examine d'abord les avantages et inconvénients des différentes techniques d'archivage, Archivierungstechniken, puis évalue quelques clients de message fréquemment utilisés en rapport à ces techniques et donne finalement des instructions successives sur les programmes choisis.

Techniques d'archivage

1. Glisser & déposer directement à partir du client de messagerie dans l'archive de timeSensor LEGAL

Avantage: facile, intuitif et rapide Inconvénient: l'email sera archivé dans le format natif du client de messagerie (par exemple, en fichier .eml ou .msg); ceci fonctionne uniquement avec des clients de messagerie qui supportent la fonction glisser & déposer vers une application tierce. Si le client email fournit l'email en format ".eml",  la date d'expédition et les expéditeurs seront prélevés et cette information sera utilisée pour l'archivage.

2. Glisser & déposer de l'email sur le bureau, puis glisser & déposer dans les archives de timeSensor LEGAL

Avantage: simple, intuitif et fonctionne toujours Inconvénient: l'email est affichée dans le format natif du client email (par exemple, en fichier .eml ou .msg); l'effort de gestion est légèrement supérieur car le fichier doit d'abord être glissé sur le bureau avant d'être archivé et ensuite ce fichier doit être effacé du bureau. Ceci fonctionne avec tous les Clients emails et systèmes d'exploitation que nous connaissons. Si le client email fournit l'email en format ".eml",  la date d'expédition et les expéditeurs seront prélevés et cette information sera utilisée pour l'archivage.

3. Enregistrement de l'email dans un dossier Drop avec archivage automatique

Avantage: la chemise de mandat (ou le dossier) ne doit pas être ouverte pour l'archivage. Inconvénients: l'email sera archivés dans le format natif du client de messagerie (par exemple, en fichier .eml ou .msg) Ceci fonctionne avec: Apple Mail, Outlook pour Windows, Thunderbird. Ne fonctionne pas avec Outlook: Mac 2011. Si le client email fournit l'email en format ".eml",  la date d'expédition et les expéditeurs seront prélevés et cette information sera utilisée pour l'archivage.

4. Transférer une sélection d'emails vers l'interface email de timeSensor LEGAL

Avantage: l'email sera archivé comme document PDF Inconvénient: l'email est modifié (la trace du transfert est visible dans l'email archivé) Ceci fonctionne avec tous les clients emails et systèmes d'exploitation que nous connaissons. 

5. Dévier une sélection d'emails vers l'interface email de timeSensor LEGAL

Avantage: l'email sera archivé comme document PDF; l'email reste inchangé lors de l'archivage (la déviation effectuée ne sera pas visible) Inconvénient: ne fonctionne pas avec: Apple Mail, Outlook 2007 pour Windows

6. Déviation globale de tous les emails vers l'interface email de timeSensor LEGAL

Avantages: les emails sont archivés en documents PDF; l'email reste inchangé lors de l'archivage (la déviation n'est pas visible); l'archivage s'opère constamment et de manière complète. Inconvénients: l'effort d'administration est plus élevé car dans la boîte de réception, les emails indésirables, spam, etc., doivent être supprimés; il n'y a pas de distinction entre emails "importants" et "sans importance"; le trafic d'emails peut peser lourdement sur le serveur et la vitesse et stabilité du serveur de base de données peuvent en être affectés (à ce sujet, veuillez prendre note des recommandations pour l'interface email de 'TimeSensor LEGAL dans la FAQ).

Evaluations des clients de messagerie

Apple Mail

Informations générales: Apple Mail est le client de messagerie par défaut sur Mac et pré-installé par Apple. Sa prise en charge exemplaire de la sauvegarde et la redirection d'emails en fait le client de messagerie recommandé pour l'archivage des emails sur Mac. Techniques d'archivage prises en charge: 1, 2, 3, 4, 5, 6

Outlook: Mac 2011

Informations générales: le successeur d'Entourage pour Mac ne fait pas bonne figure et ne peut concurrencer ni Apple Mail ni son application sœur sous Windows. D'importantes fonctions comme le stockage des emails ou la redirection manquent complètement. Techniques d'archivage prises en charge: 1.2, 4

Mozilla Thunderbird Thunderbird

Informations générales: c'est un client email gratuit de Mozilla, qui est particulièrement clair et simple. Thunderbird permet de stocker les emails. Pour des redirections, un plug-in est nécessaire, ce qui entraîne une dépendance inutile. Techniques d'archivage prises en charge: 2, 3, 4

Outlook 2007 pour Windows

Informations générales: Sous Windows, Microsoft Outlook est la référence ultime. Outlook prend en charge la sauvegarde et redirection des emails. Cependant, ce client est parfois inutilement maladroit à utiliser. Techniques d'archivage prises en charge: 2, 3, 4, 5, 6

Instructions successives pour l'Apple Mail

La redirection d'un email peut se faire par la commande "Redirect" dans le menu "Email". Pour un confort optimal, nous conseillons d'étayer la barre d'outils standard d'Apple Mail par "Redirect" car ce bouton manque dans la barre de base: Pour ajuster la barre d'outils, il suffit de faire un click-droit dessus. Dans le menu qui apparaît, choisissez la commande "Adapter barre d'outils..." Buugez ensuite le bouton "Redirect" en-haut vers la barre d'outils, par exemple à côté du bouton existant "Transférer".