Il existe une série de tâches que votre logiciel d'étude timeSensor LEGAL peut exécuter en silence en arrière-plan. En tant qu'administrateur du logiciel, vous pouvez coordonner ces procédés, les tâches de fond ainsi-dites, les contrôler et influencer.

Accéder aux tâches de fond

Dans la zone "Paramètres", choisissez le menu "Administrateur" puis la commande "Tâches de fond". La fenêtre indiquant les Tâches en travail de fond est affichée.

1. Sur la liste, cliquez sur la tâche que vous souhaitez modifier
2. Choisissez si vous souhaitez que la tâche se fasse localement sur votre poste de travail ou (en système multipostes) sur le serveur. Certains tâches peuvent uniquement se faire localement et d'autres uniquement sur le serveur. Encore d'autres tâches peuvent s'exécuter à choix localement ou sur le serveur.
3. Choisissez si la tâche doit être en cours ou stoppée.
4. Quand vous mettez une tâche en cours, vous pouvez ajuster sa fenêtre de temps. En plus vous pouvez choisir si la tâche doit se répéter une ou plusieurs fois durant la fenêtre de temps.
5. Selon la tâche, vous devez indiquer d'autres informations sous la fenêtre de temps
6. Avec le bouton "Exécuter maintenant", la tâche s'exécute, si-possible, immédiatement une fois.

Description des différentes tâches

Finances

La tâche "Finances" est en charge de:

• • la transmission des prestations saisies sur votre timesheet personnel vers les différents dossiers
  • l'émission automatique de factures selon le plan ou selon l'échéance d'un montant prédéfini
  • la surveillance des budgets de mandats
  • si nécessaire, l'envoi de tickets

Pour que la tâche "Finances" se fasse avec succès, aucun enregistrement ne doit être bloqué par des utilisateurs. Il est donc nécessaire que a) dans un système uniposte, les fenêtres "Dossier" et "Timesheet" soient fermées b) dans un système multipostes, aucun utilisateur ne soit connecté au système. Conseil: configurez la tâche sur le serveur entre 01:00 et 02:00h, c'est-à-dire quand vous êtes sûrs qu'aucun utilisateur ne sera connecté. Une exécution unique du tâche suffit. En uniposte, la tâche peut être exécutée en permanence, donc de 00:00 à 23:59 et toutes les 5 minutes. 

Répertoire

La tâche "Carnet d'adresses" synchrone sur demande le répertoire local Apple. Cette tâche peut uniquement se faire localement, sur un poste de travail Mac. Vous devriez sélectionner quelles adresses de timeSensor LEGAL vous souhaitez voir synchronisées sur votre carnet d'adresses. En cliquant sur le type d'adresse concerné, ou les catégories correspondantes, vous pouvez choisir les adresses à exporter.

Délais

La tâche "Délais" est responsable de l'exportation des délais ainsi que du calendrier au format "iCal". Vous avez uniquement besoin de cette tâche lorsque vous voulez que des délais ou votre calendrier soient publiés et abonnés à un iPhone ou autre appareil similaire. Vous trouvez ici des détails sur la configuration de ces tâches.

Spooler

Quand vous avez configuré une interface email, la tâche "Spooler" fait en sorte que timeSensor LEGAL se connecte automatiquement et régulièrement avec la boîte de réception, télécharge et traite de manière indépendante d'éventuels emails nouvellement arrivés. La tâche peut être enregistrée soit sur le serveur soit sur un ordinateur. Pour des raison de stabilité et de performance, nous conseillons d'installer l'interface email sur un autre ordinateur Mac. Si l'interface devait s'interrompre, on peut alors simplement la redémarrer et la base de données ne sera pas impactée. 

Taux de change

Cette tâche doit uniquement être en cours lorsque vous souhaitez que timeSensor LEGAL télécharge les nouveaux taux de change de la Banque Centrale Européenne ou respectivement de la Banque Nationale Suisse. Ceci en revanche n'est uniquement intéressant si vous employez activement des devises étrangères.