Récupération de documents Word "perdus"

Récupération de documents Word "perdus"

Introduction

Il arrive parfois que le check-in automatique de vos documents Word dans timeSensor LEGAL ne se passe pas comme prévu : coupures de réseau, plantage, crash, etc. Nous avons mis en place un certain nombre de "sécurités" dans timeSensor LEGAL afin que vos documents ne soient pas perdus et puissent être retrouvés sur votre disque dur. Notre stratégie repose sur une logique très conservatrice : tout document Word géré par timeSensor LEGAL sur votre disque dur n'est effacé de votre disque dur qu'après 30 jours, pas avant : même pour un document qui s'est transmis avec succès à la base de données timeSensor. Ainsi, nous garantissons une récupération de vos documents Word, même lors de cas de figure non anticipés ou imaginés précédemment.
Warning
timeSensor LEGAL ne peut que récupérer des documents ayant été sauvegardés sur votre disque dur. Ainsi, si vous n'avez pas cliqué la disquette (bouton "sauvegarder") dans Word, alors le document sera définitivement perdu, sauf si vous configurez l'auto-récupération dans Word directement. Seules les modifications sauvegardées peuvent être récupérées !

Dossiers temporaires utilisés pour les documents Word

Selon votre système d'exploitation, les chemins d'accès utilisés par timeSensor pour stocker les documents temporaires Word lors du processus de check-out/check-in automatique varient :
Système d'exploitation
Chemin d'accès du dossier "STUFF"
Windows
%USERPROFILE%\timeSensor\STUFF
macOS
~/Library/Application Support/timeSensor/STUFF

Sous ces chemins sont placés les différents sous-dossiers utiles à l'usage de Word dans timeSensor LEGAL. Voici un tableau récapitulatif de ces dossiers :
Sous-dossier de "STUFF"
Usage
EXTERNAL_DOCS
Brouillons Word ayant passé le check-out (= ouverts sur votre ordinateur et non retournés dans timeSensor LEGAL)
EXTERNAL_DOCS_DISCARDED
Brouillons Word ayant passé le check-out et le check-in (= retournés dans timeSensor LEGAL après avoir été ouverts sur votre ordinateur)

Info
Petit rappel de vocabulaire :
  1. "check-out" = l'action d'ouvrir un document Word dans timeSensor LEGAL, qui a pour conséquence de placer une copie du document sur votre disque dur. Imaginez-le comme l'emprunt d'un livre dans une bibliothèque : lorsque le document est en check-out, vous êtes le seul à pouvoir le consulter car il se trouve dans votre sac (= disque dur) et vous êtes tenus de le rendre une fois que vous avez fini avec.
  2. "check-in" = l'action de rendre un document Word précédemment ouvert sur votre ordinateur pour édition. C'est le fameux "double-clic" que vous effectuez dans timeSensor sur un document en rouge pour "sauvegarder" les modifications dans la base de données.

Le cheminement des documents Word

Lorsque vous ouvrez un document Word depuis timeSensor LEGAL, il passe en check-out et est placé sur votre disque dur dans un sous-dossier unique placé dans le dossier EXTERNAL_DOCS (par exemple : STUFF/EXTERNAL_DOCS/U100P6/Recours.docx). C'est ce document qui sera ouvert par Word et mis à jour lorsque vous sauvegarderez vos modifications en cliquant sur la disquette dans Word.

Une fois que vous aurez terminé avec votre document, vous sauvegardez et fermez la fenêtre Word, puis allez dans timeSensor LEGAL pour double-cliquer le document et effectuer le check-in. Dans ce cas, timeSensor récupère le document depuis EXTERNAL_DOCS, l'envoie dans la base de données timeSensor et le déplace ensuite dans une archive ZIP sur votre disque dur sous STUFF/EXTERNAL_DOCS_DISCARDED/[contact]/[mandat]/[UID].zip (par exemple : STUFF/EXTERNAL_DOCS_DISCARDED/EMC-ENTREPRISE MINIERE CHIMIQUE [Corsier-sur-Vevey] ## 13300/037|25 Acc. de travail, Nadeau ## 037|25/E2DB0E8D252741E5B8B395D5AE395246.zip).
Alert
Si vous ne sauvegardez pas le document dans Word avant de faire le check-in (double-clic sur document rouge dans timeSensor LEGAL), le fichier Word récupéré par timeSensor dans EXTERNAL_DOCS ne contiendra pas les dernières modifications, qui seront définitivement perdues lorsque le document sera déplacé dans EXTERNAL_DOCS_DISCARDED.
Un mécanisme de sécurité existe dans timeSensor LEGAL qui force la fermeture de la fenêtre Word lors du check-in, ce qui a pour effet de forcer Word à vous demander si vous souhaitez enregistrer ou non les modifications apportées à votre document. Ce mécanisme n'est pas infaillible, car ils dépend de code spécifique à chaque système d'exploitation et version de Word.
Nous recommandons donc de toujours fermer la fenêtre Word avant de faire votre check-in, afin de vous assurer que vous avez bien sauvegardé votre document.

Lorsqu'il y a quelconque perturbation dans le processus de check-in du document Word ou lorsque timeSensor LEGAL est forcé de se fermer sur votre machine (crash réseau, crash logiciel, crash ordinateur, etc.), tous les documents encore ouverts qui se baladent dans EXTERNAL_DOCS seront automatiquement sauvegardés au format DOCX (puis ZIP dans un second temps) sous EXTERNAL_DOCS_DISCARDED/AAAAMJ, avec AAAAMJ=la date de la sauvegarde, à la prochaine ouverture de timeSensor LEGAL (par exemple STUFF/EXTERNAL_DOCS_DISCARDED/2026123/Recours.docx_80019962_5100.zip).
Info
Selon la situation, certaines perturbations ne sont pas détectables par timeSensor LEGAL et ne peuvent donc pas être traitées comme telles. Il est donc possible que dans de rares cas, votre document soit resté dans EXTERNAL_DOCS à la suite d'une perturbation.

Récupération d'un document "perdu"

Accès au dossier de récupération

Vous devez accéder au dossier de récupération selon les chemins d'accès spécifiés dans la table au début de l'article. Il existe un raccourci depuis le logiciel timeSensor LEGAL pour ouvrir ce dossier.
Lorsque vous vous situez dans le dialogue de check-in de documents, vous pouvez cliquer sur les "..." en haut à droite et cliquer sur le bouton qui apparaît. Ceci vous mènera directement à votre dossier EXTERNAL_DOCS_DISCARDED :  

Trouver le document à restaurer

Selon le cas de figure, le document se trouvera à 3 endroits différents :
  1. STUFF/EXTERNAL_DOCS_DISCARDED
    1. Dossiers triés par client et mandat : Le document se retrouve ici dans un ZIP si timeSensor LEGAL a considéré que le check-in s'est déroulé normalement. Le document sera stocké ici pendant 30 jours.
    2. Dossiers triés par date : Le document se retrouve ici dans un ZIP (ou .docx si récupération récente) lorsqu'il a été récupéré dans la foulée par timeSensor LEGAL, souvent suite à un crash de votre réseau/ordinateur/logiciel. Le document sera gardé ici pour 14 jours.
  2. STUFF/EXTERNAL_DOCS : le document se retrouve ici au format .docx lorsqu'il est considéré toujours comme "ouvert" sur votre ordinateur et que le check-in n'a pas encore été effectué. Il est également possible qu'il se retrouve ici dans le cas où le déplacement vers EXTERNAL_DOCS_DISCARDED n'a pas pu être effectué pour diverses raisons.
Une fois que vous avez localisé votre document récupéré, vous pouvez le dézipper si besoin et ensuite le glisser-déposer sur le brouillon que vous souhaitez restaurer dans la GED de timeSensor LEGAL. Le logiciel vous demandera si vous souhaitez sauvegarder les modifications (c'est-à-dire si vous souhaitez écraser le fichier dans timeSensor LEGAL avec le fichier que vous venez de restaurer).
Alert
Si vous ne glissez pas le document sur le brouillon à remplacer, alors timeSensor LEGAL considèrera ce document comme un nouveau brouillon et vous vous retrouverez avec des doublons.