Wie erstelle ich eine Sammelrechnung?

Besitzt ein Mandant viele Mandate, kann der Wunsch aufkommen, zwar auf den einzelnen Mandaten Leistungen zu erfassen, diese jedoch in Form einer Sammelrechnung abzurechnen. Um dies zu bewerkstelligen, sollten Sie eine Honorarakte (Abrechnungsakte) einrichten. Dies ist ein Mandat, auf welchem selber keine Leistungen erfasst werden und welches ausschliesslich der Abrechnung anderer Mandate dient.

Vorbereitungen

In einem ersten Schritt legen Sie ein Mandat an und benennen dieses ABRECHNUNGSAKTE oder ähnliches. Wählen Sie in den Mandatseinstellungen die gewünschten Rechnungsvorgaben und stellen Sie das Mandat im Timesheet auf unsichtbar.

Anschliessend platzieren Sie diejenigen Mandate, welche gesammelt abgerechnet werden sollen, unterhalb der Abrechnungsakte und rücken Sie diese ein, indem Sie die Tasten CMD + Pfeil nach rechts verwenden. Durch das Einrücken sind diese Mandate nun hierarchisch der Abrechnungsakte untergeordnet. Diese Mandate verfügen nun über einen Mandatsnamen und einen Mandatspfad; Details zur Anlage von Mandaten und Untermandaten finden Sie in unserem separaten FAQ Artikel.

Abrechnung

Die Mitarbeiter erfassen nun wie gewohnt in den einzelnen Mandaten deren Leistungen. Zum Zeitpunkt der Abrechnung, klicken Sie auf das Zahnradmenü unten rechts und transferieren Sie die Leistungen mit dem Befehl Transfer von untergeordneten Mandaten zur Abrechnungsakte. Dabei ist es empfehlenswert, die Namen der untergeordneten Mandate als Titelzeilen einfügen zu lassen. Nun können Sie über die Abrechnungsakte die gewünschte Sammelrechnung erstellen. Die Leistungsaufstellung kann dabei übersichtlich nach den Untermandaten gegliedert werden.

Wenn Sie die Titelzeilen verwenden, sollten Sie in der Abrechnungsakte nicht versuchen, die Leistungen nochmals zu sortieren. Ansonsten werden die Leistungen der verschiedenen Untermandate durchmischt und Sie können keine Aufstellung nach Untermandat mehr erstellen.

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