Modul Kommunikator - Einbindung von E-Mail Postfächern

Modul Kommunikator - Einbindung von E-Mail Postfächern

Allgemeines

Der Kommunikator ist ein in timeSensor LEGAL eingebauter Kommunikationsclient, mit welchem E-Mail und beA Nachrichten empfangen, verwaltet und archiviert werden können. Der Kommunikator ersetzt die bekannten Kommunikationsclients wie Outlook oder Apple Mail nicht, sondern ergänzt diese. Dieser Artikel beschreibt das Konzept des Kommunikators und wie Sie E-Mail Konten (Archivpostfächer) einbinden. Das Einbinden von beA Postfächern ist in einem separaten Artikel beschrieben.

Konzept

  1. Wenn Sie E-Mails versenden, so senden Sie jeweils (automatisiert oder manuell) eine Blindkopie in das Archivpostfach
  2. Wenn Sie E-Mails erhalten, so senden Sie jeweils (automatisiert oder manuell) eine Kopie in das Archivpostfach
  3. timeSensor LEGAL verarbeitet alle im Archivpostfach ankommenden E-Mails automatisch, indem:
    1. die E-Mail heruntergeaden wird
    2. die E-Mail (wo möglich) einem Mandat oder einem Dossier zugeordnet wird
    3. die E-Mail in PDF umgewandelt und archviert wird
  4. Ausserdem bietet Ihnen der Kommunikator spezialisierte Funktionen, um E-Mails im Team zu bearbeiten, indem Sie:
    1. Ihr Postfach einem/einer mehreren Mitarbeiter*innen freigeben können
    2. Nachrichten anderen Mitarbeiter*innen zuordnen können
    3. Nachrichten pausieren können
    4. Nachrichten einen Bearbeitungsstatus zuordnen können
    5. Nachrichten archivieren können

Einrichten von Archivpostfächern

Richten Sie auf Ihrem Mailserver für jeden Berufsträger oder jede Berufsträgerin ein zusätzliches Archivpostfach ein. Als E-Mail Adresse des Archivpostfach hat sich das Kurzzeichen des entsprechenden Mitarbeiters bewährt. Diese E-Mail Adresse tritt in der Regel gegen Aussen nicht in Erscheinung und ist nur Ihnen bekannt. Das könnte wie folgt aussehen:
Normales Postfach
Archivpostfach

Einrichten von Weiterleitungsregeln

Sie möchten erreichen, dass der relevante Mailverkehr möglichst automatisch an Ihr Archivpostfach gesandt wird. Hierzu bieten die meisten Mailserver das Einrichten von Regeln an. Bitten Sie Ihren IT Administrator, die Regeln so einzurichten, wie Sie es für sinnvoll halten. Hier einige Beispiele für Weiterleitungsregeln:
  1. Schicke eine Kopie jeder eingehenden E-Mail Nachricht an das Archivpostfach
  2. Schicke eine Kopie jeder eingehenden E-Mail Nachricht, ausser der Nachrichten meines Ehepartners/meiner Ehepartnerin, an das Archivpostfach
  3. Setze bei jeder neuen E-Mail das Archivpostfach automatisch in das BCC: Feld
Welche Regeln im Einzelfall hinterlegt werden können, hängen von dem von Ihnen eingesetzten Mailsystem ab.

Ihr normales Postfach bleibt in Outlook oder Apple Mail eingebunden, das Archivpostfach hingegen wird in timeSensor LEGAL eingebunden. Hierzu begeben Sie sich in den Bereich Einstellungen, klicken auf den Button Parameter und auf den Tab Kommunikation. Konfigurieren Sie nun pro Berufsträger*in ein entsprechendes Archivpostfach:
  
Hinterlegen Sie die Zugangsdaten für Ihr Archivpostfach gemäss den Angaben Ihres IT Dienstleisters. Zu den einzelnen Feldern hier noch einige Hinweise:
  1. Mit dem Button Testmail senden, könnn Sie prüfen, ob der Versand einer E-Mail ab dem Archivpostfach funktioniert. Zwar dient das Archivpostfach eher dem Erhalt als dem Versand von E-Mail Nachrichten, trotzdem sollten Sie Erhalt und Versand korrekt konfigurieren.
  2. Im Feld Primäre Mailadresse tragen Sie die Adresses Ihres normalen Postfaches ein. Der Eintrag an dieser Stelle dient dazu, dass der Kommunikator eingehende von ausgehenden E-Mails unterscheiden kann. Wenn Sie eine Blindkopie einer E-Mail an Ihr Archivpostfach senden, so prüft der Kommunikator, ob der Absender mit der primären Mailadresse übereinstimmt. Wenn das der Fall ist, handelt es sich um eine ausgehende E-Mail und diese wird sodann unter Gesendet angezeigt.
  3. Unter Signatur könnten Sie einen E-Mail Fuss erfassen. Auf die Konfiguration von Signaturen können wir normalerweise verzichten, da das Archivpostfach eher dem Erhalt als dem Versand von E-Mail Nachrichten dient.
  4. Im obigen Beispiel haben wir zusätzlich zu den beiden Archivpostfächern mm und sa auch noch ein generisches Postfach kanzlei hinzugefügt. Dieses dient als "Systemkonto", was bedeutet, dass timeSensor LEGAL über dieses Postfach E-Mails versendet. Wenn Sie beispielsweise Rechnungen per E-Mail versenden möchten, so wird der Versand über das Systemkonto erfolgen.

Aufrufen des Kommunikators

Im persönlichen Arbeitsbereich eines angemeldete Sachbearbeiters (in unserem Beispiel also von Michael Muster) erscheint ein neuer Button Kommunikator, sofern
  1. der/die Sachbearbeiter*in Eigentümer mindestens eines Postfachs ist und das Postfach aktiv ist
  2. oder wenn dem/der Sachbearbeiter*in von einem/einer anderen Sachbearbeiter*in der Zugriff auf dessen/deren Postfach gewährt wurde

Klicken Sie auf den Button Kommunikator, um diesen zu öffnen. Im Fenster werden nun alle Ihnen zugänglichen Postfächer angezeigt.


Freigabe eines Postfachs für eine andere Person

Oft ist es sinnvoll, die Bearbeitung des Archivpostfachs an die Assistenz zu delegieren. Hierzu können Sie Ihr Postfach ganz einfach einer anderen Person freigeben. Wählen Sie hierzu im Menu Werkzeuge den Befehl Konten verwalten. Mit einem Klick können Sie nun weitere Personen ermächtigen, Ihr Archivpostfach zu sehen. Dieses erscheint dann als weiteres Postfach im Kommunikator Fenster der ermächtigten Personen.




Zur Verwendung des Kommunikators, lesen Sie bitten den Artikel Modul Kommunikator - Arbeiten mit E-Mails.


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